إدخال بيانات المنشأة
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال البيانات الأساسية للمنشأة مثل ( الاسم / العنوان / رقم السجل التجاري / الهاتف / الفاكس / التلكس) ويجب كتابة هذه البيانات بدقة حيث أنها تظهر فيما بعد في التقارير ويلزم تعريف تاريخ بدء السنة المالية والعملة الأساسية للنظام (العملة المحلية ) وتحديد سياسة تقييم المخزون وقاعدة الإهلاك وحساب الإهلاك يومي أو شهري والأرصدة ومواصفات الحركة ونوع اليومية والحسابات الرئيسية والتحذيرات. وإذا لم يقم المستخدم بتحديد سياسة تقييم المخزون فإن البرنامج سوف يعتبر أن السياسة هي آخر سعر مع أصناف بدون تاريخ صلاحية - إلا أنه يمكن تغيير السياسة في أي وقت لاحق.


إدخال بيانات العملة
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال أكواد العملات وبيانات هذه العملات مثل سعر التحويل وآخر تعديل في هذا السعر. وآخر تعديل يظهر به تاريخ اليوم الحالي ويمكن تعديله أما سعر التحويل للعملة فهو بالنسبة للعملة المحلية التي تم تعريفها من خلال بيانات المنشأة. كما يمكن كتابة أي ملاحظات أخرى يراد إدخالها مع هذه العملة.


إدخال البيانات الأساسية
يتم إدخال البيانات الأساسية من خلال قائمة البيانات الأساسية. حيث يتم ضغط المؤشر فوق الاختيار المطلوب فيتم فتح النافذة الخاصة به. وتشمل هذه القائمة الاختيارات التالية:
دليل الحسابات
مراكز التكلفة
الأصول الثابتة
المخازن
الأصناف
أرصدة الصنف
الأطقم
العملاء والموردون
تصميم التقارير الختامية


دليل الحسابات
يتم من خلال هذا الاختيار تصميم دليل الحسابات في أي عدد من المستويات تبدأ من المستوى الأول الذي يشمل الحسابات الرئيسية ثم المستوى الثاني الذي قد يمثل حسابات رئيسية أو حسابات فرعية حسب موقعه من شجرة دليل الحسابات. ويقوم المستخدم بإدخال دليل محاسبي جديد بالأسلوب الآتي.
• يتم إدخال الحسابات الرئيسية أولاً، فيكون أول حساب هو نفسه الحساب الرئيسي وليكن 1000
• يتم إدخال أول حساب فرعى متفرع من هذا الحساب الرئيسي وليكن 1001
• يتم إدخال الحسابات الفرعية الأخرى بنفس الطريقة ولتكن 1002 - 1003
• يتم إدخال حساب رئيسي آخر وليكن 1100
• يتم إدخال الحسابات الفرعية المتفرعة من هذا الحساب الرئيسي مثل 1101-1102 - 1103
• يتم إدخال أي عدد من الحسابات الرئيسية والفرعية بنفس الطريقة.
ملاحظات:
• يمكن إظهار الحسابات الرئيسية السابق إدخالها، من خلال العارض (browser) أمام حقل الحساب الرئيسي..
• يمكن إدخال عملات أو أرصدة افتتاحية للحسابات الفرعية فقط حيث يمكن استعراض العملات من خلال القائمة المنسدلة.
• يجب أن يكون رقم الحساب الفرعي أكبر من الحساب الرئيسي له.
• مستوى الحساب مفتوح بدون حد أقصى


مراكز التكلفة
مركز التكلفة هو عبارة عن مركز أو إدارة أو قسم يتم تحميل الحسابات المختلفة عليه حتى يمكن للمؤسسة المستخدمة للنظام تحقيق المراقبة المالية لأحد مشروعاتها أو أحد أقسامها مثلا. وذلك حتى يمكن حصر الأرباح والخسائر أو الحركات المالية المختلفة التي تتم لهذا المشروع أو لهذا القسم بصورة منفصلة عن باقي أقسام ومشروعات المؤسسة. والبرنامج يتيح للمستخدم إنشاء مراكز تكلفة رئيسية وأخرى فرعية وهذه بدورها يمكن أن تؤدى إلى مراقبة الحركات المالية المختلفة لمشروعات فرعية ضمن مشروع رئيسي خاص بالمؤسسة التي يخدمها النظام.
ويتم ذلك من خلال نافذة دليل المراكز حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال بيانات المركز. مثل رقم المركز والمركز الرئيسي الخاص به واسم المركز ونوع المركز والرقم التحليلي كما يظهر مستوى المركز إذا كان رئيسيا أو فرعيا وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد المراكز يتم اختيار (حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات مركز جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي مركز وذلك باختيار ( حذف ) بشرط ألا يكون قد تم إدخال حركة على هذا المركز. كما يمكن استعراض بيانات المراكز التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول مركز أو آخر مركز حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى مركز محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات المركز.
ملحوظة: يتم تكويد مراكز التكلفة بنفس الطريقة السابق شرحها في نافذة دليل الحسابات.

الأصول الثابتة
يستخدم هذا الاختيار لتسجيل كافة البيانات الخاصة بالأصول الثابتة الموجودة بالمنشأة حتى يمكن للنظام حساب الإهلاك الخاص بهذه الأصول. وهو برنامج مستقل يتعامل مع الأصول باعتبارها شجرة مستقلة تحتوى على أصول رئيسية وأصول فرعية. ويتم إنشاء دليل الأصول من خلال نافذة الأصول الثابتة حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال بيانات الأصل. مثل رقم الأصل والأصل الرئيسي الخاص به واسم الأصل ونوع الأصل كما يظهر مستوى الأصل ونوعه إذا كان رئيسيا أو فرعيا، كذلك يتم إدخال أرقام حسابات الأصل مثل حساب الأصل وحساب مجمع الإهلاك وحساب قسط الإهلاك وحساب النقدية، وكذلك مواصفات الأصل ومكان تواجد الأصل ويبدأ المستخدم بعد ذلك في تحديد طريقة حساب الإهلاك (قيمة – نسبة من القيمة الدفترية – نسبة من صافى قيمة الأصل) وكذلك تحديد تاريخ شراء الأصل وكذلك باقي التواريخ المتعلقة بالأصل وقيمة الأصل الدفترية والقيمة النهائية للأصل والملاحظات. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد الأصول يتم اختيار( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات أصل جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي أصل وذلك باختيار ( حذف ). كما يمكن استعراض بيانات الأصول التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول أصل أو آخر أصل حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى أصل محدد. ويستطيع المستخدم اختيار (راجع) إذا أراد عدم تسجيل بيانات الأصل. ويتم تكويد دليل المراكز بنفس طريقة تكويد الحسابات المذكورة سابقا، مع ملاحظة أن يجب إدخال بيانات الأصل كاملة.

تصميم التقارير الختامية
من خلال هذا الاختيار يمكن توصيف التقارير الختامية وذلك من خلال نافذة تصميم التقارير الختامية حيث يختار المستخدم التقرير المطلوب سواء كان تقرير المتاجرة والتشغيل أو تقرير الأرباح والخسائر أو تقرير الميزانية أو التقرير الإضافي وذلك باستخدام أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى ثم يتم إدخال الجانب المدين أو الجانب الدائن باستخدام وظائف ( رقم حساب - قيمة ثابتة - عنوان - معادلة ) مع التحكم في إمكانية إظهار أو إخفاء السطر. ورقم الحساب يعنى استخدام حساب سبق إدخاله في دليل الحسابات. وقيمة ثابتة تعنى إدخال المستخدم لقيمة في التقرير ( سابق - حالي - تقديري ) والعنوان يسمح للمستخدم بكتابة نص كعنوان لكل مجموعة من السطور أما معادلة فتسمح بوظائف الجمع والطرح والضرب والقسمة. وبعد اختيار المستخدم لمحتويات السطر في الجانبين المدين والدائن يتم الضغط على زر إضافة سطر ليتم إضافته إلى تصميم التقرير ثم الضغط على زر حفظ وبعدها يظهر زر (تصميم المعادلة ) ويتم الضغط عليه لوضع المعادلة وهكذا حتى يتم توصيف جميع سطور التقرير المطلوب. ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( إلغاء ). وبعد الانتهاء من إدخال بيانات أحد التقارير الختامية يتم اختيار ( حفظ )حيث يتم تسجيل هذه البيانات ويبدأ المستخدم في إدخال بيانات تقرير ختامي جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي تقرير ختامي وذلك باختيار (إلغاء). كما يمكن استعراض بيانات التقارير التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول تقرير ختامي أو آخر تقرير ختامي حسب الحاجة. ويمكن اختيار ( انتقاء ) للذهاب إلى تقرير ختامي محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات التقرير الختامي.
ملاحظة:
في التقارير الختامية يشترط لقبول حساب في تقرير ما أن يكون سبق توصيفه في دليل الحسابات لنفس التقرير ( مثال: حساب المبيعات يتم توصيفه في دليل الحسابات على أنه يظهر في تقرير المتاجرة وبذلك يسمح بعمل هذا الحساب في تقرير المتاجرة عند التصميم ) وهكذا. وذلك باستثناء التقرير الإضافي فيمكن استخدام جميع الحسابات فيه دون فرق.

أنواع اليومية العامة
هناك عدة حالات مختلقة لليومية العامة طبقا لاختيار المستخدم في بيانات المنشأة يتم شرحها في الجزء التالي وهى كالآتي:
1-اليومية بدون عملة
2-اليومية بالعملة
3-اليومية بالمراكز
4-اليومية بالعملة والمراكز


اليومية بدون عملة
يستخدم هذا النوع من اليومية في حالة عدم استخدام الشركة لمراكز التكلفة وكذلك في حالة عدم وجود حسابات بعملة غير العملة المحلية. ويتم من خلال هذا الاختيار إدخال قيود اليومية العامة حيث يتم إدخال مسلسل المستند ( يقوم البرنامج بإعطاء مسلسل لكل قيد جديد آلياً ) ورقم المستند والشرح والتاريخ (يظهر تاريخ اليوم في حقل التاريخ حيث يمكن تعديله ) واليومية الفرعية والكود التحليلي (وهى بيانات إضافية تفيد المستخدم في تمييز بعض القيود ومتابعتها)ثم يتم إدخال القيود من خلال الجدول الموجود في نافذة اليومية العامة.
ملاحظات:
• لا يوجد حد أقصى لعدد سطور القيد.
• يظهر أسفل البطاقة إجمالي حيث يبين للمستخدم توازن جانبي القيد من عدمه.
• لا يمكن حفظ البطاقة إلا عند تساوى جانبي القيد.


اليومية بالعملة
يستخدم هذا النوع من اليومية في حالة عدم استخدام مراكز التكلفة مع وجود حسابات بعملة غير العملة المحلية. ويتم من خلال هذا الاختيار إدخال قيود اليومية العامة بالعملة حيث يتم إدخال مسلسل المستند ( يقوم البرنامج بإعطاء مسلسل لكل قيد جديد آلياً ) ورقم المستند والشرح والتاريخ ( يظهر تاريخ آخر قيد في حقل التاريخ حيث يمكن تعديله ) واليومية الفرعية والكود التحليلي ( وهى بيانات إضافية تفيد المستخدم في تمييز بعض القيود ومتابعتها) ثم يتم إدخال القيود من خلال الجدول الموجود في نافذة اليومية العامة ولكن بإضافة سعر تحويل العملة مع إمكانية تعديل القيمة بعد التحويل.

اليومية بالمراكز
يستخدم هذا الاختيار في حالة استخدام مراكز التكلفة مع عدم وجود حسابات بعملة غير العملة المحلية يتم من خلال هذا الاختيار إدخال قيود اليومية العامة بالمراكز حيث يتم إدخال مسلسل المستند ( يقوم البرنامج بإعطاء مسلسل لكل قيد جديد آلياً ) ورقم المستند والشرح والتاريخ ( يظهر تاريخ آخر قيد في حقل التاريخ حيث يمكن تعديله ) واليومية الفرعية والكود التحليلي ( وهى بيانات إضافية تفيد المستخدم في تمييز بعض القيود ومتابعتها ) ثم يتم إدخال القيود من خلال الجدول العلوي كما يمكن توزيع كل سطر في القيد على عدد غير محدود من المراكز بشرط تساوى إجمالي القيمة الموزعة مع قيمة سطر القيد من خلال الجدول السفلي.

اليومية بالعملة والمراكز
يستخدم هذا الاختيار في حالة استخدام مراكز التكلفة مع وجود حسابات بعملة غير العملة المحلية. ويتم من خلال هذا الاختيار إدخال قيود اليومية العامة بالعملة والمراكز حيث يتم إدخال مسلسل المستند ( يقوم البرنامج بإعطاء مسلسل لكل قيد جديد آلياً ) ورقم المستند والشرح والتاريخ ( يظهر تاريخ آخر قيد في حقل التاريخ حيث يمكن تعديله ) واليومية الفرعية والكود التحليلي ( وهى بيانات إضافية تفيد المستخدم في تمييز بعض القيود ومتابعتها ) ثم يتم إدخال القيود من خلال الجدول العلوي مع إدخال سعر تحويل العملة كما يمكن توزيع كل سطر في القيد على عدد غير محدود من المراكز بشرط تساوى إجمالي القيمة الموزعة مع قيمة سطر القيد من خلال الجدول السفلي.


سند القبض
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال بيانات سندات القبض من خلال نافذة سند استلام نقدية. ويتم من خلال هذه النافذة إدخال بيانات السندات ويوجد عدة أغراض لاستخدم هذه النافذة حيث يتم التميز بين فئتين من المستخدمين للنظام فئة المحاسبين وفئة ماسكي الدفاتر والفئة الثانية هم ممن يقومون بتسجيل الأحداث المالية في المنشأة بدون النظر إلى طبيعتها المحاسبية (مدين أو دائن) حيث جرى العرف على تقسيم هذه الأحداث إلى أحداث مالية تؤدى إلى نقدية داخلة أو أحداث مالية تؤدى إلى نقدية خارجة ولهذا الغرض تم تصميم نافذة سندات القبض وسندات الدفع حيث يقوم النظام بتحويلها آليا إلى قيد في اليومية العامة بكامل طرفيه المدين والدائن ومثال على ذلك ورود فاتورة مبيعات بقيمة 5000يراد تسجيلها والتي تعبر عن نقدية داخلة للمنشاة فما على المستخدم ألا أن يقوم بفتح نافذة سند استلام نقدية ويقوم بإدخال تاريخ الحركة ونقر زر إضافة سطر ويختار من خلال العارض رقم حساب المبيعات ويدخل قيمة فاتورة المبيعات5000 ثم يقوم بنقر زر(حفظ) حيث يتم عمل قيد يومية آليا في نافذة اليومية العامة بكامل طرفيه(طرف مدين) 5000 من ح/النقدية 5000 إلى حساب المبيعات(طرف دائن). ويمكن حذف بيانات أي سند وذلك باختيار ( حذف) بشرط عدم ترحيل القيد المناظر لهذا السند والذي يتم عمله آليا.
ملحوظة: يمكن استخدام أيقونة (العارض)في استعراض البيانات المسجلة سابقا في دليل الحسابات لاختيار حساب النقدية.وفي حالة اختيار حساب النقدية من خلال نافذة الحسابات الرئيسية في نافذة البيانات الأساسية فسوف يظهر آليا.


سند دفع
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال بيانات سندات الدفع من خلال نافذة سند صرف نقدية. ويتم من خلال هذه النافذة إدخال بيانات السندات حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال رقم السند والتاريخ ورقم الإيصال ورقم حساب النقدية والعملة وسعر التحويل. ويتم إدخال الحسابات المدينة الخاصة بهذا السند من الجدول الموضح حيث يتم ضغط المؤشر فوق الجدول الخاص بالحسابات المدينة فيتم تنشيط الزر ( إضافة سطر) والزر ( حذف سطر ) فيقوم المستخدم باختيار( إضافة سطر ) حيث يؤدى ذلك إلى ظهور سطر خال في الجدول يتم من خلاله إدخال الحسابات والقيمة المدينة المرافقة. ويمكن إضافة أي عدد من السطور إلى الجدول بنفس الطريقة. كما يمكن حذف أي سطر من الجدول وذلك باختيار هذا السطر ثم الضغط على الزر ( حذف سطر ).
ملحوظة:
• يمكن استخدام أيقونة (العارض) في استعراض البيانات المسجلة سابقا في دليل الحسابات لاختيار حساب النقدية.وفي حالة توصيف حساب النقدية من خلال نافذة الحسابات الرئيسية المتفرعة من نافذة البيانات الأساسية فسوف يظهر آليا.
• بعد عملية الترحيل لا يمكن التعديل في قيد اليومية حيث يجب علي المستخدم إلغاء الترحيل أولا ثم الترحيل. ويمكن إلغاء الترحيل بنقر زر (إلغاء الترحيل).
• يمكن استخدام زر العرض في استعراض البيانات الموجودة وانتقاء البيان المطلوب.
• يمكن ترحيل القيد سواء كان قيد يوميه عامه أو قيد يوميه فرعيه، وينتج عن عملية الترحيل الآتي:
1-التأثير علي أرصدة الحسابات التي استخدمت في القيد.
2-التأثير علي أرصدة مراكز التكلفة في حالة استخدام (يوميه بمراكز) فيتم تحميل الإيراد أو المصرف الناتج عن هذا القيد أو السند علي المركز أو المراكز التي أحدثت هذه التكلفة.

القيود الدورية
يتم من خلال هذا الاختيار تحديد القيود الدورية من خلال وضع علامة أمام عبارة ( قيد دوري ) ثم الضغط على زر ( تعديل ) لحفظ القيد الدوري. ويقصد بالقيود الدورية القيود التي يتكرر إدخالها بصفة شهرية بقيم ثابتة (عناصر التكاليف الثابتة) مثل قيد الإيجار ويوفر النظام إمكانية إعداد القيد بدون الحاجة لتكرار إدخاله و يمكن استعراض بيانات القيود التي سبق إدخالها وضع علامة ( ( أمام عبارة ( قيد دوري ) بالنسبة لهذا القيد وذلك بالضغط على مفاتيح أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول قيد أو آخر قيد حسب الحاجة. ويمكن اختيار( انتقاء) للذهاب إلى قيد محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم القيد كقيد دوري.

إعداد القيود الدورية
يتم من خلال هذا الاختيار تكوين القيود الدورية ويقصد بالقيود الدورية القيود التي يتكرر إدخالها بصفة شهرية بقيم ثابتة (عناصر التكاليف الثابتة) مثل قيد الإيجار ويوفر النظام إمكانية إعداد القيد بدون الحاجة لتكرار إدخاله بعد وضع علامة ( ( أمام عبارة ( قيد دوري ) في نافذة القيود الدورية من خلال نافذة إعداد القيود الدورية. ويتم من خلال هذه النافذة تحديد التاريخ المطلوب إعداد القيود الدورية عنده ثم الضغط على زر ( إعداد القيود الدورية ).

القيود العكسية
يتم من خلال هذا الاختيار تحديد القيود المطلوب تكوين قيود عكسية لها وتساعد هذا النافذة في إجراء عمليات المراجعة الداخلية حيث يتم تسجيل رقم القيد الذي تم إدخاله خطاء ثم يقوم النظام بإعداد قيد عكسي له بجعل الحساب المدين دائن والحساب الدائن مدين مع تحديد تاريخ القيد أو القيود العكسية. وذلك من خلال إدخال بيانات القيود من مسلسل إلى مسلسل ومن قيد إلى قيد ومن تاريخ إلى تاريخ ومن تحليلي إلى تحليلي. وبعد الانتهاء من تحديد القيد أو القيود المطلوبة يتم الضغط على زر ( إعداد القيود العكسية ).

حركة الأصول
يتم من خلال هذا الاختيار إدخال بيانات حركة الأصول ( إضافة - استبعاد - إعادة تقييم - تخريد - بيع - تغيير مراكز ) حيث يضغط المستخدم على زر ( جديد ) ثم يبدأ في إدخال رقم الأصل واختيار نوع الحركة وتاريخ الحركة ورقم حساب الحركة وبيان الحركة وقيمة الحركة. وبعد الانتهاء من إدخال بيانات حركة أحد الأصول يتم اختيار ( حفظ ) حيث يتم تسجيل هذه البيانات وتسجيل القيد المناظر لهذه الحركة في اليومية العامة ويبدأ المستخدم في توزيع قيمة الحركة على مراكز التكلفة ( بضغط زر مراكز حركة الأصول والضغط على زر إضافة سطر ثم إدخال رقم مركز التكلفة ونسبة توزيعه بحيث لا يزيد ولا يقل مجموع نسب التوزيع عن 100% ) ثم يتم إدخال بيانات أصل جديد.وهكذا. ويمكن حذف بيانات أي حركة أصل وذلك باختيار (حذف). كما يمكن استعراض بيانات الحركات التي تمت علي الأصول التي سبق إدخالها وذلك بالضغط على أسهم الحركة اليمنى أو اليسرى وكذلك يمكن الذهاب إلى أول أصل أو آخر أصل حسب الحاجة.ويمكن اختيار( انتقاء) للذهاب إلى سند محدد. ويستطيع المستخدم اختيار ( تراجع ) إذا أراد عدم تسجيل بيانات السند.

قائمة إعداد دوري
يتم إجراء عمليات الترحيل من خلال قائمة إعداد دوري. حيث يتم ضغط المؤشر فوق الاختيار المطلوب فيتم فتح النافذة الخاصة به. وتشمل هذه العمليات ما يلي:
• ترحيل قيود اليومية
• إعداد الإهلاك الدوري
• إعادة تقييم العملات
• موازين المراجعة
• الترحيل للأصناف
• الترحيل لليومية
• كل حركة
• كل شهر
• الأرصدة الشهرية
• استعادة القيود الملغاة
• حذف القيود الملغاة
• تصفير الدليل والمراكز
• إلغاء الترحيل للأصناف
• إلغاء الترحيل لليومية


ترحيل قيود اليومية
يتم من خلال هذا الاختيار ترحيل قيود اليومية التي تمت من خلال اليومية العامة إلى دليل الحسابات وتوزيع هذه القيود على مراكز التكلفة في حالة استخدام مراكز التكلفة. وتعنى عملية الترحيل التأثير على الحسابات المختلفة في دليل الحسابات من واقع القيم المسجلة في قيود اليومية وذلك كخطوة أولى لعملية إعداد موازين المراجعة التي سيتم شرحها بالتفصيل.أما عملية التوزيع فتعنى التأثير على دليل مراكز التكلفة بالقيم المذكورة في القيود أمام كل مركز في حالة استخدام هذه الخاصية. حيث يختار المستخدم القيود المطلوب ترحيلها باستخدام الحقول من مسلسل إلى مسلسل ومن قيد إلى قيد وهكذا. ويمكن للمستخدم اختيار جميع أنواع القيود أو بعض منها من خلال نوع اليومية ثم الضغط على زر ( بدء الترحيل ).ويمكن للمستخدم الضغط على مفتاح الاختيار ( إلغاء الترحيل ) لإلغاء تأثير القيود على دليل الحسابات وعلى دليل مراكز التكلفة أيضا.

إعداد الإهلاك الدوري
يتم من خلال هذا الاختيار إعداد الإهلاك الدوري للأصول الثابتة لتحديد قيمة هذه الأصول بعد آخر إهلاك دوري لها ثم ترحيل بيانات هذه الأصول إلى أرقام الحسابات المناظرة لها في دليل الحسابات، هذا إلى جانب إنشاء قيود في اليومية العامة لإثبات عملية الإهلاك. ويتم ذلك من خلال نافذة إعداد الإهلاك الدوري حيث يحدد المستخدم التاريخ المراد إعداد الإهلاك إليه أو رقم الشهر ( وفقا لاختيار المستخدم في بيانات المنشأة ) ثم يضغط على الزر ( إعداد الإهلاك الدوري ).

إعادة تقييم العملات
نظرا للتغير المستمر في أسعار العملات المستخدمة في العمليات الحسابية والحركات المالية على أرقام الحسابات المختلفة في دليل الحسابات، فقد أصبح من الضروري وجود وسيلة معينة تعمل على تعديل الأرصدة بالعملة المحلية بما يتماشى مع الأسعار الجديدة لتحويل العملات. من هنا كانت أهمية إنشاء برنامج إعادة التقييم لضمان أعلى مستويات الدقة في الأرصدة حيث يقوم النظام بإعادة التقييم لكل الحسابات التي تكون بعملة غير العملة المحلية مع مقارنة التقييم بالرصيد الفعلي لهذا الحساب ووضع الفارق في حساب إعادة التقييم حسب نوعه إذا كان ربحا أو خسارة مع إنشاء قيد لإثبات هذه العملية. حيث يحدد المستخدم تاريخ إعادة التقييم ويحدد رقم حساب فرق العملة ثم يضغط على الزر ( إعادة تقييم العملات ).وذلك بعد وضع السعر الجديد للعملة في بطاقة بيانات العملات.

موازين المراجعة
يتم من خلال هذا الاختيار إعداد موازين المراجعة لتشمل آخر الحركات المالية التي تمت على الحسابات المختلفة والتأثير على أرصدة الحسابات بكل الحركات التي تمت على الحسابات ولا يمكن إعداد ميزان المراجعة بدون إجراء عملية ترحيل لكل قيود اليومية.ثم حيث يحدد المستخدم ما إذا كان يريد إعداد موازين الحسابات أم إعداد موازين المراكز.


الترحيل لليومية
يتم من خلال هذا الاختيار ترحيل حركة المخازن والعملاء والموردين إلى اليومية. ويتم ذلك من خلال نافذة الترحيل إلى الحسابات العامة. وهذا يعنى أن النظام يقوم بإدراج قيود في اليومية العامة وهذه القيود هي:
1. حركة المبيعات ومرتجعاتها ( الصرف ومرتجعاته ).
2. حركة المشتريات ومرتجعاتها ( الإضافة ومرتجعاتها ).
3. الحركة المالية ( متحصلات ومدفوعات ).
يوجد اختياران للترحيل:
أ- الترحيل كل حركه.
ب- الترحيل كل شهر.

الأرصدة الشهرية
يتم من خلال هذا الاختيار إعداد الأرصدة الشهرية حيث يتم ترصيد الحسابات المختلفة الشهرية. ويتم ذلك لكل من الأرصدة الشهرية للعملاء والموردين والمناطق والمندوبين.

إلغاء الترحيل لليومية
يتم من خلال هذا الاختيار إلغاء الترحيل لليومية وإلغاء تأثير أي حركه مالية أو مشتريات أو مبيعات علي برنامج الحسابات. حيث تظهر نافذة يتم من خلالها تحديد الحركات المطلوب إلغاء ترحيلها وذلك من تاريخ إلى تاريخ ومن متعامل إلى متعامل ومن حركة إلى حركة كما يتم تحديد نوع الحركة (مبيعات – مشتريات – حركة مالية) ثم يتم اختيار (موافق).


وظائف مساعدة
استعادة القيود الملغاة
يتم من خلال هذا الاختيار استعادة القيود الملغاة حيث يتم اختيار القيد المطلوب استرجاعه وذلك باستخدام أسهم الحركة ثم يتم الضغط على زر ( استرجاع ).

حذف القيود الملغاة
يتم من خلال هذا الاختيار حذف القيود الملغاة حيث تظهر نافذة تسأل المستخدم إذا كان يريد حذف جميع القيود الملغاة أم لا. وبعد ذلك يمكن للمستخدم إدخال قيود بدلا من تلك التي تم إلغاؤها وبنفس المسلسل.

تصفير الدليل والمراكز
يتم من خلال هذا الاختيار تصفير أرصدة الحسابات والمراكز ويتم ذلك من خلال نافذة تصفير الدليل والمراكز. حيث تظهر نافذة تسأل المستخدم إذا كان يريد تصفير الأرصدة السابقة أو الأرصدة الحالية أو جميع الأرصدة سواء للحسابات أو لمراكز التكلفة.


إلغاء الترحيل للأصناف
يتم من خلال هذا الاختيار إلغاء الترحيل. حيث يتم إلغاء الترحيل للأصناف حتى هذا التاريخ. وتأثير هذا الاختيار يتمثل في إلغاء تأثير جميع الحركات اليومية علي الأصناف من التاريخ الحالي نزولا إلي التاريخ الذي يتم تحديده في حقل (التاريخ).