تتطلب إدارة المخازن أشياء أكثر من توظيف شخص ذو كفاءة وأمانة وتصنيف البضائع الأكثر مبيعاً أو الأكثر استهلاكاً بمخزنك، بالرغم من أهمية توافر تلك العوامل لنجاح الإدارة، نقدم لكم بعض الأخطاء التي وقع بها أصحاب الأعمال خلال إدارتهم لمخازن شركتهم وكيف يمكن تجنبها:


هل لديك العديد الكثير من البضائع:
إن الخوف من نفاذ كمية البضائع الموجودة بمخزنك وبالتالي تقوم بانفاق الكثير من المال لشراء كمية أكثر، لا يؤدي ذلك إلى سوى إهدار الكثير من رأس مال شركتك وتقلص أرباحك بصورة كبيرة، فتخزين البضائع دائما يجعلها عرضة إلى الإفساد أو الاهلاك، مما يرغمك على بيعها بالخسارة.


لتجنبها هذا الخطأ: عليك في البداية تحديد الكمية البضائع التي تريدها وفي وقت تريدها، وأفضل مقياس تستخدمه هو ما الذي قمت ببيعه في الماضي، فإذا وجدت أن قمت ببيع 100 عدد من البضائع في الشهر خلال 12 شهرا الماضيين فذلك يعني أن تحتاج فقط إلى هذه الكمية فقط خلال هذا الشهر، وتسهل عملية المقارنة عليك تحديد أي فترة خلال العام تحقق أعلى مبيعاً مثل فترة الأعياد.


متابعة غير دقيقة للمخازن:
وعند معرفتك بالكميات التي تحتاجها، يجب عليك التاكد من الكمية متوافرة لديك، فهناك فرص كبيرة للخطأ في تحديد دقيق لعدد الأصناف وكميتها الموجودة بالمخزن، وعادة يحدث ذلك أثناء الاستلام أو استيفاء البضاعة او حالات السرقة، وإن كنت تعمل في مجال تصنيع يجب أن تقوم بحساب العائد والخردة خلال عملية الإنتاج.


لتجنبها هذا الخطأ: ذلك يمكنك استخدام تقنية مسح الباركود الذي ينهي تلك الأخطاء التي تحدث خلال إدخال البيانات، كما يقترح الخبراء أن تقوم بعملية جرد بصورة دورية، فيمكنك اختيار بعض الأصناف كل يوم لتقارن بين أعدادها بالمخزن وبين عددها المسجل لديك


قاعدة البيانات المخازن:
عادة ما تقوم بتسجيل كل البيانات الخاصة بالمخازن باستخدام برامج مثل MS Excel لسهولة الجرد ومتابعة المخازن لديك، لكن يقول الخبراء أن ذلك يعرض قاعدة بيانات مخزنك للكثير من المخاطر ، لأن هذا النوع من الملفات قد تتعرض للحذف بالخطأ او الضياع، علاوة على أنه قد يستخدم الملف أكثر من شخص مما يصبح من السهل نسخها وتعديلها.


يمكنك استخدام أنظمة تقنية متخصصة بإدارة المخازن وحسابات المخازن ، مما يتيح لك العديد من المزايا مثل امكانية جرد المخازن بسهولة وفي اقل وقت، وانشاء تقارير تفصيلية لكل الأصناف بالمخزن، كما يوفر لك نسخ احتياطية لقاعدة البيانات الخاصة بمخزنك مما يحميها من الضياع أو السرقة أو الكوارث الطبيعية مثل الحريق، بالإضافة ان برنامج إدارة المخازن يعطيك مستوى عالي من الحماية لأنه يجعلك قادر على تحديد صلاحيات كل موظف يستخدم البرنامج كما يقوم بتسجيل كل حركة يقوم بها المستخدم من تعديل او حذف لأي من البيانات.