الإجراءات والأنظمة والدفاتر المتبعة في هذه السفارات والممثليات:


أولاً: الفروق الناجمة عن تحويل العملة :

أ*- العهد المستديمة للرواتب والنفقات:

1- بعد تحديد مبلغ السلفة بالريال وقبل سحب أمر الدفع يجري حساب ما يعادلها بالعملة الأجنبية المعتمد التحويل بها من قبل وزارة المالية بالسعر الساري المفعول عند إعداد أمر الدفع.
2- يسحب أمر الدفع بالعملة الأجنبية بحيث يوضع مبلغ العملة الأجنبية بالأرقام وكتابة في الحقلين المخصصين لذلك في أمر الدفع على أن توضح القيمة المعادلة للعملة الأجنبية بالريال بمحاذاة مبلغ العملة الأجنبية بالأرقام.
3- عند تعويض الفرع عما صرف من السفلة يتم التحويل بنفس الطريقة وبموجب السعر الساري المفعول عند سحب أمر الدفع.
4- في حالة تسديد السلفة نهائياً يتم تقييم العملة بما يعادلها بالريال السعودي على أساس السعر الذي تم بموجبه تحويل مبلغ السلفة أساسا، وإذا كان ضمن مستندات التسديد شيكات نقدية تودع في مؤسسة النقد لتتولى قيدها بموجب السعر الساري عند الإيداع، وإذا ما وجدت فر وقات بالنقص بسبب اختلاف التحويل فيسوى من حساب البند المختص أو المتنوعة إذا لم يتسع البند المختص. أما إذا حدثت زيادة فتسوى لحساب الإيرادات.



العهد المؤقتة:

في حالة صرف عهدة مؤقتة خارج المملكة يجري تقييم مبلغ العهدة بالعملة المطلوب تحويلها وبالسعر المتبع حين إعداد أمر الدفع ومن ثم يحسب أمر الدفع بالعملة الأجنبية وفقا للإيضاح في الفقرة (1) وعند ورود المستندات الخاصة بالتسديد تسوى العهدة وفقا لنفس أسلوب تسديد العهدة المستديمة للرواتب أو النفقات.



ثانياً: حسابات الإيرادات :

1- تسجيل جميع الإيرادات المستحصلة يوميا بدفتر إفرادي إيرادات الطوابع والأوراق ذات القيمة والرسوم حسب فئة الرسم المقرر ويدون بالدفتر المبلغ المستحصل لقاء رسم تصديق أو ترجمة مع ذكر عدد التصاديق أو التراجم المستحصل عنها ذلك المبلغ في خانة الرسوم ونوعيتها أما إذا كان المبلغ مستوفي مقابل قيمة جواز سفر أو طابع ما.. يسجل المبلغ المستحصل ويذكر في خانته الجوازات والطوابع عدد الجوازات أو الطوابع المستوفي عنها ذلك المبلغ والاكتفاء بتسجيل اسم دافع النقود دون رقم إيصال الاستلام بالنظر لعدم قطع إيصال استلام عن المبالغ المستحصلة لقاء بيع الأوراق ذات القيمة وفي نهاية كل شهر يقفل التسجيل بهذا الدفتر وتجمع المبالغ المستحصلة خلال الشهر ويحصى عدد الطوابع والجوازات وكذلك الرسوم التي بدون طوابع ويعد بموجبه البيان الشهري المعتاد من ثلاث نسخ ترسل نسختان منه لوزارة الخارجية وتحتفظ الممثلية بالنسخة الثالثة.
2- ينقل الإجمالي الشهري لعدد الطوابع والجوازات وغيرها المنصرفة خلال الشهر من واقع دفتر إفرادي إيرادات الطوابع والأوراق ذات القيمة إلى دفتر إجمالي الوارد والمنصرف من الطوابع والأوراق ذات القيمة وذلك بصرف إجمالي المنصرف خلال الشهر بعد جمع المدور من الشهر السابق مع الوارد في ذلك الشهر من طوابع وجوازات وحسم المنصرف منه ليصبح الباقي مدوراً إلى الشهر الجديد ومطابقة ذلك على الموجود الفعلي بالممثلية شهرياً من الطوابع والأوراق ذات القيمة.
3- جميع المبالغ المستحصلة تسجل يومياً بدفتر يومية الصندوق بشكل إفرادي بجانب المقبوضات مع تدوين اسم الدافع النقود وتاريخ الإيصال إذا كان بموجب إيصال استلام أو لقاء قيمة طوابع وجوازات.. مع توضيح ذلك تحت كلمة البيان ثم تجمع المبالغ المستحصلة يومياً أو أسبوعياً حسب حجم الإيرادات وفي حالة عدم وجود إيرادات يومية فيتم تجميعها شهرياً وإيداعها في البنك وفي الحساب الخاص بالإيرادات وتسجيل ذلك في الجانب الآخر من نفس الدفتر الخاص بالمدفوعات مع تدوين رقم وتاريخ الإشعار البنكي بالإيداع. وفي نهاية كل شهر تتم مراجعة ومطابقة دفتر إفرادي الإيرادات مع دفتر الصندوق بحيث يكون المبلغ الإجمالي الشهري لإفرادي الإيرادات هو نفس المبلغ الإجمالي الشهري ليومية الصندوق جانب المقبوضات والمودعة بحساب الممثلية بالبنك حيث يتم تسديد دفتر اليومية بتسوية جانب المدفوعات بجانب المقبوضات في نهاية كل شهر ومن ثم تحويل المبلغ المودع بالبنك لحساب مؤسسة النقد العربي السعودي حسب المتبع.
4- يقسم دفتر جاري البنك إلى عدة أجزاء حسب عدد حسابات السفارة في البنك المتعامل معه بحيث يخصص جانب منه لحساب الإيرادات ويسجل به المبالغ المودعة بجانب الإيداعات وتسجل المبالغ المسحوبة إلى مؤسسة النقد في جانب السحوبات مع تدوين رقم وتاريخ كل من إشعار الإيداع والشيك المسحوب حيث تقفل الدورة التسجيلية الحسابية النظامية للإيرادات المستحصلة شهرياً.




ثالثاً: حساب المصروفات:

1- تودع جميع المبالغ الواردة للممثلية بحساباتها بالبنك وتسجل في دفاترها المختصة ويمكن أن يكون هناك ثلاثة حسابات للنفقات هي:
أ*- حساب خاص بسلفة الرواتب.
ب*- حساب خاص بالسلفة المستديمة للنفقات الشهرية.
ت*- حساب خاص بالسلفة المؤقتة إن وجدت.
ويمكن جمع أكثر من سلفة مؤقتة في حساب واحد وأن يكون لكل حساب دفتر شيكات مستقل تحسب بموجبة عند الحاجة مع مراعاة عدم تداخل حساب السلف عند السحب.

2- يخصص لكل حساب جزء من دفتر حساب جاري البنك بحيث يكون لكل حساب صفحات مستقلة عن الحساب الآخر تسجل بها المبالغ المودعة بجانب إيداعات والمبالغ المسحوبة بجانب مسحوبات حسب الشيكات الواردة لها والصادرة منها.
3- يخصص لكل سلفة من السلف جزء من دفتر السلف ويسجل بها المبلغ الوارد في جانب الوارد والمنصرف من تلك السلفة بجانب المنصرف مع تدوين أرقام الشيكات وتواريخها وأسماء الأشخاص أو الجهات المصروفه لهم تلك المبالغ نوعية تلك النفقات والمعلومات الكاملة عنها في الحفول المخصصة لذلك من الدفاتر.
4- يراعي عدم تجاوز المبلغ المرصود لكل بند وذلك بمراقبة الصرف والتسجيل أولاً بأول بدفتر السلف حيث تتم عملية المقارنة بين المبلغ المعتمد لكل بند والمبالغ المسحوبة عليه.


3- المحاسبة في الجامعات و الكليات
تقدم الخدمة التعليمية في معظم المجتمعات بأكثر من طريقة ، فهي قد تقدم مجانا أو بمقابل رمزي عن طريق الجامعات الحكومية حيث تمول بالكامل من الموارد السيادية عن طريق اعتمادات الموازنة العامة.وقد تقدم بمقابل بواسطة جامعات خاصة تنتمي إلى قطاع الأعمال لأنها تنشاء أصلا بدافع الربح. أما الطريقة الثالثة وهي موضوع دراستنا في هذا الفصل ففيها تقدم الخدمة التعليمية بمقابل أيضا ولكن بواسطة جامعات لا تنتمي إلى قطاع الأعمال ولا تنتمي إلى القطاع الحكومي ولكنها تنتمي إلى قطاع التنظيمات الاجتماعية الأخرى لأنها تعتمد على مساهمات تطوعية من المواطنين و دعم من الحكومة بالإضافة إلى الإيرادات التي تتسلمها من رسوم الطلاب وإيرادات استثماراتها.ومع إن هذا النوع من الجامعات قد تزيد إيراداته عن مصروفاته إلا أنها لم تنشاء أصلا بدافع الربح ولا توزع أرباح لان حقوق ملكيتها عامة غير قابلة للبيع أو المتاجرة. ومع أن هذة الجامعات و الكليات تحصل على دعم من الحكومة فهي تتمتع بقدر من المرونة ولذلك فان درجة استجابتها للمتطلبات القانونية في مجال المحاسبة وإعداد التقارير المالية تكون اقل إذا ما قورنت بالتنظيمات الحكومية.
و الجدير بالذكر أن هناك اتساقا بين هذة المصادر الثلاثة ولذلك هناك اتفاق عام على اطار النظام المحاسبي الواجب تطبيقه في الكليات والجامعات التي تنتمي إلى التنظيمات الاجتماعية التي لا تستهدف الربح ويشتمل هذا النظام بصفة عامة على أنواع الأموال التالية :
• الأموال الجارية.
• أموال الإقراض.
• أموال الأوقاف .
• الموال التي تحقق دخلا للمانحين.
• أموال العقارات والمعدات.
• أموال الوكالة.