يتم ذلك بإحدي طريقتين
إما كنسبة من المبيعات الآجلة ( مدخل قائمة الدخل )
أو كنسبة من رصيد المدينين ( مدخل قائمة المركز المالي )


وبمعني آخر فإنه في نهاية كل سنة مالية يجب علي المنشأة تكوين مخصص للديون المشكوك في تحصيلها وتحميل إيرادات هذه الفترة بمقدار هذا المخصص
وفيما يلي سنشرح الطريقتين السابقتين علما بإن طريقة نسبة رصيد المدينين هي الأكثر إستخداما


الطريقة الأولي .. تقدير الديون المشكوك في تحصيلها كنسبة من المبيعات الآجلة
ولهذه الطريقة خطوتين
1 – تقدير قيمة المخصص بضرب صافي المبيعات الآجلة ( بعد خصم المردودات والمسموحات والخصم المسموح به ) في النسبة المقدرة للمخصص
2 – إعداد قيد التسوية التالي من ح / الأرباح والخسائر إلي ح / مخصص الديون المشكوك في تحصيلها
فإذا كان صافي المبيعات الآجلة 525000 جنيه والشركة تقدر أن نسبة الديون المشكوك في تحصيلها هي 6 % من صافي المبيعات الآجلة تكون قيمة المخصص = 525000 * 6% = 31500 جنيه
ويكون قيد التسوية ( تكوين المخصص ) هو
31500 من ح / الأرباح والخسائر 31500 إلي ح / مخصص الديون المشكوك في تحصيلها


لاحظ أن ... في هذه الطريقة نتجاهل وجود أي رصيد سابق لحساب مخصص الديون المشكوك في تحصيلها
بمعني لوكان هناك مخصص تم تكوينه في العام السابق فإننا نتجاهل رصيده ونقوم بتكوين مخصص العام الحالي بضرب صافي المبيعات الآجلة في نسبة الديون المشكوك في تحصيلها . ويعتبر هذا هو عيب هذه الطريقة
الطريقة الثانية .. تقدير الديون المشكوك في تحصيلها كنسبة من رصيد المدينين


وخطوات هذه الطريقة كما يلي
1 – تقدير المخصص كنسبة من رصيد المدينين في نهاية الفترة
2 – مقارنة رصيد المخصص المطلوب ( الجديد ) برصيد المخصص الموجود ( القديم ) وهنا يكون أمامنا 3 احتمالات


الأول .. أن يتساوي رصيد المخصص المطلوب ( الجديد ) مع رصيد المخصص القديم وفي هذه الحالة لانقوم بعمل أي تسويات


الثاني .. أن يكون رصيد المخصص الجديد أكبر من رصيد المخصص القديم وهنا يجب عمل قيد تسوية بالفرق
( يعني زيادة رصيد المخصص القديم بالقيمة المطلوبة فقط ) وذلك بالقيد التالي
من ح / الأرباح والخسائر إلي ح / مخصص الديون المشكوك في تحصيلها


الثالث .. أن يكون رصيد المخصص الجديد أقل من رصيد المخصص القديم وفي هذه الحالة نقوم بعمل قيد تسوية لتخفيض قيمة المخصص القديم بالفرق بينهما وذلك بالقيد التالي
من ح / مخصص الديون المشكوك في تحصيلها إلي ح / الأرباح والخسائر
مثال للتوضيح .. بفرض أن شركة تقوم بتكوين مخصص الديون المشكوك في تحصيلها كنسبة 4 % من رصيد المدينين . فإذا كان رصيد المدينين في 30 / 12 هو مبلغ 180000 جنيه
فإن قيمة المخصص المطلوب = 180000 * 4% = 7200 جنيه
هنا يجب أن نقارن هذه القيمة ( 7200 ) برصيد المخصص القديم ( الموجود من العام السابق )


فإذا كان رصيد المخصص القديم = 7200 فإننا لن نقوم بعمل أي قيود تسوية


وإذا كان رصيد المخصص القديم = 5000 جنية فإن المطلوب هو زيادة هذا المخصص من 5000 إلي 7200 كما يلي
رصيد المخصص الجديد – رصيد المخصص القديم = 7200 – 5000 = 2200
فيكون قيد التسوية بالفرق ( زيادة المخصص القديم بقيمة الفرق )
2200 من ح / الأرباح والخسائر 2200 إلي ح / مخصص الديون المشكوك في تحصيلها


وإذا كان رصيد المخصص القديم 8000 جنيه نقوم بعمل التالي
رصيد المخصص الجديد – رصيد المخصص القديم = 7200 – 8000 = - 800
وعليه يجب تخفيض المخصص الجديد بهذه القيمة وذلك بالقيد التالي
800 من ح / مخصص الديون المشكوك في تحصيلها 800 إلي ح / الأرباح والخسائر