مقدمة :
تهدف عملية تصميم نماذج المستندات والدورات المستندية لعمليات وأنشطة الشركة لما يلى:-
1- تحقيق الضبط الداخلى للعمليات والرقابة على عناصر التشغيل.
2- تسهيل إجراءات تنفيذ العمليات.
3- انسياب المستندات بسهولة وبسرعة.


4- توفير البيانات اللازمة لعمليات التسجيل بالدفاتر وتحليل البيانات وإعداد الدفاتر والقوائم والملخصات المالية.
وحتى تحقق الدورات المستندية أهدافها فإنه يجب أن تتسم بالشمول لجميع عمليات الشركة وأنشطتها ذات الأثر المالى.


تنظيم استخدام وتداول نماذج المستندات :
يتم تسليم دفاتر نماذج المستندات من قبل المدير المالى حيث يقوم أى موظف باستلام دفتر بالتوقيع على نموذج استلام دفاتر [يوضح به اسم الموظف المستلم ، نوع الدفتر ، رقم مسلسل من:... إلى:...] وعند انتهاء، الدفتر يتم تسليمه مرة أخرى إلى المدير المالى.


وقد صنفت الدورات المستندية وفقاً للعمليات والأنشطة التى تزاولها الشركة كالآتى:-


2- المستندات والدورات المستندية للعمليات بالشركة:


2/1 الدورة المستندية للمقبوضات:
2/1/1 المقبوضات النقدية.
2/1/2 المقبوضات بشيكات.


2/2 الدورة المستندية للمدفوعات:
2/2/1 المدفوعات النقدية.
2/2/2 المدفوعات بشيكات.


2/3 الدورة المستندية للعهدة المستديمة.


2/4 الدورة المستندية للأجور والمرتبات.


2/5 الدورة المستندية للمشتريات.


2/6 الدورة المستندية للمخازن
2/6/1 أنواع المواد المستخدمة فى النشاط وتقسيم المخازن.
2/6/2 دورة إضافة المشتريات بالمخازن.
2/6/3 دورة الصرف من المخازن.
2/6/4 دورة الإرتجاع من التشغيل.


2/7 الدورة المستندية للمبيعات.
2/1 الدورة المستندية للمقبوضات


2/2/1 المقبوضات النقدية بالخزينة:
• عند قبول العميل عرض الأسعار المقدمة من قبل إدارة الشركة تقوم إدارة المبيعات بتحرير إذن توريد نقدية/شيكات من أصل + 2صورة ... نموذج رقم (1):
الأصل : يسلم للعميل للتوجه به إلى أمين الخزينة.
الصورة الأولى : ترسل إلى إدارة المبيعات وتحفظ بملف العميل للمتابعة.
الصورة الثانية : تحفظ بالدفتر
وذلك مقابل الدفعة المقدمة أو طبقاً لشروط العرض.
• يتوجه العميل بأصل إذن توريد النقدية/الشيكات إلى خزينة الشركة للسداد، حيث يقوم أمين الخزينة باستلام إذن التوريد والنقدية وتحرير إيصال استلام نقدية/الشيكات من أصل + 3 صورة ... نموذج رقم (2):
الأصل : يسلم للعميل الذى قام بتوريد النقدية أو الشيكات.
الصورة الأولى : ترسل إلى إدارة الحسابات " حسابات العملاء".
الصورة الثانية : ترسل إلى إدارة المبيعات وتحفظ بملف العميل للمتابعة.
الصورة الثالثة : تحفظ بالدفتر.
• وفى نهاية اليوم ... يقوم أمين الخزينة بالتأكد من تسجيل جميع إيصالات الاستلام وأذون الصرف فى كشف حركة الخزينة وإرفاق جميع المستندات بالكشف وتسليمها لإدارة الحسابات.
• تقوم إدارة الحسابات بالتسجيل بدفتر يومية الصندوق والتسجيل أيضاً بأستاذ مساعد العملاء.
• ثم تقوم إدارة المراجعة بمطابقة كشف حركة الخزينة بإيصالات استلام النقدية وفواتير البيع أو العقود أو عروض الأسعار ... وأيضاً التأكد من صحة ترحيل القيود بعد قيام إدارة الحسابات بتسجيلها.


2/1/2 المقبوضات بشيكات:
• يتقدم العميل لسداد الشيكات المستحقة عليه إلى إدارة المبيعات حيث تتأكد من صحة الشيك والمبلغ المستحق بالمديونية ثم تحرير إذن توريد نقدية/شيكات من أصل + صورة ... نموذج رقم (1):
الأصل : يسلم لأمين الخزينة.
الصورة : تحفظ بالدفتر.
• يقوم العميل بالتوجه إلى أمين الخزينة بالشيك وإذن التوريد حيث يقوم بتحرير إيصال استلام نقدية/شيكات من أصل + 2 صورة ... نموذج رقم (2):
الأصل : يسلم للعميل.
الصورة الأولى : ترسل إلى إدارة الحسابات.
الصورة الثانية : تحفظ بالدفتر.
• فى نهاية اليوم يقوم أمين الخزينة بتحرير كشف حركة الخزينة مبين بها حركة النقدية والشيكات بالخزينة ويرفق بها المستندات ثم يسلمها لإدارة الحسابات لاتخاذ الإجراءات المحاسبية اللازمة.
• كما يقوم أمين الخزينة بتحرير حافظة شيكات مسجل بها جميع أرقام الشيكات الوارده إليه وتواريخ استحقاقها وقيمتها والبنك المسحوبة عليه لإرسالها إلى البنك للتحصيل وتوقيع البنك عليها باستلام هذه الشيكات.