قائمة الاعتمادات المستندية
أنوع الاعتمادات
أكواد مصروفات الاعتمادات
بيانات الاعتماد دفعة
الاعتمادات المستندية / دفعات
مصروفات الاعتمادات المستندية
تجديد الاعتمادات المستندية
المنفذ من أوامر الاعتماد



أنوع الاعتمادات
ويتم اختيارها من قائمة أكواد أساسية ويتم فيها تسجيل كود نوع الاعتماد واسمه وأي ملاحظات ثم يتم اختيار( حفظ)، وإذا أراد المستخدم إدخال نوع جديد من أنواع الاعتمادات فما عليه إلا أن ينقر زر( جديد) ويبدأ في تسجيل نفس الخطوات السابقة.


أكواد مصروفات الاعتمادات:
ويتم فيها تسجيل كود المصروف واسم المصروف ونوع التأثير (مؤثر – غير مؤثر) ويتم اختيار مميز الصرف (بنك – ضرائب – أخرى) ثم يتم كتابة أي ملاحظات يراها المستخدم ثم يتم اختيار(حفظ).

بيانات الاعتماد دفعة
يتم اختيارها من قائمة اعتمادات مستندية حيث يتم تسجيل رقم الاعتماد وتاريخ فتح الاعتماد وبدء التوريد ثم تاريخ انتهاء الصلاحية ثم نوع الاعتماد وكود المورد واسمه ورقم أمر الشراء والعملة وسعر التحويل والسعر الجمركي ثم يتم توجيه المؤشر إلى جدول التسجيل وبالنقر عليه ينشط زر إضافة سطر ويسجل فيه كود الصنف واسمه والكمية والسعر ونسبة الخدمات والبند الجمركي وبالتالي تظهر قيمة الخدمات وقيمة الجمرك ثم يتم عمل حفظ ثم يتم بعد ذلك تسجيل مصروفات الاعتماد بالنقر على مصروفات حيث تظهر شاشة مصروفات اعتمادات مستندية ويظهر فيها رقم الاعتماد ورقم الدفعة ونوع التوريد (وهو دفعة) ويبدأ في تسجيل تواريخ الاعتماد مثل تاريخ فتح الاعتماد وتاريخ بدء التوريد وتاريخ انتهاء الصلاحية نوع الاعتماد وكود المورد واسمه ورقم أمر الشراء ونوع العملة والسعر الجمركي.
وبتوجيه المؤشر إلى جدول التسجيل يتم نقره فينشط زر إضافة سطر وبنقره يظهر سطر في أعلى الجدول يسجل فيه كود واسم المصروف وذلك من خلال استخدام العارض ثم القيمة ثم العملة وسعر التحويل والقيمة المحولة ورقم المستند وتاريخه، ثم يتم كتابة تعديل ثم خروج.بعد ذلك يتم تسجيل شروط الدفع والشحن بنقر زر شروط الدفع حيث تظهر شاشة شروط الدفع والشحن وتظهر مكتوب فيها رقم الاعتماد ورقم الدفعة واسم المورد ونوع الاعتماد وطلب الشراء وتاريخ أمر الشراء، ثم يتم تسجيل نوع البضاعة.ويتم اختيار شركة التأمين من القائمة المنسدلة وهو ما تم تكويده من قبل في شركات التأمين في قائمة أكواد أساسية / شركات التأمين ثم يتم تسجيل نسبة الغطاء النقدي لهذا الاعتماد وقيمة العطاء النقدي تظهر آلياً ثم يتم اختيار نوع التسهيل بنك أو مورد ثم يتم كتابة مدة التسهيل بالأيام ثم يتم كتابة بوليصة التأمين وتاريخ البوليصة ويتم تسجيل البنك المستورد والبنك المرسل.
ثم يتم كتابة النسبة المئوية للاعتماد عند الفتح وكذلك عند استلام المستندات فتظهر آلياً النسبة المئوية ثم تاريخ الشحن وهى عبارة عن النسبة(المئوية) عند الفتح + النسبة(المئوية) عند استلام المستندات – 100%، ثم يتم اختيار نوع الشحن برى أو بحري أو جوى وتترك خانة القيمة المسددة ونوع التوريد ثم يتم تسجيل شروط الشحن وأي شروط أخرى و بعد ذلك يتم عمل حفظ. ومن الممكن أن يدخل مصروفات الاعتمادات المستندية في داخل شاشة شروط الدفع والشحن بنقر المصروفات أو كما سبق في الشاشة الرئيسية – الاعتمادات المستندية / دفعة.

الاعتمادات المستندية / دفعات
من قائمة اعتمادات مستندية يتم اختيار اعتمادات مستندية دفعات ويتم فيها تسجيل رقم الاعتماد ورقم الدفعة وتواريخ الاعتمادات، فتح الاعتماد، بدء التوريد، انتهاء الصلاحية ثم يتم تسجيل نوع الاعتماد، وكود المورد وأسمه من خلال العارض ورقم أمر الشراء والعملة المستخدمة وسعر التحويل لهذه العملة إلى العملة المحلية والسعر الجمركي ثم يتم توجيه المؤشر إلى جدول التسجيل ويتم تنشيط زر إضافة سطر واختيار كود الصنف وأسمه من خلال العارض وكمية الاعتماد والسعر ونسبة الخدمات ونسبة البند الجمركي ويتم كتابة قيمة الخدمات وقيمة الجمرك آلياً والمصروفات الشرائية ثم يتم اختيار حفظ.وبعدها ينشط زر شروط الدفع والشحن ويظهر في هذه الشاشة الفرعية رقم الاعتماد ورقم الدفعة ونوع الاعتماد واسم المورد وطلب الشراء وتاريخ الأمر. ثم يتم كتابة نوع البضاعة ونسبة الغطاء النقدي فيتم بذلك حساب قيمة العطاء النقدي ثم يتم اختيار نوع العميل ومدة التسهيل بالأيام ثم يتم اختيار شركة التأمين ورقم بوليصة التأمين وتاريخها والبنك المستورد والبنك المرسل والنسبة المئوية عند الفتح والنسبة المئوية عند استلام المستندات.
ملحوظة: مجموعة النسبة عند استلام المستند وعند استلام أمر الفتح يجب أن تكون أقل من نسبة الغطاء النقدي وتدرج آلياً النسبة المئوية من تاريخ الشحن.
وهى عبارة عن مجموع النسبة المئوية عند الفتح + النسبة المئوية عند استلام المستندات-100 % ثم يتم اختيار نوع الشحن بحري أم جوى أم برى وتترك القيمة المسددة وتظهر نوع التوريد دفعات وذلك للاختيار المسبق إذا كان نوع الاعتماد دفعات.
ثم يتم كتابة شروط الشحن وأي شروط أخرى ثم يتم اختيار تعديل فيتم تسجيل المصروفات من خلال هذه الشاشة بنقر زر المصرفات أو بالرجوع للشاشة الرئيسية (شاشة الاعتمادات المستندية / دفعات) لتسجيل المصروفات ويتم فيه الآتي:
يظهر آلياً رقم الاعتماد ورقم الدفعة ونوع التوريد ودفعات وتواريخ الاعتماد ونوع الاعتماد وكود المورد واسمه وأمر الشراء والعملة المستخدمة في الدفعة وسعر العملة وكود المورد واسمه والعملة المستخدمة في الدفعة وسعر العملة والسعر الجمركي ثم يتم توجيه المؤشر إلى جدول التسجيل ليتم نقره حيث فينشط زر إضافة سطر حيث يتم تسجل كود المصروف واسمه وقيمة المصروف والعملة ويظهر آلياً سعر التحويل والقيمة المحولة ورقم المستند ويتم كتابته وتاريخه أيضا ثم يتم كتابة تعديل.

مصروفات الاعتمادات المستندية:
ويتم ذلك باختيار مصروفات الاعتمادات من قائمة اعتمادات مستندية، وهناك ثلاث طرق لتسجيل مصروفات الاعتمادات المستندية:
1-من شاشة إدخال بيانات الاعتمادات حيث يتم نقر أيقونة المصروفات ويتم التسجيل.
2-من خلال شاشة بيانات الاعتمادات ثم شاشة شروط الدفع ثم أيقونة المصروفات.
3-من خلال شاشة رئيسية من قائمة اعتمادات مستندية ثم يتم اختيار مصروفات الاعتماد ويتم فيها تسجيل مصروفات الاعتمادات كما سبق.

تجديد الاعتمادات المستندية
من قائمة الاعتمادات المستندية يتم اختيار تجديدات الاعتمادات فتظهر شاشة تجديد الاعتمادات المستندية ويتم فيها اختيار رقم الاعتماد المطلوب تجديده من خلال أسهم التحرك فيظهر فيها رقم شركة التأمين ورقم الاعتماد ورقم الدفعة وتواريخ الاعتماد وبدء التوريد وانتهاء الصلاحية ونوع الاعتماد ونوع البضاعة واسم المورد ورقم أمر الشراء وتاريخه وشركة التأمين وبوليصة التأمين وتاريخها ثم يتم توجيه المؤشر إلى الجدول ويتم نقره حيث ينشط زر إضافة سطر، وبعد إضافة سطر جديد يسجل فيه رقم التجديد والتجديد حتى تاريخ (مدة سريان التجديد) ويجب أن يكون أكبر من تاريخ انتهاء الاعتماد ثم كتابة قيمة التجديدات وبيان التجديدات ثم يتم عمل تعديل.

المنفذ من أوامر الاعتماد
وهى شاشة استعراضية يتم فيها استعراض الكميات المنفذة من الاعتمادات المستندية وشروط الدفع والمصروفات ويلاحظ عدم وجود زر حفظ أو تعديل لأنها شاشة للاستعراض فقط.

المشتريات الخارجية
ويتم اختيارها من قائمة حركات يومية / أذونات – المشتريات الخارجية، ويتم فيها تسجيل رقم الحركة وتاريخ الحركة وتاريخ الحركة ورقم إذن الشحن ورقم أمر الاعتماد وتاريخ الاعتماد ورقم الدفعة ونوع الدفع والعملة المستخدمة في الشراء وسعر التحويل والرقم التحليلي ثم يتم توجيه المؤشر إلى جدول التسجيل وبالنقر عليه يتم تنشيط زر إضافة سطر فيتم نقره ويبدأ المستخدم في تسجيل اسم المخزن عن طريق قائمة منسدلة تعديلات وكود الصنف واسمه عن طريق العارض وكود الوحدة واسم الوحدة وكمية الشراء والسعر ويتم حساب إجمالي قيمة البيان ثم يتم عمل حفظ.
وإذا أراد المستخدم تسجيل مشتريات أخرى من صنف أخر أو في مخزن آخر فيتم نقر زر إضافة سطر ويبدأ في تسجيل البيانات وإذا أرادت التراجع فيتم عن تسجيل البيانات فيتم اختيار تراجع ويمكن الطابعة عن طريق اختيار طباعة وكذلك يستطيع المستخدم حذف عن طريق الاختيار حذف.
كذلك يمكن استعراض جميع الحركات عن طريق الأسهم حيث يستطع الذهاب إلى أول حركة عن طريق |> ويستطيع الذهاب إلى أخر حركة عن طريق السهم <| وكذلك الحركة السابقة عن طريق السهم >> وكذلك الحركة التالية عن طريق السهم <<.
وكذلك إذا أراد تسجيل مؤثرات لهذه الحركة فيتم نقر زر المؤثرات حيث تظهر شاشة فرعية يتم فيها تسجيل المتعامل ورقمه والمنطقة والمندوب ثم يتم توجيه المؤشر إلى جدول التسجيل فيتم ضغط زر إضافة سطر وبالنقر عليه يتم إضافة سطر ثم يبدأ المستخدم في اختيار اسم المؤثر ونوع التأثير ويتم حساب القيمة آلياً ثم يتم فتح العارض لاختيار رقم الحساب المطلوب التأثير فيه، وإذا أراد المستخدم اختيار مؤثرات أخرى فيتم بنفس الخطوات السابقة. ثم يتم عمل حفظ وعندها ينشط زر (أرقام الحسابات ومراكز التكلفة).
ومن خلالها يتم توزيع مبلغ الحركة على مراكز التكلفة ومن الممكن أيضاً توزيعها على الحسابات من خلال الشاشة السابقة عن طريق زر (الحسابات)، وكلاهما يؤدى إلى نفس النتيجة.
وبنقر أي منهما ( زر الحسابات في شاشة مشتريات خارجية أو زر أرقام الحسابات ومراكز التكلفة) فتظهر الشاشة التالية وهى شاشة أرقام حسابات الحركة ومراكز التكلفة ويتم فيها تسجيل حسابات الحركة مثل حساب المتعامل، حساب المندوب، حساب مؤثرات الإضافة، حساب مؤثرات الخصم، حساب النقدية، حساب الحركة.
ويتم كتابة ملاحظات ثم يتم التوزيع على مراكز التكلفة وذلك بتوجيه المؤشر إلى جدول التسجيل ثم نقره فينشط زر إضافة سطر وبالنقر عليه يتم تسجل رقم المركز من خلال العارض الذي سوف يتم توزيع المصروفات عليه، ثم يتم كتابة رقم المركز واسمه ثم يتم كتابة القيمة ويجب أن تتساوى القيمة (إجمالي توزيع حساب الحركة) مع القيمة الموزعة على المراكز أو مركز واحد فقط حسب رغبة المستخدم ثم يتم عمل حفظ ثم الخروج.

شركات التأمين
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد شركات التأمين. ويتم ذلك من خلال نافذة بيانات شركات التأمين حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود الشركة واسم الشركة وأرقام التليفونات ورقم الفاكس وأي ملاحظات أخرى. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد شركات التأمين يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات شركة جديدة.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي شركة وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات الشركات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول شركة أو آخر شركة حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى شركة محددة. ويستطيع المستخدم اختيار (تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الشركة.