حتى يتمكن المحاسب من إعداد ميزانية تعبر بصدق وعدالة عن المركز المالي للمنشأة في نهاية الفترة المالية وكذلك حسابات ختامية تعبر عن الوجه الصحيح لنتيجة نشاط المنشأة من ربح أو خسارة خلال الفترة المالية ، فيجب عليه مراعاة بعض الأسس العلمية للاسترشاد بها عند التفرقة بين النفقات الإيرادية والنفقات الرأسمالية ويمكن تلخيص تلك الأسس العلمية المتعارف عليها فيما يلي :



1- الغرض من النفقة وعلاقتها بالإيراد :

النفقة عبارة عن تضحية معينة تتحملها المنشأة مقابل الحصول على منفعة أو خدمة ويمكن التفرقة بين النفقة الإيرادية والنفقة الرأسمالية طبقاَ للغرض في النفقة ومدى علاقتها بالإيراد ، فإذا كان الغرض من النفقة تحقيق إيراد خلال الفترة المالية فإنها تعتبر نفقة إيراديه أما إذا كان الغرض منها تحقيق إيراد خلال أكثر من فترة مالية واحدة فإنها تعتبر نفقة إيراديه مؤجلة أي أن هناك علاقة مباشرة بين النفقات الإيرادية والنفقات الإيرادية المؤجلة والإيرادات التي تحققها المنشأة وإذا كان الغرض من النفقة الحصول على منافع أو خدمات يستفاد منها خلال فترات مالية طويلة فإنها تعتبر نفقة رأسمالية كما في الحالات الأتيه :
*شراء أصل ثابت جديد .
*زيادة القدرة أو الكفاية الإنتاجية لأصل ثابت قديم وبالتالي فإن هناك علاقة غير مباشرة بين النفقات الرأسمالية والإيرادات التي تحقها المنشأة.

2- فترة الانتفاع بالخدمة :

إذا كانت المنفعة أو الخدمة التي تحصل عليها المنشأة من النفقة فورية أي تتعلق بالفترة المالية الحالية فإنها تعتبر نفقة إيراديه أي يتم الانتفاع بنتائجها خلال الفترة المالية الحالية وبالتالي فإن النفقة الإيرادية تستنفذ خلال الفترة المالية بسبب استفادة المنشأة منها خلال تلك الفترة وبالتالي يجب أن تحمل على الإيرادات ، وإذا كانت المنفعة أو الخدمة التي تحصل عليها المنشأة م النفقة قصيرة الأجل أي أن المنشأة تستفيد منها لأكثر من فترة مالية مثل الحملات الإعلانية الكبيرة فإنها تعتبر نفقة إيراديه مؤجلة والجزء الذي تستفيد منه المنشأة خلال الفترة المالية الحالية يعتبر نفقة إيرادية والجزء الباقي يعتبر مؤجل الانتفاع .
أما إذا كانت المنفعة أو الخدمة التي تحصل عليها المنشأة من النفقة طويلة الأجل أي تستفيد منها المنشأة لفترة طويلة من الزمن فإنها تعتبر نفقة رأسمالية .

3- مدى تكرار النفقة :

تتميز النفقة الإيرادية بالتكرار في كل فترة مالية مثل المرتبات والإيجار ، أما النفقة المؤجلة والنفقة الرأسمالية فليس لهما صفة التكرار خلال الفترة المالية وبمعنى أخر فإن النفقة الإيرادية تتكرر في معظم الحالات بدرجة اكبر من النفقة الإيرادية المؤجلة والنفقة الرأسمالية إلا أن ذلك لا يحدث بصورة مطلقة وفي كل الحالات إذ قد تنفق المنشأة نفقة غير مكررة أي بصفة عرضية ومع ذلك يمكن اعتبارها نفقة إيرادية مثل التبرعات التي قد تمنحها المنشأة لبعض الجمعيات الخيرية .

4- قيمة النفقة ومدى تناسبها مع الإيراد :

لا شك أن قيمة النفقة وعلاقتها بالإيراد الناتج عنها يعتبر من أسس التفرقة بين النفقة الإيرادية والنفقة الرأسمالية ، فإذا كانت قيمة النفقة متناسبة مع الإيراد الناتج عنها أي يمكن مقابلتها أو تغطيتها بهذا الإيراد فإنها تعتبر نفقة إيرادية ، أما إذا كانت قيمتها كبيرة نسبياَ بحيث لا تكفي الإيرادات الدورية لمقابلتها أو تغطيتها فإنها تعتبر نفقة رأسمالية وبالتالي يجب أن توزع على الفترات المالية التي تستفيد من خدماتها .

5- طبيعة نشاط المنشأة :

قد تحدد طبيعة نشاط المنشأة المعالجة المحاسبية للنفقة وبمعنى أخر فإن النفقة قد تكون إيرادية بالنسبة لمنشأة معينة ورأسمالية بالنسبة لمنشأة أخرى وذلك حسب طبيعة نشاط المنشأة ذاتها فشراء السيارات يعتبر نفقة رأسمالية في المنشات التجارية بينما يعتبر نفقة إيرادية بالنسبة للمنشأة التي تقوم بالاتجار فيها .

6- السياسة المالية للمنشأة :

في بعض الأحيان قد تؤثر السياسة المالية للمنشأة في تكييف النفقة إذا أن بعض المنشات الكبيرة قد تعتبر بعض النفقات الرأسمالية الصغيرة مثل الآلات الحاسبة والكاتبة نفقات إيرادية تحملها مباشرة على حسابات النتيجة على اعتبار أن الأهمية النسبية لتلك النفقات ضئيلة بالنسبة للمنشأة ورغم أن ذلك يخالف المبادئ المحاسبية المتعارف عليها إلا أن إتباع تلك الطريقة بصفة مستمرة قد يكون مقبولاَ .