حساب العهد سلف مستديمة:

السلف المستديمة هي المبالغ التي تصرفها الوزارات والمصالح الحكومية بصفة مستديمة لفروعها لتأمين نفقاتها على أن تعوض الوزارة أو المصلحة ذلك الفرع بقيمة صافي المبالغ التي أنفقت من تلك السلفة عند اللزوم حتى تعود قيم السلفة إلى المبلغ الأصلي المحدد لها0 غير أنه في نهاية السنة المالية يجب أن يتم تسوية تلك السلفة نهائياً0


مشاكل السلف المستديمة بالمناطق والفروع:
من واقع الخبرة العملية تبين أن هناك عدة مشاكل تتعلق بحسابات السلف المستديمة وتتركز معظم هذه المشاكل حول ما يلي :
أ*- تأخر بعض الفروع في تقديم المستندات وتنظيم كشوف الاستعاضة0
ب*- عدم مطابقة الأرصدة بين الفرع والمركز الرئيسي بسبب عدم انتظام القيود في كل من الفرع والإدارة المالية بالوزارة0
ج _ عدم الاعتراف ببعض المصروفات من قبل الجهة الرئيسية وبقاء بعض المستندات معلقة دون تسديد0
د- شيوع المسؤولية عن السلف المستديمة بين أمناء الصناديق ومدراء الفروع0
وعلاجاً لهذه المشكلات نقترح ما يلي :
1- ينبغي تحديد المسؤولين عن السلف المستديمة ، وينبغي أن يكون مدراء المناطق والفروع هم المسؤولون عن صحة التصرف في هذه السلفة وعدم مخالفة النظم والتعليمات باعتبارهم أصحاب الصلاحية في الأمر بالصرف0
2- يستتبع ذلك ضرورة تقسيم مستندات التعويض عن السلفة إلى نوعين:
أ- مستندات صرف صادرة بالمخالفة للنظم والتعليمات المالية ، ففي هذه الحالة يعوض أمين الصندوق بالمنطقة بصافي قيمة المنصرف فعلاً من السلفة على أن يقيد المبلغ الذي صرف بالمخالفة للنظام عهدة تحت التحصيل طرف مدير الفرع يتم تحصيلها منه نقداً أو بالحسم من راتبه عن الشهر الذي يلي تاريخ التعويض0
ب- في حالة عدم استكمال المستندات لسبب ما فإنه يوقف تعويض المنصرف من السلفة بالنسبة للمبالغ التي لم تستكمل مستنداتها حتى تقدم المنطقة أو الفرع المستندات المطلوبة في أسرع وقت ممكن ، وإذا انتهت السنة المالية دون أن تقدم المنطقة مستندات الصرف يقيد المبلغ عهدة تحت التحصيل طرف المتسبب يتم تحصيلها إما نقداً أو بالحسم من راتبه عن الشهر الذي يلي تاريخ إقفال الحسابات عن السنة المنتهية0
3- إحكاماً للرقابة على السلف المستديمة من الأهمية بمكان قيام كل فرع بتنظيم ما يلي :
- على كل فرع أن يرسل إشعاراً برقم مسلسل باستلام شيك التعويض إلى الإدارة المالية ، وأنه قد تم استلام قيمته أو إيداعها بحساب الفرع وقيه بدفاتر السلفة المستديمة ، وفي هذا الصدد من المقترح طبع أبواك بنموذج موحد للإشعار ، وينبغي أن يحرر على نسختين ترسل أحدهما للإدارة المالية والأخرى تظل ثابتة بالبوك0
- على كل فرع مسك دفتر لحصر الشيكات الواردة موضح به المبلغ ورقم الشيك وتاريخه وتاريخ وروده للفرع والشهر الذي ورد عنه الشيك ، وتاريخ صرفه وقيده بدفتر السلفة المستديمة0
- ينبغي إعداد ملف خاص لكل سنة مالية يحفظ به صورة من جميع المكاتبات المتعلقة بالسلفة والمطالبات وكشوف الاستعاضة0
- على مدراء الفروع إجراء جرد دوري ومفاجئ من وقت لآخر للصناديق الموجودة بالفروع مع إرسال نتيجة الجرد إلى الإدارة المالية0
- في الدوائر الجبائية يجب القيام بمطابقة دورية بين دفتر يومية الصندوق بالفروع وحساب الصندوق بالإدارة المالية وحصر الاختلافات إن وجدت ومعرفة أسبابها0
- من الأهمية بمكان تسلسل كشوف الاستعاضة بحيث يعطي كل كشف رقم مسلسل ويوقع كل كشف من أمين الصندوق والمحاسب ومدير الفرع0
- ينبغي عل الإدارة المالية في الجهة الرئيسية فور استلام مستندات التعويض أن تقوم بمراجعتها دون تأخير وتعويض الفرع عن المستندات التي تثبت صحتها0
- على جميع الفروع مسك دفتر لمراقبة السلفة المستديمة من حيث المبالغ التي تم صرفها على البنود المخصصة لكل فرع مع إقفال الدفتر شهرياً وترصيد حساب السلفة0
- من المقترح توحيد نموذج المطالبات التي تستعمل للصرف من السلفة المستديمة بالفروع0