إدخال بيانات المنشأة
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال البيانات الأساسية للمنشأة مثل ( الاسم / العنوان / رقم السجل التجاري / الهاتف / الفاكس / التلكس) ويجب كتابة هذه البيانات بدقة حيث أنها تظهر فيما بعد في التقارير ويلزم تعريف تاريخ بدء السنة المالية والعملة الأساسية للنظام (العملة المحلية ) وتحديد سياسة تقييم المخزون وقاعدة الإهلاك وحساب الإهلاك يومي أو شهري والأرصدة ومواصفات الحركة ونوع اليومية والحسابات الرئيسية والتحذيرات. وإذا لم يقم المستخدم بتحديد سياسة تقييم المخزون فإن البرنامج سوف يعتبر أن السياسة هي آخر سعر مع أصناف بدون تاريخ صلاحية - إلا أنه يمكن تغيير السياسة في أي وقت لاحق.


إدخال بيانات العملة
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد العملات وبيانات هذه العملات مثل سعر التحويل وآخر تعديل في هذا السعر. وآخر تعديل يظهر به تاريخ اليوم الحالي ويمكن تعديله أما سعر التحويل للعملة فهو بالنسبة للعملة المحلية التي تم تعريفها من خلال بيانات المنشأة. كما يمكن كتابة أي ملاحظات أخرى يراد إدخالها مع هذه العملة.


الوحدات
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أي عدد من الوحدات اسم كل منها 30 حرف حيث يمكن الصرف والإضافة للصنف الواحد بوحدات مختلفة. ويتم إدخال هذه البيانات من خلال نافذة بيانات الوحدات حيث يضغط المستخدم على زر (جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود الوحدة واسمها والملاحظات. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات إحدى الوحدات يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات وحدة جديدة.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي وحدة وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات الوحدات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول وحدة أو آخر وحدة حسب الحاجة. ويمكن اختيار (انتقاء) للذهاب إلى وحدة محددة. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الوحدة.

معاملات التحويل
يتم من خلال هذا الاختيار تحديد معاملات التحويل بين الوحدات المختلفة. ويتم تنفيذ ذلك من خلال نافذة معاملات التحويل حيث يتم الذهاب إلى العملة المطلوب تحويلها وذلك باستخدام الأسهم اليمنى أو اليسرى أو باستخدام الزر ( انتقاء ) ويؤدى ذلك إلى ظهور كود العملة واسمها في الحقول الخاصة بها أعلى النافذة ولتحديد معاملات التحويل بين هذه العملة والعملات الأخرى يتم ضغط المؤشر فوق الجدول الخاص بالتحويل فيتم تنشيط الزر ( إضافة سطر ) والزر ( حذف سطر) فيقوم المستخدم باختيار ( إضافة سطر )حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خال في الجدول يتم من خلاله إدخال كل وحدة ومعامل التحويل بينها وبين الوحدة الأولى. ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ). وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد الوحدات يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات تحويل وحدة جديدة.وهكذا. كما يمكن استعراض بيانات الوحدات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول وحدة أو آخر وحدة حسب الحاجة. ويمكن اختيار (انتقاء ) للذهاب إلى وحدة محددة.ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الوحدة.


المجموعات
يتم من خلال هذا الاختيار تصنيف الأصناف في مجموعات وذلك حتى يستطيع المستخدم طباعة تقارير مجمعة للأصناف. ويمكن تمييز أي عدد من المجموعات طول اسم كل منها 20 حرفاً. ويتم إدخال بيانات المجموعات من خلال نافذة بيانات المجموعات حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود المجموعة وأسمها والملاحظات. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد المجموعات يتم اختيار ( حفظ )حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات مجموعة جديدة.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي مجموعة باختيار المجموعة ونقر زر ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات المجموعات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى و يمكن الذهاب إلى أول مجموعة أو آخر مجموعة حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى مجموعة محددة. ويستطيع المستخدم اختيار (تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات المجموعة.


شركات التأمين
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد شركات التأمين. ويتم ذلك من خلال نافذة بيانات شركات التأمين حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال كود الشركة واسم الشركة وأرقام التليفونات ورقم الفاكس وأي ملاحظات أخرى. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد شركات التأمين يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات شركة جديدة.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي شركة وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات الشركات التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول شركة أو آخر شركة حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى شركة محددة. ويستطيع المستخدم اختيار (تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الشركة.


المخازن
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال كود كل مخزن واسمه من خلال نافذة المخازن ويمكن إدخال حتى999 مخزناً في النظام واسم كل مخزن حتى 30 حرفاً مع إضافة ملاحظات عن كل مخزن. حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال بيانات المخازن مثل رقم المخزن واسم المخزن وملاحظات وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد المخازن يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات مخزن جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي مخزن وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات المخازن التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول مخزن أو آخر مخزن حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى مخزن محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات المخزن.

الأصناف
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال كود كل صنف ( حرفي حتى 15 حرفا ويشمل الأرقام والحروف والعلامات الخاصة ) واسمه ( حتى 30 حرفا ) وإذا أراد المستخدم إظهار الأصناف مرتبة حسب كود الصنف فيجب إدخال بيانات متساوية في عدد حروف حقل كود الصنف في جميع البطاقات.
مثال:
إذا كان طول كود الصنف في المنشأة مكونا من خمسة أرقام فيجب أن تكون الأكواد بالأسلوب التالي:
00001
00100
00201
05013


ويتم إدخال بيانات الأصناف من خلال نافذة الأصناف حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال بيانات الصنف مثل كود الصنف واسم الصنف والوحدة كما يتم إدخال بيانات المخازن الخاصة بهذا الصنف حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول الخاص بالمخازن فيتم تنشيط الزر (إضافة سطر) والزر ( حذف سطر ) فيقوم المستخدم باختيار ( إضافة سطر ) حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خالي في الجدول يتم من خلاله إدخال كل مخزن والمجموعة وسعر البيع وسعر الاستيراد وسعر المستهلك وسعر الصرف وسعر التحويل. ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ). وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد الأصناف يتم اختيار (حفظ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات صنف جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي صنف وذلك باختيار ( حذف). كما يمكن استعراض بيانات الأصناف التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول صنف أو آخر صنف حسب الحاجة. ويمكن اختيار (انتقاء) للذهاب إلى صنف محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الصنف.

أرصدة الصنف
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال سعر التكلفة والرصيد الافتتاحي لكل صنف في كل مخزن حيث يظهر سجل (بطاقة) لكل صنف تم تسجيله من قبل في نافذة الأصناف حيث أن كل سطر من سطور جدول الصنف والذي يحدد مخزن للصنف يتم إنشاء سجل مقابل له في الاختيار (أرصدة الأصناف).وكذلك يتم تسجيل أرصدة كل صنف لكل تاريخ أضافه وكل تاريخ صلاحية ويختلف شكل بطاقة أرصدة الأصناف تبعا لسياسة تقيم المخزون التي يتبعها المستخدم والمسجلة في نافذة بيانات المنشاة.والشكلين التاليان يعرضان نموذجان لبطاقة أرصدة الصنف في حالة اختلاف سياسة تقيم المخزون أخر سعر الوارد أولا يصرف أولا،وكذلك يمكن إدخال الأصناف البديلة لهذا الصنف وذلك عن طريق نقر زر(أصناف بديله)والذي من خلاله يتم فتح نافذة فرعيه يمكن من خلالها إدخال الأصناف البديلة.


الترحيل للأصناف
يتم من خلال هذا الاختيار ترحيل أذونات الأصناف حتى تاريخ معين سواء كانت إضافة أو صرف إلى الأصناف في المخازن حتى تصبح الأرصدة مطابقة للموجود الفعلي ويتم ذلك في حالة ما إذا كان النظام يعمل بأسلوب الترحيل الغير فوري والذي يتم اختياره كما سبق التوضيح في بيانات المنشأة (الفصل الثالث ). ويظهر في حقل (إلي تاريخ)والمقصود به تاريخ انتهاء السنة المالية المسجل في بيانات المنشأة، وعند اختيار (الترحيل للأصناف)يتم الترحيل كل الحركات اليومية علي الأصناف.ويمكن اختيار تاريخ آخر خلال السنة المالية بحيث أن الحركات التالية لهذا التاريخ لا يم ترحيلها.حيث أن الترحيل يكون من بداية السنة المالية حتى التاريخ المسجل في حقل(إلي تاريخ).


الأطقم
يستخدم هذا الاختيار في إدخال بيانات الأطقم التي تتكون من عدة أصناف. ويتم ذلك من خلال نافذة بيانات الأطقم حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال بيانات الأطقم مثل كود الطقم واسمه وسعر البيع. كما يتم إدخال مكونات الطقم من خلال جدول الأطقم. حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول فيتم تنشيط الزر ( إضافة سطر ) والزر ( حذف سطر ) فيقوم المستخدم باختيار ( إضافة سطر )حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خالي في الجدول يتم من خلاله إدخال كود الطقم وسعر البيع واسم الطقم ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ). وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد الأطقم يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات طقم جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي مخزن وذلك باختيار( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات الأطقم التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول طقم أو آخر طقم حسب الحاجة. ويمكن اختيار (انتقاء) للذهاب إلى طقم محدد. ويستطيع المستخدم اختيار (تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الطقم.
ملحوظة:
يتم معاملة الطقم معاملة الصنف حيث لا يأخذ كود سبق إعطاءه لصنف تم تكويده ويمكن التعامل مع هذا الطقم في الحركات العادية والأذونات علي انه احد الأصناف ولكن عند التعامل مع الأرصدة لا يتم التعامل إلا مع الأرصدة المكونة لهذا الطقم.


الأذونات
• إذن إضافة
• إذن صرف
• إذن تحويل
• إذن تسوية
• المشتريات الخارجية


إذن إضافة
يتم من خلال هذا الاختيار تسجيل وارد الأصناف و حركات إضافة الأصناف على المخازن حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال رقم الحركة والتاريخ ورقم الفاتورة ورقم المورد واسمه ورقم أمر الشراء إن وجد والعملة وسعر التحويل ونوع الحركة إذا كان إضافة أو مرتجع إضافة ونوع الدفع إذا كان نقدا أو آجلا أو مختلطا. ويتم إدخال الأصناف الخاصة بهذا الأمر من خلال الجدول الموضح حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول فيتم تنشيط الزر ( إضافة سطر) والزر (حذف سطر) فيقوم المستخدم باختيار (إضافة سطر) حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خالي في الجدول يتم من خلاله إدخال المخزن وكود الصنف واسم الصنف والوحدة والكمية واختيار المؤثرات وتحديد قيمتها ( وذلك وفقا لاختيار المستخدم في بيانات المنشأة ). ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ).

إذن صرف
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال حركات صرف الأصناف من المخازن حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال رقم الحركة والتاريخ ورقم الفاتورة ورقم العميل واسمه ورقم أمر التوريد إن وجد والعملة وسعر التحويل ونوع الحركة إذا كان صرفا أو مرتجع صرف ونوع الدفع إذا كان نقدا أو آجلا أو مختلطا. ويتم إدخال الأصناف الخاصة بهذا الأمر من خلال الجدول الموضح حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول فيتم تنشيط الزر ( إضافة سطر ) والزر( حذف سطر )فيقوم المستخدم باختيار ( إضافة سطر ) حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خال في الجدول يتم من خلاله إدخال كود الصنف واسم الصنف والوحدة والكمية واختيار المؤثرات وتحديد قيمتها ( وذلك وفقا لاختيار المستخدم في بيانات المنشأة ).ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ). وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد الحركات يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات حركة جديدة.وهكذا.

إذن التحويل
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال حركات تحويل الأصناف من مخزن إلى مخزن حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال رقم الحركة والتاريخ ورقم المخزن المحول منه (من مخزن). ويتم إدخال الأصناف المحولة بهذا الإذن من خلال الجدول الموضح حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول فيتم تنشيط الزر ( إضافة سطر ) والزر ( حذف سطر ) فيقوم المستخدم باختيار (إضافة سطر) حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خال في الجدول يتم من خلاله إدخال رقم المخزن المحول إليه وكود الصنف واسم الصنف والوحدة والكمية والسعر واختيار الرسالة التي سيتم التحويل منها. ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر). وبعد الانتهاء.


إلغاء الترحيل للأصناف
يتم من خلال هذا الاختيار إلغاء الترحيل. حيث يتم إلغاء الترحيل للأصناف حتى هذا التاريخ. وتأثير هذا الاختيار يتمثل في إلغاء تأثير جميع الحركات اليومية علي الأصناف من التاريخ الحالي نزولا إلي التاريخ الذي يتم تحديده في حقل (التاريخ).


إلغاء الترحيل لليومية
يتم من خلال هذا الاختيار إلغاء الترحيل لليومية وإلغاء تأثير أي حركه مالية أو مشتريات أو مبيعات علي برنامج الحسابات. حيث تظهر نافذة يتم من خلالها تحديد الحركات المطلوب إلغاء ترحيلها وذلك من تاريخ إلى تاريخ ومن متعامل إلى متعامل ومن حركة إلى حركة كما يتم تحديد نوع الحركة (مبيعات – مشتريات – حركة مالية) ثم يتم اختيار (موافق).