الدورة المستندية لخطابات الضمان:


يمكن تقسيم العمليات التى يقوم بها قسم خطابات الضمان من وجهة النظر المحاسبية الى نوعين هما :


1- عملية اصدار خطاب الضمان.
2- عملية انهاء خطاب الضمان.


وفيما يلى الدورة المستندية والمعالجة المحاسبية لكل نوع من هذه العمليات:


الدورة المستندية لاصدار خطابات الضمان:


1- يستوفى العميل نموذج طلب اصدار خطابات الضمان من اصل وصورة يتضمن بيانات عن نوع خطاب الضمان وقيمته والمستفيد والمدة ....الخ
بالاضافة الى تعهد من العميل بتحمل آية مسئولية تقع من جراء هذا الضمان وتفويض من العميل للبنك بدفع اى مبلغ فى حدود قيمة خطاب الضمان للمستفيد ،
ويحول الموظف المختص الطلب الى قسم الحسابات الجارية اذا كان مقدم الطلب عميلا للبنك للتاكد من صحة توقيعه وكفاية رصيده كغطاء للضمان ،
ثم يعاد الطلب الى قسم خطابات الضمان.


2- يحول قسم خطابات الضمان الطلب الى قسم الاستعلامات لاجراء الاستعلامات اللازمة عن مركز العميل وعرض النتائج على ادارة البنك للرفض
او الموافقة وتحديد قيمة الغطاء مقابل اصدار خطاب الضمان فى حالة الموافقة ثم يحول الطلب فى حالة الموافقة الى قسم خطابات الضمان.


3- يحرر اشعار خصم على حساب العميل طالب خطاب الضمان من اصل وصورة بقيمة التامين (الغطاء) وعمولة اصدار خطاب الضمان ،
ويرسل الاصل الى العميل ، ثم ترسل الصورة الى قسم الحسابات الجارية للتسجيل ، وفى حالى الدفع نقدا يحل اذن توريد النقدية محل اشعار الخصم.


4- يحرر قسم خطابات الضمان خطاب الضمان بالبيانات التى حددها العميل ووافق عليها البنك من اصل وصورة ، يسلم الاصل للعميل
وترسل الصورة الى الوحدة المحاسبية.


5- تقوم الوحدة المحاسبية بالتسجيل فى دفتر اليومية المساعدة لخطابات الضمان والترحيل الى دفتر الاستاذ المساعد لخطابات الضمان ،
وفى نهاية كل يوم تقوم الوحدة المحاسبية باعداد كشف يومى بخطابات الضمان الصادرة وبعد المراجعة يرسل الى قسم الحسابات العامة للتسجيل
فى دفتر اليومية العامة والترحيل الى دفتر الاستاذ العام.


وبالنسبة لخطابات الضمان الخارجية ، فان البنك المحلى يصدر خطاب الضمان عند تسلم تعليمات البنك المراسل (بالبريد أو التلكس) طبقا للصيغة التى يطلبها المراسل ،
وتخصم العمولة ومصروفات البريد على حساب البنك المراسل طالب الخطاب ، ولا يخصم البنك الغطاء أو التامين حيث يعتبر البنك المراسل هو المسئول أمام البنك المحلى
عن التأمين ثم تسجل هذه الخطابات بدفاتر قسم خطابات الضمان ، ويمكن أن يخصص لها مجموعة دفترية مستقلة مكونة من دفتر اليومية المساعدة لخطابات الضمان الخارجية
ودفتر استاذ مساعد خطابات الضمان الخارجية.