التعرف علي المراحل التي يمر بها المشروع:
كل مشروع - كبيرا كان أم صغيرا- يمر بخمسة مراحل مختلفة يطلق عليها دورة حياة المشروع هذه المراحل هي :
◄ مرحلة التصور : وضع تصور عام للمشروع.
◄ مرحلة التعريف : تعريف المشروع "تحديد المشكلة".
◄ مرحلة الاستعداد : تكوين الفريق.
◄ مرحلة التنفيذ: تشغيل وتنفيذ المشروع.
◄ مرحلة الختام : إنهاء المشروع.
مرحلة التصور :
وتبدأ بفكرة يقترحها العملاء أو العاملين بالشركة وتحتاج إلي الإجابة علي سؤالين مهمين:
1. هل يجب أن تقوم بالمشروع ؟ هل الأرباح التي تتوقع تحقيقها تستحق التكاليف التي تتوقع دفعها ؟
2. هل تستطيع القيام بالمشروع ؟ هل المشروع ممكن تقنيا ؟ هل الموارد المطلوبة متاحة؟


مرحلة التعريف :
يجب أن تدرج البنود التالية في خطة المشروع:
1. رؤية عامة لأسباب المشروع "تحديد المشكلة".
2. وصف تفصيلي للنتائج التي سيتم إنتاجها.
3. إعداد هيكل تقسيم العمل ( أي تحديد العمل اللازم للوصول إلي مواصفات الأداء المطلوبة)
4. اختبار فريق المشروع وتحديد ادوار كل فرد في الفريق بمن فيهم أنت شخصيا حيث يجب أن يكون لك دورا فعالا في مراحل التنفيذ.
5. إعداد جدول زمني تفصيلي للمشروع.
6. إعداد الموازنات التقديرية المطلوبة للأفراد والتمويل اللازم والمعدات والمنشات والمعلومات المطلوب توفرها.
7. الافتراضات وتعني تحديد ووصف الكيفية التي ستخططها لإدارة الأزمات والمخاطر التي ستواجهك.
مرحلة الاستعداد:
للاستعداد للبدء في المشروع يجب أن تكون قد وضعت استعدادك للاتي:
◄ تكليف الأفراد بكل ادوار المشروع.
◄ إعطاء المهام وشرحها لكل أفراد فريق العمل بوضوح وبساطة كي يستطيع كل فرد أداء ما عليه.
◄ تحديد الكيفية التي سينفذ بها الفريق المهام الضرورية لإنهاء العمل المطلوب.
◄ تحديد النظم المالية ونظم شئون الأفراد والمتابعة المطلوبة.
◄ وضع المعايير والضوابط المطلوبة تضمن للخروج بنتائج ذات جودة عالية.
◄ إعلام الجهات المسئولة بالمشروع.
مرحلة التنفيذ :
◄ متابعة فريق العمل بصفة دائمة.
◄ التأكد من عدم وجود مشاكل تعطل سير المشروع.
◄ تنفيذ كل فرد للمهام المطلوبة منه.
◄ متابعة تطبيق معايير الجودة الموضوعة.
مرحة الختام :
يعد إنهاء المهام المكلف بها مجرد جزء من ختام المشروع بالإضافة إلي ذلك يجب عليك عمل الآتي:
◄ الحصول علي موافقة العميل علي النتائج النهائية للمنتج أو الخدمة.
◄ إنهاء كل الحسابات المالية المتعلقة بالمشروع.
◄ مساعدة الإفراد علي الانتقال إلي المهام الجديدة والتكليفات المتعلقة بها.
◄ إجراء تقييم ما بعد المشروع لمعرفة انجازات المشروع ومناقشة الدروس المستفادة.
محددات المشروع:
أثناء وضع التصور أو تحديد فكرة المشروع، يجب عليك كمدير للمشروع علي علم بمحددات المشروعات أيا كانت كبيرة أو صغيرة والمقصود بمحددات المشروع القيود والمحددات التي يجب أخذها في الاعتبار أثناء مرحلة تحديد فكرة المشروع ومرحلة التعريف وهذه المحددات هي:
1. التكلفة.
2. الأداء.
3. الوقت.
4. حجم العمل المطلوب انجازه.
التكلفة :
هي تكلفة العمالة والمواد ورأس المال والأجهزة، أي تكلفة الموارد البشرية والمادية والمالية المطلوبة لانجاز المشروع.


الأداء :
يشير إلي مستوي الجودة المفروض أن يتم به انجاز الأعمال، والمفروض أن تكون عليه نتائج المشروع، والتي يجب تحقيقها للحصول علي رضاء المساهمين.
الوقت :
وهو التوقيتات المحددة لبدء ونهاية المشروع، بالإضافة إلي جدولة الأعمال والمهام من خلال جداول زمنية أثناء تنفيذ المشروع.


حجم العمل المطلوب انجازه:
والمقصود به كمية الأعمال والمهام التي يجب أن تنجز أثناء فترة المشروع المحددة في حدود التكلفة الموضوعة وبمستوي الأداء المتفق عليه.
من المهم معرفة أن أي من هذه المحددات ذو تأثير علي باقي المحددات فإذا تغير احد المحددات فبالتالي ستتأثر باقي المحددات الأخرى.
فمثلا إذا أراد مدير المشروع أن يضغط الوقت المحدد لتنفيذ المشروع فان ذلك سيؤدي إلي تدني مستوي الأداء المطلوب وأيضا ارتفاع التكلفة المقررة كما سيزيد من عبء تنفيذ الأعمال المطلوبة لكل فرد من أفراد الفريق.