قواعد فتح الاعتمادات المستندية :
1- يقصد بالاعتمادات المستندية : الاعتمادات التي تقوم مؤسسة النقد العربي السعودي بفتحها لدى مراسليها في الخارج بناء على تعليمات تصدر من وزارة المالية والاقتصاد الوطني لتنفيذ أغراض محددة0
2- لا يجوز فتح اعتماد مستندي لغرض شراء بضائع أو خدمات إذا كان يمكن الحصول عليها من داخل المملكة0
3- لا يجوز فتح اعتمادات مستندية لتسديد أقيام خدمات أو مواد أو تنفيذ أعمال يتم التعاقد عليها داخل المملكة0
إجراء فتح الاعتمادات المستندية:
عند توفر المبررات النظامية لفتح اعتماد مستندي خارجي لا يمكن تسديد قيمته مباشرة ، تقوم الجهة المعنية بتعبئة طلب فتح اعتماد ( نموذج رقم 11 ) وإتباع الإجراءات التالية:
أ*- تقوم الجهة بتحرير أمر اعتماد صرف تخصم بموجبه قيمة الاعتماد المستندي على حساب العهد ( اعتمادات مستندية ) وذلك بعد الارتباط على البند المختص بكامل قيمة الاعتماد ويحرر مقابله أمر دفع على وزارة المالية والاقتصاد الوطني0
ب*- يرسل أمر الدفع إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني ( الإدارة العامة للحسابات ) مرفقاً بنموذج طلب فتح الاعتماد بعد استكمال المعلومات الواردة به وتوقيعه من المختصين0
ج- عندما يصل إشعار وزارة المالية والاقتصاد الوطني إلى الجهة المعنية التي طلبت فتح الاعتماد المستندي بما يفيد فتح الاعتماد ، يتعين إعداد إذن تسوية لإزالة المبلغ من حساب أوامر الدفع مقابل سداده لحساب جاري وزارة المالية والاقتصاد الوطني0
د- عند ورود المستندات المؤيدة لتسديد قيمة الاعتماد أو أجزاء منها يحرر إذن تسوية بقيمة تلك المستندات تخصم بموجبه القيمة على مصروفات الميزانية ( البند المختص ) مقابل تسديد حساب العهد0
تعديل الاعتمادات المستندية:
1-إذا رغبت إحدى الجهات في إجراء تعديل في الاعتمادات المستندية التي سبق فتحها بناء على طلبها سواء ذلك بزيادة قيمة الاعتماد أو تخفيضه أو إلغاؤه أو مد صلاحية الصرف منه أو تعديل شروطه ، تقوم بالكتابة إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني ، لإبلاغ مؤسسة النقد العربي السعودي
2- إذا انتهت السنة المالية ووجدت أرصدة في حسابات العهد اعتمادات مستندية لم تسدد يتم تدوير هذه الأرصدة إلى السنة المالية الجديدة ، ثم يتم تسديدها خصماً على اعتمادات السنة المالية التي ترد مستندات قيمة الاعتماد أو أجزاء منها خلالها وهذه هي القاعدة العامة حتى تحمل كل سنة مالية بما يخصها من قيمتها
الإجراءات في وزارة المالية ومؤسسة النقد:
1- عند وصول مستندات طلب فتح الاعتماد إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني ( الإدارة العامة للحسابات ) يقوم الموظف المختص بتدقيق طلبات فتح الاعتماد وكذلك أمر الدفع للتحقق من استكمال المعلومات الواردة في نموذج طلب فتح الاعتماد ومن صحة العملة المحلية والأجنبية المثبتة بأمر الدفع والقيمة المعادلة لها ثم إبلاغ ذلك إلى مؤسسة النقد العربي السعودي0
2- ولدى استلام مؤسسة النقد لهذا الخطاب مرفقاً به نموذج طلب فتح الاعتماد وكافة البيانات المطلوبة لهذا الغرض تقوم بتدقيقه ومراجعته وفق القواعد البنكية للاعتمادات المستندية ثم تعمد أحد مراسليها بفتح الاعتماد بعد حجز قيمته في حساب التأمينات ( اعتمادات مستندية ) خصماً على ح / جاري الحكومة0
3- عند ورود ما يفيد فتح الاعتماد من قبل مؤسسة النقد تقوم الإدارة العامة للحسابات بإبلاغ الجهة المعنية بذلك0
4- يخصص في الإدارة العامة للحسابات ملف مستقل لكل اعتماد يحفظ فيه نسخة من نموذج طلب فتح الاعتماد ونسخة من الخطاب الذي يرسل لمؤسسة النقد وكافة الأوراق والمعلومات الأخرى المتعلقة بفتح الاعتماد وما يطرأ عليه من تعدبل0
5- تتبع كافة الإجراءات المشار إليها عند طلب الإضافة لأي اعتماد مستندي قائم0
6- على مؤسسة النقد في نهاية كل سنة مالية أن ترسل إلى الجهات الحكومية المعنية بيانات بالاعتمادات المستندية الخارجية القائمة موضحاً بها رصيد كل اعتماد وآخر حركة تمت عليه ، وعلى الجهات الحكومية مطابقة الأرصدة الواردة في هذه البيانات مع أرصدة الاعتمادات المستندية الظاهرة بدفاترها والإقرار بما يفيد بصحة المطابقة ، ومن ثم إرفاق هذه البيانات بالحساب الختامي للجهة وتعتبر هذه البيانات جزءاً أساسياً من بيانات الحسابات الختامية للجهات الحكومية0
ضوابط عامة لفتح الاعتمادات المستندية:
1- يتم إلغاء أرصدة الاعتمادات المستندية التي يتوقف السحب منها لمدة سنة كاملة وإعادة قيدها لحساب جاري وزارة المالية من قبل مؤسسة النقد العربي السعودي تلقائياً ، وتشعر الجهة المعنية بإشعار هذا القيد لتتولى إجراء التسوية اللازمة0
2- تقوم مؤسسة النقد العربي السعودي بإلغاء الاعتماد المستندي الخارجي بعد مضى ثلاثة أشهر من تاريخ انتهاء صلاحيته إذا لم تبلغ بالموافقة على تمديده خلال هذه المدة0
3- لا يجوز استخدام رصيد الاعتماد المستندي في غير الغرض المخصص له0
4- لا يجوز أن تتجاوز المدة المطلوب فتح الاعتماد خلالها مدة العقد الذي فتح الاعتماد نتيجة له0
5- على الجهات الحكومية عند طلب تمديد الاعتماد بيان أسباب طلب التمديد ، مع تحميل الجهة المتعاقد معها غرامات التأخير ومصاريف التمديد وفقاً لما نص عليه العقد المبرم معها0
6- يتعين على الوزارات والمصالح صاحبة الشأن أن تقرر في جميع الطلبات المقدمة إلى وزارة المالية والاقتصاد الوطني بشأن الصرف أو فتح الاعتمادات المستندية في الخارج أن اعتماد البند المخصص بالميزانية يسمح بذلك0
7- تقوم وزارة المالية والاقتصاد الوطني بعد التأكد من صحة كافة البيانات الواردة بطلبات صرف مبالغ بعملات أجنبية أو فتح اعتمادات مستندية بالكتابة لمؤسسة النقد لاتخاذ الإجراء اللازم وإخطار الوزارة أو المصلحة بصورة مما يحرر للمؤسسة في هذا الشأن0
وفيما يلي أمثلة للقيود المحاسبية التي تتخذ بشأن الاعتمادات المستندية
- عند تحرير أمر اعتماد الصرف لأول مرة يجري القيد الأتي :
××× من ح / عهد اعتمادات مستندية0
××× إلى ح / أوامر الدفع0
وعندما يصل إشعار من وزارة المالية والاقتصاد الوطني إلى الوزارة أو المصلحة التي طلبت فتح الاعتماد بما يفيد فتح الاعتماد ينبغي إعداد إذن تسوية بالقيد الآتي:
××× من ح / مصروفات الميزانية – متنوعة ( مصاريف فتح الاعتماد )0
××× من ح / أوامر الدفع0
××× إلى ح / جاري وزارة المالية ( إثبات فتح الاعتماد ومصاريف فتح الاعتماد )0
أما في دفاتر وزارة المالية – إدارة الحسابات العامة فيجري القيد الآتي:
××× من ح / جاري وزارة0000
××× إلى ح / جاري مؤسسة التقد0
بقيمة الاعتماد مضافاً إليه مصاريف فتح الاعتماد0
وعند ورود المستندات المؤيدة لصرف الاعتماد كلياً أو جزئياً يحرر إذن تسوية بقيمة تلك المستندات ويكون القيد فيه كالآتي :
××× من ح / مصروفات الميزانية – البند المختص0
××× إلى ح / عهد اعتمادات مستندية0
- في نهاية السنة المالية يدور ما تبقي في رصيد حساب العهد اعتمادات مستندية إلى السنة المالية التالية ويبقى في انتظار ورود مستندات تفيد تسديد رصيد الاعتماد أو دفعة منه لكي تقوم الجهة بإجراء قيد لتسديد حساب العهد مقابل الخصم على البند المختص كما حدث في المرة الأولى إلى أن ينتهي الغرض من الاعتماد وفق شروطه وعقده0
- إذا تبين أن هناك جزءاً من الاعتماد لم يصرف وهو غير مستحق فإن المبلغ المتبقي يعاد إلى مؤسسة النقد ويجري القيد الآتي في دفاتر المصلحة0
××× من ح / جاري المالية0
××× إلى ح / العهد اعتمادات مستندية0
ومعنى هذا القيد أن وزارة المالية تجعل مدينة بالمبالغ التي يتم ردها من الاعتماد0
أما في دفتر القيد في وزارة المالية فيكون القيد :
××× من ح / جاري مؤسسة النقد0
××× إلى ح / جاري وزارة0000
وعلى الإدارة المالية بكل وزارة أو مصلحة إمساك سجل إحصائي خاص بالاعتمادات المستندية يخصص فيه لكل اعتماد صفحة مستقلة يثبت فيها جميع البيانات المتعلقة بالاعتماد ، وكذلك ينبغي قيد جميع التعديلات التي تطرأ على الاعتماد