عناصر النظام المحاسبي:
يمكن تعريف النظام المحاسبي: بأنه مجموعة الوثائق والسجلات والتقارير والتعليمات المستخدمة لإتمام الدورة المحاسبية أو لتحقيق هدف المحاسبة.
و تظهر العلاقة بين هذه العناصر في الشكل التالي:
وثائق ـــــــ> سجلات ــــــ> تقارير .
فالوثائق : هي المستندات الأصلية من فواتير إيصالات قبض أو صرف، أو ما شابه ذلك، أو مستندات فرعية تنتج عن المستند الأصلي إن وجد، أو عن مضمونه إن لم يوجد، أو ترجمة لإجراء يمليه الالتزام بمعايير المحاسبة.
النوع الآخر من الوثائق هو ما يعرف بمستند القيد vouchers .
ومن أمثلة مستندات القيد في المحاسبة، سند القبض، سند الصرف، سند قيد اليومية..
ما يجب أن يحتوي عليه مستند القيد :
1. موضوع المستند أو موضوع الإجراء ( شراء، بيع ، إيجار..).
2. تاريخ الإجراء.
3. المبلغ المدفوع أو الملتزم بدفعه.
4. أن يفهم من المستند الطرف المستفيد من المنعة، والطرف المستفيد من العوض، ويعتبر المستند أساساً للقيد، أو أولى حلقات الدورة المحاسبية سواء كان النظام المستخدم آلي أو يدوي .
تنقسم السجلات إلى قسمين :
سجل اليومية journal
سجل الأستاذ ledger
سجل اليومية العامة: General Journal سجل تقيد به المعلومات المالية أولا بأول حسب تسلسل تاريخ حدوثها.
سجل الأستاذ العام : فهو سجل يحتوي على الحسابات التي تمسكها المنشأة بحيث يخصص لكل حساب Account حيز محدد يظهر هذا الحيز حركة المبالغ التي أثرت على ذلك الحساب، كما يظهر وضع الحساب أو ما يعرف فنياً برصيد الحساب.
التقارير المالية Financial Reports:
وتمثل الحلقة الأخيرة في سلسلة النظام المحاسبي أو الدورة المحاسبية. والتقارير المالية هي الوسيلة التي يتم بها توصيل المعلومات المالية بعد معالجتها بشكل مناسب إلى المستفيد من هذه المعلومات.
أقسام التقارير المالية من حيث الشكل:
1. تقارير خاصة .
2. تقارير عامة.
التقارير الخاصة : هي ما تطلب لتحقيق غرض معين يخدم فئة معينة.
تقارير عامة: وهو ما يعرف بالتقارير المالية.
Financial Statements التي تعد آخر كل سنة مالية بشكل يتفق مع معايير المحاسبة المقبولة وتنشر بالوسائل المناسبة ليطلع عليها أصحاب العلاقة .
وهذه التقارير هي :
1. قائمة المركز المالي Statement Of Financial Position.
2. قائمة الدخل Income Statement: وهي القائمة التي تظهر نتيجة أعمال المنشاة خلال فترة معينة.
ومن الجدير بالذكر أن هاتين القائمتين هم المنصوص عليهما في نظام الشركات بالمملكة، وإن كان هناك قوائم أخرى وهي غير ملزمة في الوقت الحاضر في المملكة وهي:
• قائمة التدفقات المالية. Statement Of Cash Flows
• قائمة التغيير في المركز المالي.
Statement Of Change in Financial Position.
• قائمة الأرباح المبقاة.
Statement Of Retained Earnings.
• قائمة التغيير في حقوق الملاك.
Statement Of Change in Owner's Equity.
وتجب ملاحظة إن إعداد هذه القوائم أو بعضها يزيد من درجة الإفصاح.
أنواع الحسابات :
1. الاصول.
2. الخصوم.
3. حقوق الملاك.
4. الإيردات.
5. المصروفات.
الأصول: تمثل ما تحت يد المنشأة أو مالها من أشياء أو منافع ذات قيمة سواء كانت هذه الأشياء أو المنافع ملموسة أو غير ملموسة.
الخصوم: تمثل ما على المنشاة للغير من التزامات.
أو بعبارة أخرى: ما على المنشاة من ديون في أي شكل ظهرت سواء كانت هذه الديون قصيرة أو متوسطة أو طويلة الأجل ، وسواء كانت برهن أو بغيره، ويدخل ضمن الخصوم ما قدمه الغير للمنشاة في شكل تأمين أو مقدماً لشراء بضاعة أو خدمات من المنشاة قبل أن تقدم له البضاعة أو الخدمة.
حقوق الملاك: ما يملكه صاحب أو أصحاب المنشاة من أموال استثمرت في المنشأة، سواء كان مصدر الاستثمار ما قدمه المالك أو الملاك من مال ليستثمر في المنشاة، وهو ما يعبر عنه برأس المال أو ما تحقق للمنشاة من أرباح بقيت تستثمر في المنشأة ولم يسحبها المالك أو الملاك أولم توزع عليهم، ويدخل ضمنها أيضاً الحساب الجاري للمالك، والمقصود به الحساب الذي ينظم العلاقة اليومية بين المنشأة وصاحبها.
الإيرادات: هي ما حققته المنشاة من بيع سلعها أو خدماتها (حسب نوع المنشاة) سواء سدد ذلك أم لا.
المصروفات : وهي ما أنفقته المنشاة أو التزمت به من نفقات في سبيل العمل للحصول على الإيراد.
مع ملاحظة أن كل نوع من هذه الأنواع ينضوي تحته عدد من الحسابات يكثر أو يقل حسب نوع المنشاة وحجمها.
طريقة القيد المزدوج.
يتم القيد في دفتر أو سجل اليومية وفق أسلوب معين يسمى: طريقة القيد المزدوج.
و هذه الطريقة تقتضي أن يقيد المبلغ في طرفين كل منها يحتوي على حساب أو أكثر, و يكون أحدهما مديناً و الآخر دائناً.
أما تحديد الحساب المدين و الحساب الدائن في الإجراءات المالية فيكون بجعل الطرف الذي أخذ المنفعة مديناً, و الطرف الذي أعطى المنفعة يعتبر دائناً.
يعبر محاسباً عن ما للمنشأة من أموال أو أوجه استخدام الأموال بكلمة الأصول
أما ما عليها من أموال أو مصادر للأموال من الدائنين (الخصوم ) أو الحقوق أصحاب المنشأة (حقوق الملاك)
وعليه تكون معادلة الميزانية
الأصول= الخصوم+حقوق الملاك
وإذا ما أضيفت المصروفات والإيرادات تكون المعادلة كما يلي:
الأصول + المصروفات= الخصوم + حقوق الملاك+ الإيرادات
وعليه فإن حسابات الطرف الأيمن من المعادلة (الأصول والمصروفات) تجعل مدينة عندما تزداد أو يضاف عليها ، وتجعل دائنة عندما تنقص أو يؤخذ منها.
وبالمقابل فإن حسابات الطرف الأيسر من المعادلة تجعل مدينة عندما تنقص، وتجعل دائنة عندما تزداد.
استخدام النظام المحاسبي
القيد في سجل اليومية:
نفرض أن صاحب المنشأة أحمد قام بإيداع مبلغ 300000ريال في البنك كرأس مال لمنشأته.. وعليه فإن أصول المنشأة تزيد وكذلك حقوق الملاك
الأصول = الخصوم + حقوق الملاك
300000البنك = صفر+ 300000رأس المال
ويكون القيد كما يلي:
300000 من حـ/ البنك
300000 إلى حـ/رأس المال
(قيمة رأس المال الذي أودع في البنك)
2\بافتراض أن المنشأة استأجرت مكتب لمدة سنة دفعت للمؤجر مبلغ 20000 ريال للسنة الأشهر الأولى من السنة إن تأثير هذه العملية على المنشأة يتمثل في تحوير أصولها أي استبدال أصل بآخر، فهي استبدلت النقد البالغ 20000 بحق استعمال المكتب لمدة ستة أشهر، وتكون معادلة الميزانية كما يلي:
الأصول = الخصوم+ حقوق الملاك
280000 بنك + 20000إيجار مقدم = صفر + 30000 رأس المال
ويكون قيد اليومية كما يلي:
20000 من حـ/ الإيجار المقدم
20000 إلى حـ/ البنك
(دفع مبلغ 20000 إيجار لستة الأشهر الأولى من السنة)
وفي اليوم التالي قامت منشأة أحمد بالعمليات الآتية:
1- اشترت أثاثاً بمبلغ 40000 ريال دفعتها من حسابها بالبنك
2- سحبت من المبلغ 10000 ريال لتوضع في صندوق المنشأة للصرف منها على المصروفات النثرية.
3- اشترت سيارة بمبلغ 45000 ريال دفع منها 20000 ريال بشيك والباقي ديناً على المنشأة.
4 - دفعت المنشأة 3000 ريال ، ألف تأمين للكهرباء والباقي تأمين للهاتف بشيك
5- أخذ أحمد 1000 من صندوق المنشأة لمصروفاته الخاصة
التأثير على المعادلة الميزانية:
الأصول = الخصوم + حقوق الملاك
1) 240000 البنك+ 20000 إيجار مقدم + 40000 أثاث = صفر + 300000 رأس المال
2) 240000 البنك+ 20000 إيجار مقدم + 40000 أثاث + 10000 صندوق= صفر + 300000 رأس المال
3) 240000 البنك+ 20000 إيجار مقدم + 40000 أثاث + 10000 صندوق +45000 سيارة= 25000 دائنين + 300000 رأس المال
4) 240000 البنك+ 20000 إيجار مقدم + 40000 أثاث + 10000 صندوق +45000 سيارة + 1000 تأمين كهرباء + 2000 تأمين هاتف= 25000 دائنين +(يمنع عرض أرقام الهواتف بدون أذن الإدارة) رأس مال
5) 240000 البنك+ 20000 إيجار مقدم + 40000 أثاث + 10000 صندوق +45000 سيارة + 1000 تأمين كهرباء + 2000 تأمين هاتف = 25000 دائنين + 300000 رأس مال- 1000-جاري أحمد
وعليه يكون قيود اليومية كما يلي:
1- 40000 من حـ/ الأثاث
40000 إلى حـ/ البنك
( شراء أثاث مكتبي بمبلغ 40000 ريال )
2- 10000 من حـ/ الصندوق
10000 إلى حـ/ البنك
( سحب 10000 من البنك لتمويل الصندوق)
3- 45000 من حـ/السيارات
إلى مذكورين
20000 حـ/ البنك
25000 حـ/ الدائنين
( شراء سيارة بمبلغ 4500 دفع منها 20000 ريال والباقي على الحساب)
4- من المذكورين
1000 حـ/ تأمين كهرباء
2000 حـ/ تأمين الهاتف
3000 إلى حـ/ البنك
(دفع 3000 تأمين كهرباء وهاتف)
5- 1000 من حـ/ جاري أحمد ( المالك)
1000 إلى حـ/الصندوق
( ما سحبه أحمد من الصندوق لمصروفاته الخاصة)