أنواع الدفاتر
أولا : دفتر اليومية Journal
وهو دفتر يتم فيهتسجيل القيود وفقا لتسلسل تواريخ العمليات .
ويشترط فيها : ـ

  1. أن تكون خالية من اي فراغ أو كتابة في الحواشي أو كشط أو تحشير فيما دون بها .
  2. ترقم كل صفحة قبل الاستعمال .






دفتر اليومية
مثال
المبلغ المبلغ البيــــــــان رقم
القيد
رقم
المستند
رقم
صفحة
الأستاذ
التاريخ
منه له

500
500 من الحساب ( المدين)
الي الحساب ( الدائن )
شرح العملية ( اذا رغب المحاسب )
1 1 32
68
00/1/1
كشف الحساب
Balance Bill No. Debt. Crd. Desc. Date

دفتر الأستاذ LEDGER
من المعروف من تعريف المحاسبة أنها تقوم بتسجيل وتبويب وتحليل العمليات المالية في مجموعة من الدفاتر والسجلات .
ففي دفتر اليومية تمت المرحلة الأولي وهي التسجيل .
أما مرحلة التبويب فتتم عن طريق دفتر الأستاذ .
حيث يتم تبويب العمليات المتجانسة التي من نوع واحد في حساب واحد ، مع الفصل بين العمليات المدينة والعمليات الدائنة بحيث يمكن التعرف ـ بدون صعوبة أو تعرض للخطر ـ علي مركز الحساب إذا شاء محاسب المنشأة ، وتسمي عملية نقل أطراف العمليات من اليومية الي الحسابات المقابلة لها بدفتر الاستاذ بعملية الترحيل .
يمكن الوصول الي حجم المديونية أو الدائنية لكل نوع من العمليات المتجانسة وبالتالي يمكن تحضير الحسابات الختامية وقائمة المركز المالي بسهولة ويسر.
شكل الحساب
يتكون دفتر الاستاذ من صفحات تمثل كل صفحة حسابا من الحساب تجمع فيه المبالغ المدينة أو الدائنة ، ويتم تصوير الحساب من جانبين :
الجانب المدين وهو الجانب الأيمن وتقيد فيه العمليات المالية التي يكون فيها الحساب مدينا .
الجانب الدائن وهو الجانب الأيسر وتقيد فيه العمليات المالية التي يكون فيها الحساب دائنا.
وتخصص كل صفحة لحساب مستقل .
رقم الحساب……….
عنوان الحساب ( حـ/ المبيعات )
مبلغ بيان صفحة
اليومية
التاريخ مبلغ بيان صفحة
اليومية
التاريخ
فلس درهم فلس درهم

ملاحظات

  1. يذكر في اعلي حساب الآلات أو المباني معدلات الاستهلاك ومكان وجودها .
  2. يذكر في أعلي حساب العميل فترة الائتمان التي تمنح اليه وشروط البيع وهل توقف عن الدفع مرة من المرات .
  3. التاريخ ، ويسجل فيها تاريخ العملية الوارد في المستند وبالتالي في اليومية .
  4. قد يأخذ شكل قائمة كما هو معتمد في البنوك كي تبين الرصيد بعد كل عملية حتي يظهر الرصيد بعد كل حركة سواء كانت مدينة أو دائنة .

استخراج مديونية أو دائنية الحسابات ( الترصيد ) Balancing
الترصيد هو تحديد الفرق بين جانبي الحساب المدين والدائن
أولا : الرصيد قد يكون مدينا، أي أن مجموع الجانب المدين يزيد علي الجانب الدائن ومن ثم يكون الفرق من طبيعته مدينا .
منه ـــــــــــ الحساب ذو الرصيد المدين ـــــــــــــ له
له البيان
رقم السند التاريخ منه البيان رقم السند التاريخ
2000 مـن حـ/ الصندوق 6 5/8 3000 إلـى حـ/ المبيعات 9 7/8
2000 مـن حـ/ الصندوق 9 8/8 2000 إلـى حـ/ المبيعات 11 13/8
4000 إلـى حـ/ المبيعات 12 14/8
5000 رصيد مرحل 21/8
9000



9000



5000 رصيد منقول
إجراءات الترصيد

  1. يحدد الجانب الذي يتضمن مبالغ أكبر وتجمع خانة المبلغ ويكتب المجموع بين خطين .
  2. ينقل نفس المجموع الأكبر الي خانة المبلغ الآخري ويكتب المجموع بالمثل بين خطين علي نفس مستوي سطر المجموع الأول .
  3. الفرق بين المجموع الكبير ومجموع المبالغ في الجانب ذات المجموع الأقل يمثل رصيد الحساب .

والفرق في الحساب أعلاه يعتبر رصيدا مدينا لأن
مجموع الجانب المدين - مجموع الجانب الدائن = رصيد مدين
9000 - 4000 = 5000 مدين
الرصيد المرحل Balance Carried Down
الرصيد المنقول Balance Brought Down
وتعتبر هذه العملية بمثابة إعادة فتح الحساب ويقال في هذه الحالة أن الحساب أعيد فتحه برصيد مدين قدره 5000 درهم .
ويلاحظ كقاعدة أن الحسابات التي تظهر أرصدتها مدينة هي : ـ
ـ جميع الأصول ثابتة ومتداولة .
ـ جميع الحسابات الأسمية التي تمثل مصروفات .
ثانيا :ـ الرصيد الدائن ( عكس المدين )
الحسابات التي تظهر أرصدتها دائنة : ـ
ـ حقوق الغير :

  1. الدائنون .
  2. القروض .
  3. بنك سحب علي المكشوف

ـ حقوق أصحاب المنشأة :

  1. رأس المال
  2. الأرباح Profits

مناسبات تحديد المديونية أو الدائنية ( الترصيد ) :

  1. عندما ترغب المنشأة في المطالبة بما لدي المدينين وارسال كشوف حساباتهم أو التعرف علي ما عليها من مبالغ قبل الموردين لسدادها .ويتطلب ذلك ترصيد الحسابات الشخصية للتعرف علي المديونية أو الدائنية للحسابات وغالبا يتم الترصيد في آخر كل أسبوعين أو كل شهر وفقا للطريقة التي تسير عليها المنشأة في المطالبة أو السداد ـ في البنوك وشركات التأمين يتم الترصيد مع كل عملية مع الغير .
  2. في أوقات محددة في نهاية كل أسبوع أو كل شهر أو كل ثلاثة شهور أو كل نصف سنة تقوم ادارة الحسابات بترصيد الحسابات واستخراج ميزان المراجعة وذلك كوسيلة للضبط الداخلي لتحقيق التوازن الحسابي والاطمئنان علي صحة القيود من الناحية الحسابية ـ القيد المزدوج يحقق التوازن التلقائي للحسابات وميزان المراجعة هو الذي يكشف لنا هذا التوازن من عدمه .
  3. في آخر الفترة يتم ترصيد الحسابات واستخراج ميزان المراجعة وذلك لتحضير كل من
  4. حساب المتاجرة Trading Account
  5. حساب الأرباح والخسائر Profit and Loss Account
  6. قائمة المركز المالي Balance Sheet