تسجيل العمليات المالية ( Recording Financial Transaction )

ييتم التسجيل في دفتر القيود اليومية The Journal حسب تسلسلها الزمني موضحاً فيها التغيرات التي تطراأ على الجانين الدائن والمدين للحسابات بدفتر الأستاذ ، وتتضمن هذه اليومية تفسيراً موجزاً عن كل عملية ، فدفتر قيود اليومية يوضح كل المعلومات عن العملية المعينة في مكان واحد ويوفر أيضاً شرحاً لهذه العملية ، ففي اليومية تسجل العملية بكامل طرفيها المدين والدائن ولهذا دفتر اليومية سجل يفصح عن الحقائق الكاملة عن العمليات المعينة في قيد واحد ، وكذلك يوفر سجلاً زمنياً لكل أحدث الوحدة الإقتصادية .
ويطلق تعبير القد المزدوج Double Entry على طريقة تسجيل العملية الالية بتحليلها إلى طرفين ، الطرف المدين والطرف الدان / وهذين الطرفين يتم التعبير عن بالقيد المحاسبي ويستخدم مفهوم المعادلة المحاسبية في تحليل العملية المالية غلى الطرف المدين والطرف الدائن وذلك بالربط بين أثر العمليات المالية على قامة المركز المالي وبين مفهوم المدين والدائن
حيث أن المعادلة المحاسبية : -
الأصول = الخصوم +حقوق الملكية
تعني المعادلة أن طبيعة حسابات الأصول التي تظهر على الجانب الأيمن من المعادلة تختلف عن طبيعة حسابات الخصوم ( الإلتزامات ) وقحقوق الملكية التي تظهر في الجانب الأيسر من المعادلة ، فينظر إلى الأصول على طبيعتها مدينة وأرصدتها مدينة أيضاً ، وحسابات الخصوم وحقوق الملكية على طبيعتها دانة وأرصدتها دائنة أيضاً .
بإسخدام قاعدة إعداد القيد المزدوج يتم تحديد الطرف الدائن والمدين وهذه القاعدة هي : -
- الأصول والمصروفات في حالة زيادة تسجل ( مدينة )
- الأصول والمصروفات في حالة نقصان تسجل ( دائنة )
- الخصوم وحقوق النملكية والإيرادات في حالة الزيادة تسجل ( دائنة )
- الخصوم وحقوق النملكية والإيرادات في حالة النقصان تسجل ( مدينة )
القيد البسيط Simple Entry
هو القيد الذي يتكون من حسابين فقط ، أحدهما في الطرف المدين والأخر في الطرف الدائن ، أو بمعنى أخر هو القيد الذي يكون في كل طرفة المدين وطرفة الدائن حساباً واداً فقط ونوضح ذلك من خلال عرض تسطيرة دفتر قيود اليومية .
المبلغ اليان رقم
القيد
رقم
السند
رقم صفحة
الإستاذ
التاريخ
المدين الدائن
xxxx حـ / الطرف المدين x xx x xxxxxx
xxxx حـ / الطرف الدائن
شرح القيد





القيد المركب Compound entry
هو القيد الذي يكون أحد طرفية ( المدين والدائن ) أو كلاهما مكون من اكثر من حساب واحد ، وبغض النظر عن عدد الحسابات التي تظهر في القيد المركب ، فإن مجموع المبالغ المدينة يجب أن يساوي دائماً محموع المبالغ الدائنة ، لتوضيح القيد المركب نورد المثال التوضيحي التالي : -
في 6-6-2006 أشترت المنشأة سيارات بمبلغ 30,000 من شركة وائل ، وسددت نصف المبلغ نقداً والباقي على الحساب
نلاحظ في هذه العملية أ، السيارات أصل قد زاد بمقدار 30,000 وبالتالي جعل مديناً بهذا المبلغ ، أما الطرف الدان للعملية فيتكون من حسابين هما الصندوق والدائنون ، الصندوق عبارة عن اصل في حالة نقصان يجعل دائن بميلغ 15,000 والدائنون خصم في حالة زيادة يجعل دائناً بمقدار 15,000 وبالتالي يكون قيد اليومية لهذه العملية
المبلغ اليان رقم
القيد
رقم
السند
رقم صفحة
الإستاذ
التاريخ
المدين الدائن
30,000 حـ / السيارات 12 88 9 6-6
15,000 حـ / الصندوق
15,000 حـ / الدائنين ( وائل )
شراء سيارات نقداً وعلى الحساب

فيما يلي مجموعة من الأمثلة على تطبيق نظام القيد المزدوج لإثبات العمليات المالية بدفتر اليود اليومية :
مثال رقم 1
في 1-1 بدأ فيصل أعمالة التجارية برأس مال وقدة 50,000 ، وتم إيداع المبيلغ بصندوق المنشأة .
هذه الجملة عبارة عن عملية مالية أثرت على طرفين ، الطرف الأول الصندوق عنصر من عناصر الأصول وهي في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل مدينة وهو الطرف المدين
الطرف الثاني رأس المال فهو في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل دائنة ، بذلك الطرف الدائن . والأن يمكننا تسجيل العملية بدفتر القيود اليومية :
المبلغ اليان رقم
القيد
رقم
السند
رقم صفحة
الإستاذ
التاريخ
المدين الدائن
50,000 حـ/ الصندوق (البنك ) 1 1-1
50,000 حـ / رأس المال
إثبات بداية العمل التجاري

فعملية التسجيل مرات بالمراحل التالية :
1- تحديد العناصر التي تأثرت بالعملية المالية
2- تحديد نوعية هذه العناصر
3- تحديد حالة الزيادة والنقصان
4- تطبيقلاقاعدة ومن ثم إعداد القيد وتسجيلة بدفتر القيود اليومية
مثال رقم 2
في 3-1 إشترت المنشأة أثاث بمبلغ 1000 نقداً
هذه الجملة عبارة عن عملية مالية أثرت على طرفين ، الطرف الأول الأثاث من الأصول فهو في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل مدينة بذلك حددنا الطرف المدين .
الطرف الثاني الصندوق عنصر من عناصر الأصول وهو في حالة نقصان وحسب القاعدة تسجل دائنة وهو الطرف الدائن . والأن يمكننا تسجيل العملية بدفتر القيود اليومية

المبلغ اليان رقم
القيد
رقم
السند
رقم صفحة
الإستاذ
التاريخ
المدين الدائن
1000 حـ/ الأثاث 2 1-3
1000 حـ/ الصندوق (البنك )
شراء أثاث نقداً


مثال رقم 3
في 5-1 أشترت المنشأة الآت بمبلغ 3000 من منشأة جهاد على الحساب ( باالأجل )
العملية مالية أثرت على طرفين الطرف الأول الآلات من الأصول فهي في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل مدينة وبذلك حددنا الطرف المدين .
الطرف الثاني الدائنين – منشأة جهاد عنصر من عناصر الخصوم وهي في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل دائنة وهو الطرف الدائن ، والأن يمكننا تسجيل العملية بدفتر قيود اليومية
المبلغ اليان رقم
القيد
رقم
السند
رقم صفحة
الإستاذ
التاريخ
المدين الدائن
3000 حـ/ الآلات 3 1-5
3000 حـ/ الدائنين منشأة جهاد
شراء الآلات على الحساب


مثال رقم 4
في 7-1 سددت المنشأة رواتب الموظفين مبلغ 4000 وفاتورة الكهرباء 200 بشيك
العملية المالية أثرت على طرفين ، الطرف الأول الرواتب ومصروفات الكهرباء من المصروفات فهي في حالة زيادة وحسب القاعدة تسجل مدينة بذلك حددنا الطرف المدين .
الطرف الثاني البنك عنصر من عناصر الأصول وهو في حالة نقصان وحسب القاعدة تسجل دائنة وهو الطرف الدائن والأن يمكننا تسجيل العملية بدفتر القيود اليومية .






المبلغ اليان رقم
القيد
رقم
السند
رقم صفحة
الإستاذ
التاريخ
المدين الدائن
4000 حـ/ الرواتب 4 1-7
200 حـ/ فاتورة كهرباء
4200 حـ/ البنك
سداد مصروفات مختلفة بشيك