نظام المحاسبة الآلي لنشاط
المشتريات والموردين
إدخال بيانات المنشأة
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال البيانات الأساسية للمنشأة مثل ( الاسم / العنوان / رقم السجل التجاري / الهاتف / الفاكس / التلكس) ويجب كتابة هذه البيانات بدقة حيث أنها تظهر فيما بعد في التقارير ويلزم تعريف تاريخ بدء السنة المالية والعملة الأساسية للنظام (العملة المحلية ) وتحديد سياسة تقييم المخزون وقاعدة الإهلاك وحساب الإهلاك يومي أو شهري والأرصدة ومواصفات الحركة ونوع اليومية والحسابات الرئيسية والتحذيرات. وإذا لم يقم المستخدم بتحديد سياسة تقييم المخزون فإن البرنامج سوف يعتبر أن السياسة هي آخر سعر مع أصناف بدون تاريخ صلاحية - إلا أنه يمكن تغيير السياسة في أي وقت لاحق.


إدخال بيانات العملة
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد العملات وبيانات هذه العملات مثل سعر التحويل وآخر تعديل في هذا السعر. وآخر تعديل يظهر به تاريخ اليوم الحالي ويمكن تعديله أما سعر التحويل للعملة فهو بالنسبة للعملة المحلية التي تم تعريفها من خلال بيانات المنشأة. كما يمكن كتابة أي ملاحظات أخرى يراد إدخالها مع هذه العملة.


الوحدات
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أي عدد من الوحدات اسم كل منها 30 حرف حيث يمكن الصرف والإضافة للصنف الواحد بوحدات مختلفة. ويتم إدخال هذه البيانات من خلال نافذة بيانات الوحدات حيث يضغط المستخدم على زر (جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود الوحدة واسمها والملاحظات. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات إحدى الوحدات يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات وحدة جديدة.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي وحدة وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات الوحدات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول وحدة أو آخر وحدة حسب الحاجة. ويمكن اختيار (انتقاء) للذهاب إلى وحدة محددة. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الوحدة.

معاملات التحويل
يتم من خلال هذا الاختيار تحديد معاملات التحويل بين الوحدات المختلفة. ويتم تنفيذ ذلك من خلال نافذة معاملات التحويل حيث يتم الذهاب إلى العملة المطلوب تحويلها وذلك باستخدام الأسهم اليمنى أو اليسرى أو باستخدام الزر ( انتقاء ) ويؤدى ذلك إلى ظهور كود العملة واسمها في الحقول الخاصة بها أعلى النافذة ولتحديد معاملات التحويل بين هذه العملة والعملات الأخرى يتم ضغط المؤشر فوق الجدول الخاص بالتحويل فيتم تنشيط الزر ( إضافة سطر ) والزر ( حذف سطر) فيقوم المستخدم باختيار ( إضافة سطر )حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خال في الجدول يتم من خلاله إدخال كل وحدة ومعامل التحويل بينها وبين الوحدة الأولى. ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ). وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد الوحدات يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات تحويل وحدة جديدة.وهكذا. كما يمكن استعراض بيانات الوحدات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول وحدة أو آخر وحدة حسب الحاجة. ويمكن اختيار (انتقاء ) للذهاب إلى وحدة محددة.ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الوحدة.


المجموعات
يتم من خلال هذا الاختيار تصنيف الأصناف في مجموعات وذلك حتى يستطيع المستخدم طباعة تقارير مجمعة للأصناف. ويمكن تمييز أي عدد من المجموعات طول اسم كل منها 20 حرفاً. ويتم إدخال بيانات المجموعات من خلال نافذة بيانات المجموعات حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود المجموعة وأسمها والملاحظات. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد المجموعات يتم اختيار ( حفظ )حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات مجموعة جديدة.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي مجموعة باختيار المجموعة ونقر زر ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات المجموعات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى و يمكن الذهاب إلى أول مجموعة أو آخر مجموعة حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى مجموعة محددة. ويستطيع المستخدم اختيار (تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات المجموعة.


المؤثرات
المؤثرات هي حركات الإضافة والخصم التي تؤثر في المبيعات أو المشتريات مثل ضريبة المبيعات أو خصم اوكازيون. ويمكن تعريف العديد من المؤثرات لاستخدامها فيما بعد دون الحاجة لإعادة إدخالها فيتم تعريف اسم المؤثر وقيمته وتأثيره بالخصم أو بالإضافة ونوعه إذا كان قيمة أو نسبة وكذلك تعريف رقم الحساب الخاص به مع ملاحظة أن البرنامج يظهر مسلسلا الأكواد التي تم تعريفها. ويتم إدخال المؤثر من خلال نافذة المؤثرات حيث يتم اختيار ( جديد ) ثم يتم إدخال كود المؤثر واسمه وقيمته كما يتم إدخال خصائص هذا المؤثر مثل نوعه وطريقة حسابه.

البنوك
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد وبيانات البنوك التي يتم التعامل معها وذلك من خلال نافذة بيانات البنوك حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود البنك واسمه وعنوانه والملاحظات، وكذلك أرقام التليفونات والفاكسات الخاصة بالبنك. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد البنوك يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات بنك جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي بنك وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات البنوك التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول بنك أو آخر بنك حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى بنك محدد. ويستطيع المستخدم اختيار (تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات البنك.

المناطق
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد المناطق وبياناتها وذلك من خلال نافذة بيانات المناطق حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود المنطقة واسمها ونوعها والملاحظات. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد المناطق يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات منطقة جديدة.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي منطقة وذلك باختيار ( حذف ) بشرط ألا يكون قد تم تحديد مندوبين لهذه المنطقة. كما يمكن استعراض بيانات المناطق التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول بنك أو آخر بنك حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى بنك محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات البنك. ويستطيع المستخدم إدخال الأرصدة الخاصة بكل منطقة وذلك بالضغط على زر (الأرصدة ) حيث يؤدى ذلك إلى فتح نافذة جديدة يتم من خلالها إدخال بيانات الأرصدة السابقة واستعراض الأرصدة الحالية من مبيعات ومرتجع مبيعات ومتحصلات أو مشتريات ومرتجع مشتريات ومدفوعات وفقا لنوع المنطقة. وفى حالة اختيار أرصدة شهرية من بيانات المنشأة يظهر زر الأرصدة الشهرية حيث يؤدى إلى فتح نافذة جديدة يتم من خلالها إدخال بيانات الأرصدة الشهرية السابقة واستعراض الأرصدة الحالية.

المندوبين
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد المندوبين وبياناتهم مثل رقم المندوب واسمه ونوعه إذا كان مندوب بيع أو شراء أو مندوب بيع وشراء في نفس الوقت وكذلك رقم المنطقة والعنوان وتاريخ التعامل وصندوق البريد والتحليلي والسجل التجاري والاسم التجاري والحد الأدنى للمبيعات ونسبة العمولة ورقم التليفون والفاكس والتلكس بالإضافة إلى الملاحظات. ويتم ذلك من خلال نافذة بيانات المندوبين حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال بيانات المندوب. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد المندوبين يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات مندوب جديد وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي مندوب وذلك باختيار ( حذف ) بشرط ألا يكون قدتم تحديد عملاء لهذا المندوب. كما يمكن استعراض بيانات المندوبين التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول مندوب أو آخر مندوب حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى مندوب محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات المندوب.
ويستطيع المستخدم إدخال الأرصدة الخاصة بكل مندوب وذلك بالضغط على زر (الأرصدة ) أو


شركات التأمين
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد شركات التأمين. ويتم ذلك من خلال نافذة بيانات شركات التأمين حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود الشركة واسم الشركة وأرقام التليفونات ورقم الفاكس وأي ملاحظات أخرى. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد شركات التأمين يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات شركة جديدة.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي شركة وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات الشركات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول شركة أو آخر شركة حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى شركة محددة. ويستطيع المستخدم اختيار (تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الشركة.


أنواع الاعتماد
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد الاعتمادات. ويتم ذلك من خلال نافذة أكواد الاعتمادات حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود نوع الاعتماد واسم الاعتماد وأي ملاحظات خاصة به. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد أنواع الاعتمادات يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات اعتماد جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي اعتماد وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات الاعتمادات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول اعتماد أو آخر اعتماد حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى اعتماد محدد. ويستطيع المستخدم اختيار (تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الاعتماد.


مصروفات الاعتمادات
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد مصروفات الاعتمادات. ويتم ذلك من خلال نافذة مصروفات الاعتمادات حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في تحديد كود المصروف واسمه وهل هو مؤثر أم غير مؤثر ونوع التأثير ثم يبدأ في اختيار مميز المصروف إن كان مصروف بنك أو مصروف ميناء أو أخرى أو مصروف جمارك أو مصروف ضرائب وكذلك أي ملاحظات أخرى. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد المصروفات يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات مصروف جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي مصروف وذلك باختيار (حذف ). كما يمكن استعراض بيانات المصروفات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول مصروف أو آخر مصروف حسب الحاجة. ويمكن اختيار( انتقاء ) للذهاب إلى مصروف محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات المصروف.


أوامر الشراء
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أوامر الشراء الصادرة للموردين لتوريد كميات من أصناف محددة بأسعار محددة حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد) ثم يبدأ في إدخال رقم أمر الشراء والتاريخ ورقم المورد واسمه والعملة وسعر التحويل والتحليلي. ويتم إدخال الأصناف الخاصة بهذا الأمر من خلال الجدول الموضح حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول فيتم تنشيط الزر (إضافة سطر) والزر (حذف سطر ) فيقوم المستخدم باختيار ( إضافة سطر ) حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خالي في الجدول يتم من خلاله إدخال مخزن الصنف وكود الصنف واسم الصنف والوحدة والكمية والسعر. ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ). وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد أوامر الشراء يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات أمر شراء جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي أمر شراء وذلك باختيار ( حذف ) بشرط عدم إدخال أذونات على هذا الأمر..

المشتريات الخارجية
يتم من خلال هذا الاختيار إدخالا حركات المشتريات الخارجية والتي ترتبط باعتماد مستندي. حيث يضغط المستخدم على زر (جديد) ثم يبدأ في إدخال رقم الحركة والتاريخ ورقم إذن الشحن ورقم أمر الاعتماد وتاريخ الاعتماد ورقم الدفعة وكود المورد واسمه والعملة وسعر التحويل والكود التحليلي ونوع الدفع. ويتم إدخال الأصناف الخاصة بهذا الإذن من خلال الجدول الموضح حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول فيتم تنشيط الزر (إضافة سطر) والزر ( حذف سطر ) فيقوم المستخدم باختيار (إضافة سطر ) حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خال في الجدول يتم من خلاله إدخال كود الصنف واسم الصنف والوحدة والكمية والسعر واختيار المؤثرات وتحديد قيمتها ( وذلك وفقا لاختيار المستخدم في بيانات المنشأة ).ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر).

المشتريات
يتم من خلال هذا الاختيار تجهيز أذونات استلام الأصناف طبقا لفواتير المشتريات الواردة من الموردين والتي تعد الوجه المقابل لإذن الإضافة في نظام المخازن حيث يقوم النظام بإنشاء إذن الإضافة علي المخازن تلقائيا دون الحاجة لتكرار إدخاله مرة أخرى. ويتم إدخال هذه البيانات من خلال نافذة أذونات المشتريات حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال رقم الحركة والتاريخ ورقم المورد واسمه ورقم إذن الاستلام ورقم المخزن ورقم أمر الشراء والعملة وسعر التحويل ونوع الحركة إذا كانت مشتريات أو مرتجع مشتريات ونوع الدفع إذا كان نقدا أو آجلا أو مختلطا. ويتم إدخال الأصناف المطلوب استلامها بهذا الإذن من خلال الجدول الموضح حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول فيتم تنشيط الزر(إضافة سطر) والزر ( حذف سطر ) فيقوم المستخدم باختيار ( إضافة سطر ) حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خال في الجدول يتم من خلاله إدخال كود الصنف واسم الصنف والكمية والسعر واختيار المؤثرات وتحديد قيمتها ( وذلك وفقا لاختيار المستخدم في بيانات المنشأة ) وتاريخ الصلاحية ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ). وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد الحركات يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات حركة جديدة.وهكذا.