إن المهمة الأولى في تحويل نظام المحاسبة الحكومية إلى نظام للمحاسبة التجارية هو إيجاد الأرصدة الافتتاحية أو بعبارة أخرى إعداد ميزانية افتتاحية على نسق الميزانيات التجارية ووفقا للشكل والمضمون الذي وضعه النظام المحاسبي الموحد للميزانية . ومن هذا المنطلق يتعين أن تتم عملية تقييم أصول وخصوم الهيئة لتحديد رأس مالها ويمكن الاسترشاد بالخطوات التالية فى هذا الشأن :


1- الأصول الثابتة :


يتم حصر كافة الأصول الثابتة الموجودة فى الهيئة من واقع السجلات ولا شك أن الرجوع إلى السجلات التاريخية فى القطاعات الحكومية يعد مهمة شاقة يكتنفها العديد من الصعوبات الفنية والعملية لذلك يتعين تشكيل لجنة لتقييم راس مال الهيئة تضم بين أعضائها خبراء في الشئون المالية والهندسية والقانونية والإدارية ويكون عملها الاساسى حصر الأصول وتحديد مواصفاتها وترميزها وتقييمها ثم تسجيلها في سجل الأصول الثابتة وفقا لمجموعتها النوعية وتاريخ شرائها والإهلاك السنوي طبقا لمعدلات الإهلاك ومجموع الإهلاك وذلك بالنسبة لكل اصل من الأصول .


2- المصروفات الرأسمالية لاقتناء الأصل وتهيئتة للإنتاج :


تتضمن قيمة الأصول الثابتة العناصر الآتية :


*أ. تكلفة شراء الأصول .
*ب. الرسوم الجمركية وأية مصروفات أخرى .
*ج. تكاليف تركيب القواعد والإنشاءات اللازمة وكافة المصروفات اللازمة لجعلها صالحه للاستعمال .
*د. المصروفات الرأسمالية المتعلقة بزيادة طاقتها الإنتاجية .
وهو ما يعرف بتكلفة الاقتناء والتي تجعل الأصل صالح للاستخدام .
وحيث أن الحسابات الحكومية لا تفرق بين المصروف الايرادى والمصروف الرأسمالي لذلك قد نجد انه يتعين حصر هذه المصروفات دفتريا طبقا لتواريخ شراء الأصول من الدفاتر . ولكن قد يستغرق ذلك وقتا وجهدا كبيرا لذلك فإن الواقع العملي غالبا ما يفرض أن يتم وضع قيمة تقديرية بواسطة اللجنة الفنية والمالية والمشكله لهذا الغرض على أن تضاف إلى قيمة الأصل عند شرائه أو اقتنائه .


3- المشغولات الداخلية أو الأصول المصنعة في ورش الهيئة .


وهى الأصول التي يتم إنشائها بواسطة ورش الهيئة الحكومية واستهلاكها لمواد ومهمات وأجور تصنيع الحصول على تكلفتها بل يتعذر ذلك والمقترح الاسترشاد بأسعار السوق وقت تسليم الأصل إلى عهدة الشخص المسئول من واقع دفتر العهدة وإذا تعذر ذلك فليس أمامنا إلا وضع قيمة تقديرية له .


4- أساس تقييم الأصول .


المشكلة هنا هي هل يتم التقييم وفقا للقيمة التاريخية أم القيمة الاستبدالية للأصول الثابتة ؟


بالرغم من أن التكلفة التاريخية للأصول تقربنا من الموضوعية إلا أن مخصصات الإهلاك التي تحتسب لا تكون كافية لإهلاك الأصول وفقا للتغيرات في المستوى العام للأسعار خاصة في فترات التضخم الحالية وتكون النتيجة أن الهيئة لن تستطيع الاحتفاظ برأسمالها سليما كما أن النتائج التي تستخرجها فتكون موضع شك ، وبالتالي فالأجدر بلجان التقييم الأخذ بالقيم الحالية للأصول الثابتة أو الاستعانة بجداول معدلات إضافية للإهلاك .


5- تقييم المخزون السلعي .


يتم حصر المخزون السلعي عن طريق الجرد الفعلي بالمخازن ومطابقته مع أرصدة الأصناف بدفاتر المخزن ويتم تقييمه على أساس تكلفة الشراء حسب ما تظهره دفاتر المخازن وهناك طرق عديدة لتسعير المواد المنصرفة من المخازن ولكل طريقة مزاياها وعيوبها ويتوقف استخدام طريقه دون أخرى على اعتبارات عديدة منها :
1- طبيعة النشاط بالهيئة
2- نوع المواد وخصائصها ودرجة توافرها ومدى التغيير فى أسعارها
3- سياسات الشراء وإمكانيات التخزين المتاحة
والمقترح فى حالة الميزانية الافتتاحية أن يتم تقييم المخزون طبقا لما هو ثابت بدفاتر المخازن وذلك لسهولة العمل من ناحية ، ومن ناحية أخرى أن هذا السعر هو اقرب سعر لأسعار السوق السائدة وبطبيعة الحال يؤخذ فى الحسبان الأصناف الراكدة والتي لم تتحرك أرصدتها منذ سنوات والتى تقدر اللجنة الفنية بأنها غير صالحة حاليا للاستعمال أما لقدمها أو لتقادمها وذلك بان تستبعد من أرصدة المخزون ويتم تكهينها .


6- الخصوم .


إن قواعد المحاسبة الحكومية لا تتطلب تكوين المخصصات المعروفة فى المحاسبة التجارية والتي يمكن تقسيمها إلى ما يلي :


- مخصصات إجبارية .
- مخصصات اختيارية .


ولذلك فالمقترح فى هذا المجال أن تظهر أرقام مبدئية لهذه المخصصات أو لا تظهر على الإطلاق بالميزانية الافتتاحية على أن يتم إظهارها في الميزانيات اللاحقة بعد أن تكون الدراسات اللازمة قد أجريت بدقة كافية وأصبحت الأمور أكثر استقرارا وأظهرت المطالبات الفعلية إمكانيات التحصيل .