تخطيط منظومة العمل و التحكم فيها:
 التحكم: هو مقارنة الأداء الفعلي بالمخطط له، وإجراء التعديلات بحيث يتم تنفيذ الخطة الموضوعة.
1. أنظمة التحكم.
سنبدأ بنظرية بسيطة حول أنظمة التحكم ، ثم نتناول نموذجاً للتخطيط ،مقسماً على سبعة تمارين مرتبطة ببعضها البعض .
يوجد نظامان للتحكم في منظومة العمل هما.
 نظام الدوائر المفتوحة.
 نظام الدوائر المغلقة.
 نظام الدوائر المفتوحة للتحكم:
فيها يتم إدخال المدخلات في منظومة العمل وانتظار النتائج دون التحكم في جودة المنتج النهائي.






نظام الدوائر المغلقة للتحكم:
فيها يتم إدخال المدخلات في منظومة العمل والمراقبة وأثناء المراقبة عند ملاحظة وجود اختلاف بين الناتج الفعلي والمخطط له يتم تعديل العمليات للحفاظ على المسار الصحيح للمنتج النهائي








ويسمى عنصري المراقبة والتعديل (دائرة التحكم الاسترجاعية Feedback control loop)
 تمـــرين:


فكر في المثالين التاليين، وحدد أي أنظمة التحكم يتبعها كل مثال ؟
المثال الأول:
تخيل انك تريد أن تخبز كعكة في فرن كهربائي فإنك تضع كعكة غير مخبوزة في الفرن ثم تضبط ساعة التوقيت وتضغط على زر التشغيل وعندما ينتهي الوقت الذي تم ضبطه سيغلق الفرن أوتوماتيكياً.
المثال الثاني:
تخيل انك تستحم وهدفك أن تجعل الماء ينساب عليك في درجة الحرارة المفضلة عن طريق مراقبة الحرارة (عن طريق الإحساس بها ) ثم تعديل وضع الصنابير للتحكم في درجة حرارة المياه.



 مراحل عملية التحكم :-
والان ننتقل من أنظمة التحكم النظرية إلى التحكم فى العمل فى الحياة الواقعية .
 تمـــرين:


يوم الأحد كلف ”مدحت“ (مشرف في احد المكاتب) بتجميع مجموعات مواد الدعاية الموجهة للعملاء (عددهم 20000 عميل ) ومخاطبتهم كل على حده ، ومراجعة تلك المجموعات ، ووضعها في مظاريف مغلقة وإرسالها مساء بحلول مساء الخميس ، وضع ”مدحت“ خطة لانجاز المهمة ووضع الجداول الزمنية ، وكلف (4 موظفين) ، وحدد قواعد ومعايير للعمل . وشعر ”مدحت“ بالثقة وترك فريق العمل يقوم بالعمل وحده دون مراقبة. يوم الخميس أدرك ”مدحت“ فجأة أنه لم يتم إعداد حوالي (13000 مجموعة) واضطر إلى تكليف الموظفين بالعمل لفترة إضافية مساء الخميس والجمعة على الرغم من التأخر لمده يوم .


لو كنت مكان مدحت ، واضعاً فى الاعتبار أنظمة التحكم التى تناولناها ، ما الذى كنت ستفعله لكى تتأكد من أن العمل سينجز فى الوقت المحدد له ؟ أكتب اقتراحين .
.................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. .................................................. ..................................................
في المثال السابق لاحظنا أن مدحت قام باتخاذ ما يلزم للحصول على النتيجة المرغوب فيها ، ولكنه أهمل المراقبة ولو قام بالمراقبة لأمكنه أن يعدل الخطة الأصلية خلال الفترة المطلوبة.
لذلك فإن عملية التحكم في العمل تشمل على:






- تحديد الأهداف:
يجب تحديد الأهداف الخاصة بالعمل وتختلف نوعية الأهداف حسب طبيعة الوظيفة والشركة التي تعمل فيها ، وحسب المدى المطلوب تحقيق الهدف فيه وهى نوعان :
أهداف طويلة الأجل:- مثل رغبة موزع لمنتجات التجميل أن تكون أكبر وأقوى من منافسيه.
أو رغبة صاحب مصنع لإنتاج مواد البناء في أن يكون من أبرز خمس شركات في هذه الصناعة.
أهداف قصيرة الأجل: مثل رغبة موزع منتجات التجميل أن يفتح فرع جديد في العام القادم.
أو رغبة صاحب مصنع مواد البناء أن يحصل على شهادة الجودة ISO 9001 خلال سنة.


أهم الاعتبارات عند تحديد الأهداف :
لأجل من نقوم بهذا العمل ؟ أو من هو العميل الذي سيستفيد من الأنشطة التي تقوم بها .


وضع الخطط:
الخطة هي برنامج تفصيلي لتحقيق هدف ما اي انها تقوم بترجمة الاهداف الي خطط قابلة للتحقيق ،وعند وضع أي خطة يجب الإجابة على الأسئلة التالية:


ما ؟ لماذا ؟
من ؟ كيف ؟
متى ؟ أين ؟
 ما هو المطلوب إنجازه بالضيط ؟
 لماذا يتم تنفيذ هذا العمل : أى لمصلحة من ؟
 من الذى يجب أن ينفذ كل جزء من أجزاء العمل ؟
 كيف سيتم تنفيذ العمل : أى الطرق والعمليات والاساليب الفنية التى سيتم أستخدامها ؟
 متى يجب البدء فى هذا العمل وموعد الانتهاء منه ، وربما تحدد تواريخ للمراحل المهمة المتفق عليها ؟
 أين سينفذ العمل ؟
مثال: يهدف مصنع الإسكندرية للمعادن إلى تخفيض تكاليف الإنتاج بنسبة 10% على الأقل.
ما هو المطلوب ؟
يهدف مصنع الإسكندرية للمعادن إلى تخفيض تكاليف الإنتاج عن طريق :
خفض المخزون - خفض تكاليف الشراء - زادة الإنتاجية عن طريق التوفير في المواد - خفض تكاليف التشغيل
لماذا يتم تنفيذ هذه العملية؟
يجب أن يجد المصنع طريقة لخفض التكاليف لتحسين قدرته التنافسية.
من الذي سيقوم بتنفيذ المطلوب ؟
تشترك عدة إدارات في عملية خفض التكاليف :
إدارة الإمداد والخدمات – خفض المخزون وتجنب بطء دورات المخزون لعدم زيادة تكاليف التخزين .
إدارة المشتريات – تقوم بشراء البضائع بأسعار أفضل وشروط أحسن.
إدارة الإنتاج – تقوم بزيادة الإنتاجية وتقليل الخسائر والهدر
الإدارات الأخرى – تقوم بخفض تكاليف التشغيل .


كيف يمكن تحقيق الهدف المطلوب ؟
إدارة الإمداد والخدمات – تستخدم أدوات وأساليب إدارة المخزون لتحقيق الهدف من خفض كمية المخزون وقيمته
إدارة المشتريات – تستخدم التحليل والتفاوض لضمان الحصول على أسعار اقل وفترات أطول في السداد.
ادارة الإنتاج – تضع المعايير وتقوم بالمراقبة والتدريب لتحسين عمليات الإنتاج .
الإدارات الأخرى – تحاول التحكم عن طريق خفض المصروفات الغير ضرورية.


متى نبدأ في تطبيق الخطة ؟
تبدأ الخطة في يناير وتستمر حتى ديسمبر من نفس العام . وسيتم مراجعة عملية التنفيذ شهرياً للسماح بإدخال تعديلات على الخطة إذا ما اقتضت الضرورة.
أين يمكن تطبيق الخطة ؟
في مصنع الإسكندرية للمعادن .
يجب أن تكون الخطة....
• شاملة لجميع الأشخاص الواقعين تحت نطاق المسئولية.
• تكون واقعية وممكن تحقيقها في ظل القيود المفروضة عليك.
• تراعى قدرات فريق العمل ومدى حاجتهم لتطوير مهاراتهم.
مراحل عملية التحكم:-
I. توصيل الخطة
يجب توصيل الخطة لفريق العمل وتتم بأساليب مختلفة حسب طبيعة فريق العمل .
 تمرير الأهداف العامة وترك أعضاء فريق العمل يتعاملون معها
وتستخدم في حالة ما إذا كان فريق العمل لدية خبرة كبيرة بطبيعة العمل وكيفية تنفيذه
 إعداد خطة عامة تقريبية لتحقيق الأهداف. وترك التفاصيل لفريق العمل.
 وضع خطط تفصيلية وإعطاء تعليمات محددة لكل عضو في فريق العمل.
وتستخدم لفريق العمل عديم الخبرة
II. تحديد معايير الأداء :
توضع المعايير للتحقق من تحقيق الأهداف ومن المعايير التي يمكن أن تستخدم في القياس
 الأهداف  المقياس
يجب أن تكون نسبة الشوائب في المادة الكيماوية المنتجة 0.001% درجة النقاء
يجب أن يكون متوسط الوقت الذي يستغرقه الحجز على خطوط جوية دقيقتين الوقت الذي تستغرقه العملية
يجب أن تكون تكاليف المنتج أقل من الموازنة تكاليف الإنتاج
يجب ألا تزيد مدة الاستجابة لمكالمات الطوارئ عن 10 دقائق مدى الاستجابة
وفى الحياة الواقعية يسمح ببعض الانحراف عن المعيار المحدد ويسمى (الانحراف المقبول ”السماحية“ tolerance )
مثال : في مصنع تعبئة الزجاجات تملأ زجاجات سعتها 500 مل – فقد تكون السماحية في زيادة أو نقص بمقدار 3 مل . أي أن الزجاجات المعبأة بـ 497 مل وحتى 503 مل تقبل.
II. جمع المعلومات Collecting Data :
من أساليب جمع المعلومات
 التحدث مع الأشخاص
 تنظيم اجتماعات دورية للاستماع إلى ردود الموظفين
 طلب تقارير (ويجب أن تحدد شكل التقارير والبيانات المطلوبة فيها والفترات المنتظمة لتقديمها والشخص المسئول عن تقديمها )
 التحري بالتجول في مكان العمل (Walking the Job) وهو من أشهر أساليب جمع المعلومات حيث يقوم المدير المباشر بالتجول في منطقة العمل عدة مرات في اليوم ويحافظ على الاتصال المستمر بالأحداث وتجميع قدر من المعلومات الهامة عن أداء فريق العمل، وأثناء المرور يقوم بإعطاء الإرشادات بناء على معرفته وخبرته ويعلم بالمشاكل والأفكار الجديدة ويعرف مدى تقدم سير الخطط ويقوم بإجراء التعديلات البسيطة على الخطط لضمان استمرار تنفيذها .


III. مقارنة النتائج بالمعايير والأهداف Comparing results with Standards :
فيها يتم مقارنة النتائج التي تم جمع المعلومات عنها في الخطوة السابقة بالمعايير المحدد للتقييم بهدف إمكانية الحكم على سير النظام في الطريق الصحيح بحيث يحقق الأهداف المراد تحقيقها.
وعملية مراجعة الأداء ومقارنة النتائج يجب أن تتم بصفة متكررة (قد تكون كل ساعة، أو يوم ،أو شهر) مثال : مراقبة معدل أداء الآلات يجب أن تتم كل ساعة ولا تكفى المتابعة اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية لأنه يجب تنفيذ الإصلاحات للتأكد من أنه يمكن الحفاظ على خطة الإنتاج في أحسن مستوياتها , مثال : مراقبة العجز في المواد يجب أن تتم كل يوم لمتابعة ذلك الأمر بسرعة بقدر الإمكان لتفادى استمرار وتراكم العجز مما يؤثر على الإنتاج .
IV. اتخاذ إجراءات تصحيحية Taking corrective actions:
في حالة عدم توافق النتائج مع المعايير المحددة يتم إتخاذ إجراءات تصحيحية بهدف تصحيح العملية الإنتاجية .
الموارد الاقتصادية
التخطيط والتحكم في الموارد
تعتبر الموارد عنصر أساسى لأنها الوسيلة التي يمكن من خلالها تحقيق الأهداف .


وتنقسم الموارد الي :
2. موارد بشرية.
3. موارد مادية.
4. موارد المعدات.
5. موارد المواد.