المحاسبة الإدارية في مجال الرقابة وتقييم الأداء
إن مضمون الرقابة هو متابعة تنفيذ الخطوات اللازمة لتحقيق أهداف المشروع والتأكد من أن الخطط تنفذ وفقا لما هو محدد من قبل ، ويعتمد في ذلك على المعايير التي تستخدم كعلاقات لاختبار النتائج الفعلية والتأكد من انجاز الأفراد القائمين بالتنفيذ الفعلي حسب الخطة المرسومة . وتستلزم الرقابة وضوح الأهداف والخطط وتوافر وسائل الاتصال الفعالة كأساس لحسن فهم الأهداف والخطط الرئيسية للمشروع .
أنواع الرقابة :
1- من حيث وقت إجراء الرقابة :
أ- رقابة في التخطيط : للتأكد من أن المعلومات المعتمد عليها في وضع الخطة سليمة وأنها
أعدت وفق إجراءات صحيحة ومتابعة البيانات لإجراء التصحيحات ومتابعة الخطة .
ب- الرقابة قبل التنفيذ : التأكد من تصحيح الأخطاء السابقة ( مواطن الإسراف أو الخلل )
قبل البدء في التنفيذ للمرحلة التالية .
ج- الرقابة خلال التنفيذ : وتشمل متابعة الأداء الفعلي .
د- الرقابة بعد التنفيذ : مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط واتخاذ الإجراء اللازم للتصحيح
وتحديد الانحرافات ومسبباته والمسؤولية عن حدوث الخطأ .
2- من حيث الجهة التي تؤدي الرقابة :
أ- رقابة داخلية : تمارسها الإدارة بمستوياتها المختلفة وتهدف إلى تحسين أداء الوحدة
وحماية أصولها ، وتشمل كل أنواع الرقابة من ضبط داخلي أو مراجعة داخلية .
ب- رقابة خارجية : أي من خارج الجهاز العامل داخل المشروع وتهدف إلى ضمان وتأكيد
سلامة التصرفات المالية وأن القوائم والحسابات الختامية سليمة ، وأن الأساليب
المستخدمة في المشروع تحقق أهداف المنشأة .
( يوجد تكامل وترابط بين الرقابة الداخلية والرقابة الخارجية )
3- من حيث طبيعة الرقابة :
أ- رقابة إدارية : ويتم من خلالها تقييم أداء الإدارة ومدى تطبيقها للوائح والأنظمة وسلامة
عملية اتخاذ القرارات ( تقييم الوظائف ) .
ب- رقابة مالية : يقصد بها التأكد من أن الأموال يتم استخدامها طبقا للأهداف المحددة مسبقا ،
بمعنى أن الاحتياجات المالية وفرت في الوقت المناسب ، ومن المصدر المناسب ،
وبالشروط المحددة .
ج- رقابة شاملة : وتشتمل على 1- رقابة مالية ، 2- ورقابة إدارية ، 3- رقابة الكفاءة والفعالية
يقصد بالكفاءة : الاستغلال الأمثل للموارد ( أقل تكلفة ، أكثر إنتاجية ، أقل وقت )
يقصد بالفعالية : مدى تحقيق الأهداف المخططة
( وهي أفضل أنواع الرقابة )
دور المحاسب الإداري في الرقابة :
• توفير المعلومات التي تساعد الإدارة في القيام بوظيفة الرقابة .
• تحديد المقاييس والمعايير المستخدمة في الرقابة .
• الرقابة على أداء العاملين .
• تحديد طرق تقييم الأداء وتصحيح الإنحرافات .
و يثار هنا تساؤل : هل الرقابة هي تقييم الأداء ؟
يوجد تشابه كبير بين كل من الرقابة وتقييم الأداء . فالرقابة تبدأ مع عملية تخطيط الأهداف المرجو تحقيقها. وتسير مع التنفيذ لمتابعة الأحداث الفعلية ومقارنتها بالمخطط مقدما ، وتمكن من اكتشاف الانحرافات التي تحدث أثناء التنفيذ ( وقد تتخذ إجراءات مصححة خلال التنفيذ )
أما تقييم الأداء فيهتم بتحليل الانحرافات التي حدثت ومعرفة مسبباته وتحديد المسئول عنها ، وعليه يعتبر تقييم الأداء أكثر شمولا من الرقابة ، حيث أنه يسير في نفس اتجاه الرقابة ثم يزيد عنها في عملية تحليل النتائج ، بل أن الرقابة ذاتها تعد مرحلة من مراحل تقييم الأداء .
أدوات المحاسبة الإدارية في الرقابة :
1- الموازنات التخطيطية
2- تكاليف معيارية
3- النسب المالية
4- محاسبة المسؤولية
5- نظم المعلومات
الرقابة باستخدام النسب المالية :
تعتبر من أقدم وسائل التحليل والرقابة لدراسة المركز الائتماني للمنشأة والحكم على نتائج أعمالها وسلامة مركزها المالي من خلال التناسب بين أنواع الأصول والخصوم ، وبين الإيرادات والمصروفات . ويتم مقارنة النسب المالية للمنشأة مع النسب المثالية على مستوى الصناعة أو النشاط ، أو بالنسب المالية للمنشآت الأخرى
وتوجد عدة أنواع من النسب المالية من أهمها :
1- نسب السيولة 2- نسب الربحية 3- نسب المقدرة على سدادا الديون
محاسبة المسؤولية :
محاسبة المسؤولية لها أصل قديم فقد جاء ذكرها في القرآن الكريم ( .. من يعمل مثقال ذرة خيرا يره ، ومن يعمل مثقال ذرة شرا يره )
وحديث الرسول صلى الله عليه وسلم " كلكم راع وكلكم مسئول عن رعيته
وفي العصر الحديث ظهرت فكرة محاسبة المسؤولية نتيجة لزيادة وكبر حجم الوحدات الاقتصادية وظهور مشكلة تناقص الكفاءة الإدارية والحاجة إلى إحكام الرقابة ، وقد قدم علم الإدارة فكرة اللامركزية في السلطة ، والتي انسحبت إلى المسؤولية عن حل تلك المشاكل . مما دعى المحاسبة إلى أن تواكب هذا التطور من خلال فكرة محاسبة المسؤولية والتي تعتبر من أدوات المحاسبة الإدارية في مجال مساعدة الإدارة على الرقابة وتقييم الأداء .
تعريف محاسبة المسؤولية :
هي نظام علمي شامل يربط فيما بين التنظيم الإداري والنظام المحاسبي من خلال تقسيم المشروع إلى مراكز مسؤولية تساعد في ربط الأداء بالأشخاص المسئولين عن هذا الأداء ، وذلك من خلال نظام متكامل من التقارير يعتمد على تطبيق مبدأ الرقابة بالاستثناء ، بما يساعد في عمليات التخطيط والتنظيم والرقابة وتقييم الأداء.
مقومات محاسبة المسؤولية :
1- تقسيم المنشأة إلى مراكز مسؤولية .
2- تجميع عناصر التكاليف والإيرادات الخاضعة للرقابة حسب مراكز المسؤولية .
3- إعداد تقارير رقابية لمراكز المسؤولية المختلفة تبين نتائج الأداء الفعلية مقارنا بما كان مستهدفا .
مفهوم مراكز المسؤولية :
هو وحدة طبيعية مستقلة سواء كانت فنية أم إدارية ، وعادة يرأس الوحدة أحد العاملين وهو الذي يعتبر مسئولا عن أدائها . وقد تكون مراكز المسؤولية ممثلة في الشركة ككل أو في القسم أو في عملية معينة .
وكلما كبر حجم المشروع وتعقدت عملياته وتنوعت منتجاته واتسع نطاقه الجغرافي ، كلما زادت الحاجة إلى اللامركزية وتفويض السلطات للمستويات الإدارية وظهور العديد من مراكز المسؤولية .
وتنقسم مراكز المسؤولية إلى :
1- مراكز تكلفة : تمثل أصغر وحدة نشاط تتخذ أساسا لتجميع عناصر التكاليف ، ولا تحقق أي إيراد ز بمعنى أن للمركز تأثير في حدوث التكلفة وليس له تأثير على المبيعات أو الإيراد ( مثال : قسم الغزل ، قسم الصيانة )
2- مراكز ربحية : عبارة عن وحدة تنظيمية يرأسها مدير مسئول عن الإيرادات والتكاليف معا حيث تخضع الإيرادات والتكاليف لرقابته . وفي هذه الحالة قد يكون مركز الربحية طبيعيا ، أي يمثل وحدة إدارية مستقلة تبيع منتجاتها خارج المنشأة . وقد يكون مركز الربحية اصطناعيا أي يبيع منتجاته داخل المنشأة ويطلق على سعر البيع في هذه الحالة سعر التحويل . مركز الربحية قد منتجاته سلع أو خدمات .
3- مراكز استثمار : وتتمثل في الوحدة التنظيمية المسئولة عن كل ما يتصل باستثمار معين ، ويحاسب مدير مركز الاستثمار عن التكاليف والإيرادات الخاصة بالمركز والاستخدام المربح للمال المستثمر به .


أهمية التفرقة بين المراكز السابقة :
ترجع أهمية التفرقة إلى استخدام مقاييس مختلفة لتقييم الأداء وذلك كما يلي :
1- مراكز التكلفة : يتم تقييم أدائها على أساس المقارنة بين التكاليف الفعلية والمعيارية .
2- مراكز الربحية : يتم تقييم أدائها على أساس مؤشرات الربحية .
3- مراكز الاستثمار : يتم تقييم أدائها على أساس معدل العائد على الاستثمار أو الدخل المتبقي .
تجدر الإشارة إلى أن تحديد مراكز المسؤولية يختلف من منشأة لأخرى ، ويحكمه ما يلي :
1- حجم المنشأة
2- نوع الصناعة
3- طبيعة العمليات الصناعية
4- التنظيم الإداري للمنشأة
فيما يلي بعض الأشكال التنظيمية :
شكل ( 1 )


الرئيس


نائب الرئيس للتمويل


نائب الرئيس للتسويق


نائب الرئيس للتصنيع


مصنع 2


مصنع 1


قسم ب


قسم أ


عمال


عمال




في الشكل ( 1 ) يلاحظ أن المنشأة تحتوي فقط على مراكز تكاليف ولا توجد مراكز ربحية لأن الرئيس فقط هو الذي يمكنه الرقابة على التكاليف والإيرادات معا .


شكل ( 2 )




الرئيس


نائب الرئيس للمنطقة الجنوبية


نائب الرئيس للمنطقة الغربية


نائب الرئيس للمنطقة الشمالية


المدينة


جدة


إدارة الإنتاج


إدارة المبيعات


مصنع ا


مصنع 2


قسم أ


قسم ب


عمال


عمال


في الشكل ( 2 ) تحتوي المنشأة على جميع أنواع المراكز ( مراكز استثمار ومراكز ربحية ومراكز تكلفة )
إعداد التقارير الرقابية لمراكز المسؤولية :
يعتبر إعداد التقارير الرقابية لمراكز المسؤولية أحد المقومات الأساسية لمحاسبة المسؤولية . حيث أن المسئول عن كل مركز من مراكز المسؤولية يجب أن يتلقى تقارير دورية عن النتائج الفعلية لمركز المسؤولية مقارنة بالنتائج المخططة والانحرافات التي حدثت ومسبباتها .
ويجب مراعاة المقومات الأساسية التالية عند إعداد التقارير الرقابية :
1- توافق التقارير مع الخريطة التنظيمية للمنشأة : يكون التقرير موجه لمركز مسؤولية معين ( رئيس مباشر )
2- التوقيت الملائم : يجب تقليل الفاصل الزمني بين نقطة اتخاذ القرار وإعداد التقرير إلى أدنى حد ممكن .
3- يحتوي على المقارنات بين الأراقم الفعلية والمعيارية ( المخططة ) ، وتحديد الانحرافات الجوهرية التي تحتاج إلى إجراءات مصححة .
4- ملائمة التقرير للمستوى الإداري الذي يرفع له ، حيث أنه كلما أرتفع المستوى الإداري كلما قلت التفاصيل ، ويرجع ذلك إلى :
أ*- الرئيس يهتم بأداء المستوى الذي يليه مباشرة .
ب*- صعوبة تجميع التفاصيل الكثيرة في تقرير واحد .
ج*- تطبيق مبدأ الإدارة بالاستثناء أي التركيز على النواحي التي يختلف فيها الفعلي
عن التخطيطي .
ويتم إعداد التقارير الرقابية على أساس تجميع العناصر الخاضعة للرقابة ابتداء من المستويات الدنيا لمراكز المسؤولية ثم تتدرج في تجميع العناصر الخاضعة لرقابة مراكز المسؤولية الأعلى ، بحيث أن العناصر الخاصة بكل مركز مسئولية أعلى تتضمن العناصر الفرعية التابعة لذلك المركز مضافا إليها العناصر الخاضعة لرقابة المركز الأعلى .
مثال :
فيما يلي شكل( 3 ) يوضح التكاليف الخاضعة لرقابة كل مركز مسئولية في إحدى المنشآت الصناعية :
مستويات المسئولية


العامل الفردي




رئيس القسم






مدير المصنع


نائب الرئيس للتصنيع مجالات المسئولية


عمال عمال عمال عمال عمال عمال عمال عمال




قسم د


قسم أ




قسم ب


قسم ج


مصنع 1


مصنع 2




جميع أنشطة التصنيع






التكاليف الخاضعة للرقابة


خاضعة لرقابة العامل




جميع التكاليف أعلاه + تكاليف أنشطة لم تفوض


جميع التكاليف أعلاه + تكاليف أنشطة مدير المصنع التي لم تفوض


مجوع التكاليف أعلاه + تكاليف أنشطة نائب الرئيس لم تفوض


بناء على شكل ( 3 ) يمكن تحديد التكاليف الخاضعة لرقابة كل مركز مسئولية كما يلي :
1- رقابة العامل الفردي تتمثل في التكاليف الخاضعة لرقابته ( مواد مباشرة ، أجور مباشرة ، تكاليف صناعية غير مباشرة )
2- رقابة رئيس القسم تتمثل في تكاليف خاضعة لرقابة العامل الفردي + تكاليف خاضعة لرقابة رئيس القسم ( أجور الوقت الإضافي ) .
3- رقابة مدير المصنع تتمثل في تكاليف خطوة 1 و خطوة 2 ( العامل + رئيس القسم ) + تكاليف خاضعة لرقابة مدير المصنع ( تكاليف إدارية خاصة بالمصنع مثل الأدوات المكتبية )
4- رقابة رئيس التصنيع تتكون من مجموع الفقرات ( 1 + 2 + 3 ) + تكاليف خاضعة لرقابته ( مثال مرتبات الموظفين والمستشارين ) .
تمارين على موضوع محاسبة المسؤولية
تمرين ( 1 )
ــــــــــــــــــــ البيانات التالية مستخرجة من دفاتر إحدى شركات تصنيع الثلاجات وا لخاصة بمركز التشطيب والذي يتكون من قسمين هما الدهان ، التلميع عن المدة من 1/1/2006 وحتى 30/6/2006 والمركز يقع في مكان مستقل بذاته
تكلفة مخططة لمركز الدهان تكلفة مخططة لمركز التلميع تكلفة فعلية لمركز الدهان تكلفة فعلية لمركز التلميع البيان
120000 18000 126000 18720 مواد مياشرة
10500 12600 10920 12222 أجور مباشرة
6000 9000 6000 9000 اهلاك الآلات
12000 21000 12000 21000 قوى محركة
1500 2000 1500 2000 إيجار المبنى


المطلوب : 1- إعداد تقرير المحاسبة بالمسؤولية لرئيس كل مركز
2- إعداد تقرير المحاسبة بالمسؤولية لمدير مركز التشطيب
تمرين ( 2)
ـــــــــــــــــ إحدى الشركات لتصنيع الملابس الجاهزة وتمارس نشاطها في ثلاث مناطق هي ( الرياض ، جدة ، الدمام ) وكانت البيانات المتوفرة عن عام 2006 بآلاف الريالات كما يلي :
أ – منطقة الرياض:
ـــــــــــــــــــــــــ ـ 360000 المبيعات - 183000 تكلفة المبيعات المتغيرة - 25500 تكلفة التسويق المتغيرة – 36000 تكاليف تسويقية ثابتة يمكن تتبعها – 48000 تكاليف إدارية ثابتة يمكن تتبعها
ب – منطقة جدة :
ـــــــــــــــــــــــــ ـ 840000 المبيعات – 330000 تكلفة مبيعات متغيرة – 49500 تكلفة تسويق متغيرة – 60000 تكاليف تسويقية ثابتة يمكن تتبعها – 66000 تكاليف إدارية يمكن تتبعها
جـ - منطقة الدمام :
ـــــــــــــــــــــــــ ـــ 570000 المبيعات – 255000 تكلفة المبيعات المتغيرة – 36000 تكلفة التسويق المتغيرة –42000 تكاليف تسويقية ثابتة يمكن تتبعها – 57000 تكاليف إدارية ثابتة يمكن تتبعها
وكانت هناك تكاليف مشتركة للإدارة 67500 ريال ، وللتسويق 16500 ريال ، وتقوم الشركة بتشغيل أربع مصانع وبياناتها كما يلي :
1- مصنع الخرج : وتكلفة الإنتاج فيه تبلغ 117000 ريال ويبيع إنتاجه في منطقة الرياض و منطقة الدمام
2- مصنع الدوادمي : وبلغ تكلفة الإنتاج فيه 51000 ريال ويبيع إنتاجه في منطقة الرياض
3- مصنع رابغ : وتبلغ تكلفة الإنتاج فيه 46500 ريال ويبيع إنتاجه في منطقة جدة
4- مصنع الجبيل : وتكلفة الإنتاج فيه تبلغ 31500 ويبيع إنتاجه في منطقة الدمام
المطلوب :
ــــــــــــــــ إعداد تقرير الأداء بحسب المناطق البيعيه مع إبراز هامش المساهمة وربح كل منطقة بيعيه ، مع توضيح التكاليف المشتركة ( المحملة ) مخصومة من إجمالي أرباح المناطق البيعية
تمرين ( 3 ) :
ـــــــــــــــــــــ
فيما يلي البيانات التي تم الحصول عليها من إحدى الشركات الصناعية لعام 1427
عناصر التكاليف مخطط 1427 فعلي 1427
ديون معدومة 5000 3000
مصروفات إعلان 4000 4000
مصروفات سفر مندوبي البيع 9000 10200
أجور عمال التفصيل 6000 6600
أجور عمال الخياطة 17000 18400
مرتبات موظفي إدارة الائتمان 8000 8000
مصروفات مكتب مدير التسويق 20000 21400
مصروفات مكتب مدير إدارة البيع 16000 15700
مصروفات مكتب مدير التصنيع 21000 20100
أقمشة مستخدمة 31000 34000
مصروفات إدارة الائتمان 1200 1050
عمولات مبيعات 7000 7000
خيوط 500 450
مصروفات قسم التفصيل 800 700
مصروفات قسم الخياطة 900 950
مصروفات إدارة الصيانة 12000 12200
مصروفات مكتب مدير إدارة الإنتاج 18000 17000
المطلوب :
إعداد مجموعة التقارير الرقابية لأقسام وإدارات المصنع تتمشى مع مفهوم محاسبة المسؤولية
إذا توفر لديك الهيكل التنظيمي للشركة موضع الدراسة .


Shape \* mergeformat
مدير المصنع


مدير التصنيع


مدير التسويق


مدير إدارة الائتمان


مدير إدارة الإعلان


مدير إدارة البيع


مدير إدارة الصيانة


مدير إدارة الإنتاج


رئيس قسم الخياطة




رئيس قسم التفصيل