يعتبر إعداد التقارير الرقابية لمراكز المسؤولية أحد المقومات الأساسية لمحاسبة المسؤولية . حيث أن المسئول عن كل مركز من مراكز المسؤولية يجب أن يتلقى تقارير دورية عن النتائج الفعلية لمركز المسؤولية مقارنة بالنتائج المخططة والانحرافات التي حدثت ومسبباتها .
ويجب مراعاة المقومات الأساسية التالية عند إعداد التقارير الرقابية :
1- توافق التقارير مع الخريطة التنظيمية للمنشأة : يكون التقرير موجه لمركز مسؤولية معين ( رئيس مباشر )
2- التوقيت الملائم : يجب تقليل الفاصل الزمني بين نقطة اتخاذ القرار وإعداد التقرير إلى أدنى حد ممكن .
3- يحتوي على المقارنات بين الأراقم الفعلية والمعيارية ( المخططة ) ، وتحديد الانحرافات الجوهرية التي تحتاج إلى إجراءات مصححة .
4- ملائمة التقرير للمستوى الإداري الذي يرفع له ، حيث أنه كلما أرتفع المستوى الإداري كلما قلت التفاصيل ، ويرجع ذلك إلى :
أ*- الرئيس يهتم بأداء المستوى الذي يليه مباشرة .
ب*- صعوبة تجميع التفاصيل الكثيرة في تقرير واحد .
ج*- تطبيق مبدأ الإدارة بالاستثناء أي التركيز على النواحي التي يختلف فيها الفعلي
عن التخطيطي .
ويتم إعداد التقارير الرقابية على أساس تجميع العناصر الخاضعة للرقابة ابتداء من المستويات الدنيا لمراكز المسؤولية ثم تتدرج في تجميع العناصر الخاضعة لرقابة مراكز المسؤولية الأعلى ، بحيث أن العناصر الخاصة بكل مركز مسئولية أعلى تتضمن العناصر الفرعية التابعة لذلك المركز مضافا إليها العناصر الخاضعة لرقابة المركز الأعلى .
مثال :
فيما يلي شكل( 3 ) يوضح التكاليف الخاضعة لرقابة كل مركز مسئولية في إحدى المنشآت الصناعية :
مستويات المسئولية
العامل الفردي
رئيس القسم
مدير المصنع
نائب الرئيس للتصنيع
مجالات المسئولية
جميع أنشطة التصنيع
التكاليف الخاضعة للرقابة

خاضعة لرقابة العامل
جميع التكاليف أعلاه + تكاليف أنشطة لم تفوض
جميع التكاليف أعلاه + تكاليف أنشطة مدير المصنع التي لم تفوض
مجوع التكاليف أعلاه + تكاليف أنشطة نائب الرئيس لم تفوض
بناء على شكل ( 3 ) يمكن تحديد التكاليف الخاضعة لرقابة كل مركز مسئولية كما يلي :
1- رقابة العامل الفردي تتمثل في التكاليف الخاضعة لرقابته ( مواد مباشرة ، أجور مباشرة ، تكاليف صناعية غير مباشرة )
2- رقابة رئيس القسم تتمثل في تكاليف خاضعة لرقابة العامل الفردي + تكاليف خاضعة لرقابة رئيس القسم ( أجور الوقت الإضافي ) .
3- رقابة مدير المصنع تتمثل في تكاليف خطوة 1 و خطوة 2 ( العامل + رئيس القسم ) + تكاليف خاضعة لرقابة مدير المصنع ( تكاليف إدارية خاصة بالمصنع مثل الأدوات المكتبية )
4- رقابة رئيس التصنيع تتكون من مجموع الفقرات ( 1 + 2 + 3 ) + تكاليف خاضعة لرقابته ( مثال مرتبات الموظفين والمستشارين ) .