هنالك العديد من وسائل التحصيل وأدواته المستخدمة في تحصيل الديون لدى الغير ، حيث تختلف هذه الوسائل من مكان لآخر ومن مؤسسة مالية لأخرى .
There are several techniques and tolls used to collect debts from others, as these vary from one place to another, and from one financial institution to another.


تعتبر هذه طرقاً مساعدة لابد منها أحياناً في زيادة فاعلية التحصيل ، ومن هذه الوسائل والأدوات :
These are assisting methods, which should sometimes used for enhancing the collection effectiveness, inter alia:




إشعارات التأخير المكتوبة للعملاء .
Delinquency Notices.


نظام التحصيل الأوتوماتيكي .
Automated Collection System.


موزع مكالمات التحصيل الواردة .
Automated Calls Distributor.




نظام مراقبة مكالمات التحصيل .
Incoming calls Monitoring.




لوحة المكالمات الإلكترونية .
Symon Board.




نظام استقبال المكالمات الواردة الأوتوماتيكي .
Automated Voice Recording (AVR).




كاشف الأرقام .
Caller ID.




نظام الاتصال الأوتوماتيكي .
Auto Dialer.




نظام التحويل الأوتوماتيكي إلى العملاء المتخفين .
Automated Skip Tracing.




نظام اختيار كتابة العبارات المحددة سلفاً .
******ing.




نظام سيناريوهات التسوية المتعدد .
Work out Options.




نظام التحصيل إلى وكالة التحصيل الخارجية .
Third Party Collection.




نظام إضافة الاسم إلى قائمة (C) .
Name adding system to (C) list.


وسيتم استعراض هذه الوسائل والأدوات المساعدة باختصار:
These auxiliary means and tools shall be briefly discussed here:


1.إشعارات التأخير المكتوبة :
Delinquency Notes:




هي إشعارات تكتب للعملاء بشكل مختصر ولاتوقع يمكن أوتوماتيكياً عن طريق نظام التحصيل الآلي وتوجه عادة للعملاء الذين تأخروا لفترات بسيطة ومبالغهم المستحقة قليلة المخاطرة ، الهدف منها هو تذكير العملاء ويجب أن تكون :
They are notes that are briefly addressed to the customers and it is not expected to be automatedly generated via the automated collection system, and they usually made to the customers who are delinquent for short periods and their payables are less risky. The purpose of these notice is to remind the customer and they should be:




شخصية – أي موجهة باسم شخص العميل .
Personalized-i.e. addressed to the customer’s.


قد تكون بالبريد العادي أو السريع حسب الأهمية وعدد أيام التأخير .
They may sent via ordinary o express mail according to their importance and number of delay days.


تحتوي على عدد أيام التأخير .
Contain the number of delay days.




تحتوي على المبلغ المستحق المتأخر الدفع .
Contain the payable arrears.




أن تكون مراجعة قانونياً .
Legally revised.




أي لاتزيد عن 20 كلمة ولاتزيد على 3 فقرات .
Do not exceed 20 words, and not more than 3 paragraphs.




لايستخدم فيها عبارات عامية أو غير مفهومة لدى العميل .
No colloquial or ambiguous phrases shall be used.




أن تكون كلماتها جازمة لايكتنفها غموض أو شك .
Decisive not bearing in ambiguity or suspicion.




أن تكون مباشرة .
Direct.




أن يوضع خط تحت كل كلمة تشكل عنصراً أساسياً فيها .
Every word constituting a basic element shall be underlined






نظام التحصيل الآلي :
Automated Collection System:


هو برنامج أوتوماتيكي يصنف حسابات العملاء المتأخرين عن السداد في مجموعات متشابهة في الخصائص والصفات حسب معايير متفق عليها مسبقاً مثل :
It is an automated soft ware which sorts out the delinquent customers accounts in similar groups of characteristics and properties as per predetermined criteria such as:


عدد أيام التأخير .
Number of delay days.


مقدار المبالغ المتأخرة .
Amount of delinquent sums of money.


جهة العمل .
Employer.


التوزيع الجغرافي .
Geographic distribution.


التوزيع الديموغرافي .
Demographic distribution.




يقوم هذا النظام أو هذا البرنامج بتحويل هذه الحسابات المتأخرة عل مجموعة من المحصلين حسب التقسيم أو الهيكل المتبع في إدارة التحصيل بحيث يرتبها في خط سير واحد لأي محصل يفرغ أولاً من أي عميل .
This system or software shall refer these delinquent accounts to a group o collectors as per the distribution or framework adopted by the collection department so that it arranges them in one single track for any collector who finishes his job with any customer.


ويمتاز هذا النظام بما يلي :
This system is characterized by:


زيادة فعالية التحصيل .
Enhancing the collection effectiveness.


الاستغلال الأمثل للوقت .
Optimal utilization of time.


قياس أداء المحصلين .
Measuring the collectors’ performance.


التقليل من استخدام الورق .
Reduce paperwork.


توفير معلومات كثيرة عن العميل .
Provide much information about the customer.
.موزع مكالمات التحصيل الواردة :
Automated Calls Distributor:


هو نظام بتوزيع المكالمات الواردة لقسم التحصيل ، بحيث يوجهها لأي محصل غير منشغل بأي عميل ، وإذا كان كل المحصلين مشغولين يقوم النظام بتحويل المكالمة أوتوماتيكياً إلى مدير التحصيل .
This is a system that distributes the incoming calls to the Collection Department, so that it refers them to any vacant collector. In the event all collectors are busy, he shall automatically refer the call to the Collection Manger.


4.نظام مراقبة مكالمات التحصيل المباشر :
Incoming Calls Monitoring:


هو نظام يستخدم لأجل التعرف على نوعية وكمية المكالمات الواردة والصادرة من إدارة التحصيل يمكّن المشرف أو مدير التحصيل من التعرف على أسلوب وطريقة أداء كل محصل مباشرة ليتم من خلالها من التعرف على جميع الأوضاع التحصيلية للمحصلين .
It is a system utilized for the identification of the type and amount of incoming/outgoing calls to and from the Collection Department. This system enable the collection supervisor/manager identify the technique and method of the performance of every collector, for being acquainted with all the collection situations of the collectors.






لوحة سايمون الإلكترونية :
Symon Electronic Board
5. هي لوحة إلكترونية كبيرة الحجم توضع في مكان بارز بإدارة التحصيل توضح فيها عدد المكالمات الواردة للتحصيل وأطول مكالمة استغرقت ، الهدف منها هو لفت انتباه المحصلين إلى قيمة الوقت المستهلك مع كل عميل كما تساعد المشرف المباشر للمحصلين إلى عدد المكالمات ومدى وقت أطول مكالمة .
It is a large size electronic board to be placed in a prominent position in the Collection Department showing the number of the incoming calls, and the longest call, the purpose of which is directing the attention of the collectors to the time value consumed with every customer, and it assists the immediate supervisor in identifying the number of calls and the range of the longest call.






نظام استقبال المكالمات الواردة الأوتوماتيكي :
Automated Voice Recording (AVR)
6.


هو نظام يقوم بخدمة العميل أوتوماتيكياً دون تدخل من المحصل بحيث يمكن العميل من معرفة تفاصيل حسابه المتأخر مثل الرصيد المتبقي ، مبلغ القسط المستحق ، عدد أيام التأخير ، بإمكان العميل أن يسجل وعداً بالسداد بمقدار المبلغ وتاريخ السداد ، أو إضافة أي معلومات أخرى ، كذلك بإمكان النظام أن يقوم بالتحويل للمحصل المتوفر في حال رغبة العميل التحدث إليه .
It is a system that automatically serve the customer with no intervention from the collector’s part. It enables the customer from knowing the details of its delinquent account such as the remaining balance, the amount of the payable installment, and the number of the delay days. The customer can record a promise with settlement showing the amount & settlement date or adding any other information. The system can refer the customer to the collector of the desires to talk to him.




7.نظام إظهار أرقام العميل :
Caller ID


هو نظام يظهر رقم اتصال العميل وخاصة إذا كان هذا الرقم يخص العميل في حال تغيير رقمه السابق .
This system shows the caller ID, especially the Saudi number related to the customer in case of changing his/her previous number.


8.نظام التحويل الأوتوماتيكي إلى العملاء المتخفين :
Automated Skip Tracing


هو نظام يقوم فيه بتصنيف العملاء الذين لم يتم الإتصال عليهم نظراً لأن العملاء غير متواجدين في أماكن عملهم ومنازلهم أو أنهم قصدوا التخفي بنية عدم السداد بحيث يقوم هذا النظام بتجميعهم بشكل معين ليتم التعامل معهم بطريقة خاصة إما بالزيارات الميدانية أو تحويلهم إلى جهات خارجية متخصصة قي مثل هذه الحالات .
It is a system that sorts out the customer who are not contacted because they are not available at their places of work or houses, or they intentionally skip for not paying their debts, and the systems gathers them in a given form to be treated with in a special fashion either by field visits or referring them to specialized external entities.


9.نظام اختيار العبارات المحددة سلفاً :
******ing


هو نظام يقوم بمساعدة المحصل باختيار العبارات الخاصة بأسباب اتصال العميل بحيث تكون عادة موضوعات الاتصال الرئيسية لا تخرج غالباً عن ثلاثة عشر موضوعاً ، على سبيل المثال :
It is a system that assist the collector to select the phrases to be used in communicating with the customer and usually the major communication subject’s are often restricted to thirteen subjects, for instance:




العميل رافض السداد .
The customer refusing to pay.




العميل يطلب التأجيل .
The customer requesting postpone.




العميل يطلب إعفاء من مبلغ معين .
The customer requesting exemption from a certain amount


العميل يطلب إعادة جدولة .
The customer requesting rescheduling.




نظام سيناريوهات التسوية المتعدد :
Workout Options
10. هو نظام يمكّن المحصل ذو الصلاحيات الخاصة بالتسوية بأن يقوم بعرض أكثر من سيناريو أو خيار تسوية لعميل يواجه مشكلة مالية معينة ، ويمكن تصنيفها كالتالي :
It is a system that enables the specially-authorized collector to propose more than scenario or option for settlement to a customer encountering a certain financial problem, they can be classified as follows:


مشكلة قصيرة المدى : مثل تأجيل قسط .
Short term problem: Postponing the payment an instance.


مشكلة متوسطة المدى : تغيير تاريخ استحقاق القسط ، تأجيل أكثر من قسط .
Medium term problem: Change the installment payable date or postponing more than one installment.


مشكلة بعيدة المدى : تخفيض قسط ، إعادة تمويل ، تخفيض نسبة الربح ، إعادة جدوله .
Long tem problem: reduction of an installment, refunding, reduce profit rate.


التحويل إلى وكالة تحصيل خارجية :
Third Party Collection:
11.في حال الوصول إلى طريق مسدود مع العميل أو أن العميل المتأخر لا يعرف مكان إقامته ولم يتم بالإمكان الإتصال عليه، عندها تلجأ المؤسسة إلى أطراف تحصيليية خارجية لتقوم بالبحث والتحري عن هذا العميل وجمع المعلومات الكافية عنه ليتم بعد ذلك التفاهم معه بعدة طرق د يكون أحدها الطرق القانونية .
In the event the way is blocked with the customer, or if the delinquent customer has no known residential address and contact with him is deemed impossible, the financial institution can resort to third party collection for search and inquiry about such customer and collect the sufficient information about him to be negotiated with him in several ways, one of them the legal ways.


12.نظام إضافة الإسم إلى القائمة : (C)
Name Adding System to the List (C)
12. هو نظام يقوم بإضافة أسماء العملاء المتأخرون لأكثر من 90 يوماً فأكثر لمبلغ يساوي خمسة آلاف أو أكثر للقائمة المذكورة لمدد معينة بحيث يشهر بإسمه عند الإستعلام عنه برقم بطاقته أو رقم إقامته بحيث يعرف أن عميل لا يحترم التزاماته ، وبالتالي يحرم من الاستفادة من أي تسهيلات أخرى في البنوك والمؤسسات المالية حتى يقوم بتسديد التزاماته المالية للجهة المتضررة من ذلك التأخير .
It is a system that add the names of the delinquent customers for 90 days or more for a sum equals to five thousands or more for the said list for certain projects, as his name shall be defamed upon inquiry about him by his ID or Residential permit number, so that it shall be known that he is a customer who does not observe his obligations and consequently he shall be deprived from any further facilities from banks and the financial institutions till he pays his financial obligations to the affected institution due his delay.


نظام إظهار أرقام العميل :
Caller ID
7.هو نظام يظهر رقم اتصال العميل وخاصة إذا كان هذا الرقم يخص العميل في حال تغيير رقمه السابق .
This system shows the caller ID, especially the Saudi number related to the customer in case of changing his/her previous number.


نظام التحويل الأوتوماتيكي إلى العملاء المتخفين :
Automated Skip Tracing
8.هو نظام يقوم فيه بتصنيف العملاء الذين لم يتم الإتصال عليهم نظراً لأن العملاء غير متواجدين في أماكن عملهم ومنازلهم أو أنهم قصدوا التخفي بنية عدم السداد بحيث يقوم هذا النظام بتجميعهم بشكل معين ليتم التعامل معهم بطريقة خاصة إما بالزيارات الميدانية أو تحويلهم إلى جهات خارجية متخصصة قي مثل هذه الحالات .
It is a system that sorts out the customer who are not contacted because they are not available at their places of work or houses, or they intentionally skip for not paying their debts, and the systems gathers them in a given form to be treated with in a special fashion either by field visits or referring them to specialized external entities.


نظام اختيار العبارات المحددة سلفاً :
******ing
9.هو نظام يقوم بمساعدة المحصل باختيار العبارات الخاصة بأسباب اتصال العميل بحيث تكون عادة موضوعات الاتصال الرئيسية لا تخرج غالباً عن ثلاثة عشر موضوعاً ، على سبيل المثال :
It is a system that assist the collector to select the phrases to be used in communicating with the customer and usually the major communication subject’s are often restricted to thirteen subjects, for instance:


العميل رافض السداد .
The customer refusing to pay.




العميل يطلب التأجيل .
The customer requesting postpone.






العميل يطلب إعفاء من مبلغ معين .
The customer requesting exemption from a certain amount
العميل يطلب إعادة جدولة .
The customer requesting rescheduling.




10.نظام سيناريوهات التسوية المتعدد :
Workout Options
10.هو نظام يمكّن المحصل ذو الصلاحيات الخاصة بالتسوية بأن يقوم بعرض أكثر من سيناريو أو خيار تسوية لعميل يواجه مشكلة مالية معينة ، ويمكن تصنيفها كالتالي :
It is a system that enables the specially-authorized collector to propose more than scenario or option for settlement to a customer encountering a certain financial problem, they can be classified as follows:


مشكلة قصيرة المدى : مثل تأجيل قسط .
Short term problem: Postponing the payment an instance.


مشكلة متوسطة المدى : تغيير تاريخ استحقاق القسط ، تأجيل أكثر من قسط .
Medium term problem: Change the installment payable date or postponing more than one installment.


مشكلة بعيدة المدى : تخفيض قسط ، إعادة تمويل ، تخفيض نسبة الربح ، إعادة جدوله .
Long tem problem: reduction of an installment, refunding, reduce profit rate.
.11.التحويل إلى وكالة تحصيل خارجية :
Third Party Collection:
11.في حال الوصول إلى طريق مسدود مع العميل أو أن العميل المتأخر لا يعرف مكان إقامته ولم يتم بالإمكان الإتصال عليه، عندها تلجأ المؤسسة إلى أطراف تحصيليية خارجية لتقوم بالبحث والتحري عن هذا العميل وجمع المعلومات الكافية عنه ليتم بعد ذلك التفاهم معه بعدة طرق د يكون أحدها الطرق القانونية .
In the event the way is blocked with the customer, or if the delinquent customer has no known residential address and contact with him is deemed impossible, the financial institution can resort to third party collection for search and inquiry about such customer and collect the sufficient information about him to be negotiated with him in several ways, one of them the legal ways.


12. نظام إضافة الإسم إلى القائمة : (C)
Name Adding System to the List (C)
12. هو نظام يقوم بإضافة أسماء العملاء المتأخرون لأكثر من 90 يوماً فأكثر لمبلغ يساوي خمسة آلاف أو أكثر للقائمة المذكورة لمدد معينة بحيث يشهر بإسمه عند الإستعلام عنه برقم بطاقته أو رقم إقامته بحيث يعرف أن عميل لا يحترم التزاماته ، وبالتالي يحرم من الاستفادة من أي تسهيلات أخرى في البنوك والمؤسسات المالية حتى يقوم بتسديد التزاماته المالية للجهة المتضررة من ذلك التأخير .
It is a system that add the names of the delinquent customers for 90 days or more for a sum equals to five thousands or more for the said list for certain projects, as his name shall be defamed upon inquiry about him by his ID or Residential permit number, so that it shall be known that he is a customer who does not observe his obligations and consequently he shall be deprived from any further facilities from banks and the financial institutions till he pays his financial obligations to the affected institution due his delay.