أولا ماا هى المراجعة الداخلية؟


طبقاً لتعريف مجمع المراجعين الداخليين الصادر في عام1999 فإن المراجعة الداخلية هي


" نشاط محايد موضوعي استشاري ومطمئن يهدف إلىزيادة قيمة عمليات المنشأة وتحسينها وتساعد المراجعة الداخلية في تحقيق أهدافالمنشأة عن طريق أسلوب منتظم ومنضبط لتقييم وتحسين فعالية إجراءات إدارة المخاطروالرقابة والادارة الرشيدة


."


ويتضح من التعريف أن خدمات المراجعة الداخليةيمكن وصفها بأنها خدمات وقائية وإنشائية للإدارة فهي وقائية لأنها تحمي أموالالمنشأة وتحمي الخطط الإدارية ضد الانحراف وإنشائية لأنها تضمن دقة البيانات التيتستخدمها الإدارة في توجيه السياسات العامة للمنشأة ولأنها تدخل التحسينات علىالطرق الإدارية والرقابية لتلاحق التطورات الجارية.


لماذانحتاج المراجعة الداخلية


1.الحاجة إلى وسائل لاكتشافالأخطاء والغش


حيث ترغب الإدارة العليا في التأكد من عدم وجود أخطاء أو غش فيالعمليات والدفاتر كما ترغب في حالة وقوعهما / اكتشافهما مبكراً.


2. ظهورالفروع و المصانع المنتشرة جغرافياً


حيث استدعى هذا إرسال مندوب ملم بجميعسياسات المركز ليرى أن الفروع و المصانع تقوم بعملها وفقاً للسياسات المرسومة وذلكبدقة وأمانة كافية وكان المراجع الداخلي وقت ذاك يسمى المراجع الداخلي المتنقل, ولم تكن مهمته قاصرة على البحث عن الأخطاء والغش ولكن كانت تتضمن ما يلي:


*أ. التأكد من أن أسس الضبط سليمة مع اقتراح اللازم لتحسينها


*ب . تقديم الاستشاراتالمختلفة للفروع


*ج . التأكد من سلامة عمليات الائتمان والتحصيل وحركةالبضاعة


*د . التأكد من عدم وجود إهدار أو سوء استخدام لموارد الشركة ( المواردالمالية أو البشرية)


وبذلك أصبح من واجباته أن يطمئن الإدارة على أن سياستهامطبقة في الفروع و المصانع البعيدة.


و يجوز فى الادارات الهامة و الفروع والمصانع الكبيرة إنشاء وحدة مراجعة تابعة للإدارة لتحقيق الضبط الداخلى


3. حاجة الادارة العليا لبيانات دقيقة و صحيحة و موضوعية


حيث صاحب توسع حجم الشركةظهور فجوة كبيرة بين الإدارة العليا والإدارة التنفيذية فكان لزاماً على الإدارة أنتعتمد على بيانات وملخصات وإحصائيات في إدارة الشركة وتوجيهها وهنا تظهر حاجةالإدارة العليا إلى إدارة المراجعة الداخلية التي عليها أن تراقب مدى تطبيق سياسةالإدارة العليا بمعرفة الموظفين المنفذين كما تتحقق من مدى صحة البياناتوالإحصائيات التي تقدم للإدارة.


ضرورة الالتزام بالمعايير المهنيةللمراجعة وآدابها


==========================


اولاً ... الحيــــاد


=========


ويركــــز هذا المعيار على استقلالية المراجع الداخلي عن الانشطةالتي يراجعها وقد وضع هذا المعيار شروطاً لتحقيق الحياد منها:-


1) وضع إدارةالمراجعة على الهيكل التنظيمي للمنشأة بحيث تكون ادارة المراجعة مرتبطة بالادارةالعليا بالشركة.


2) تحديد واجبات ومسئوليات ادارة المراجعة بما يسمح لهابالاتصال بالادارة العليا واعطائها سلطة كافية تضمن استقلالية موظفيها وتغطية كافةمجالات المراجعة و الابتعاد عن المراجعة الانتقائية و المزاجية بغرض تعقب اشخاص أوإدارات أو سياسات معينة لأسباب شخصية.


3) ربط تعيين وعزل المراجع الداخلي باعلىسلطة في الشركة ( الادارة العليا ).و ليس على هوى و مزاج مدير المراجعة وحده


4) تمتع المراجع بالموضوعية وذلك من خلال توزيع و تدويرالعمل وعدم وجود مصالح معالجهات التي يراجع عليها والعمل دون اى تأثير عليه من جهات أخرى تنفيذية.


ثانيـــاً ... الكفاءة المهنية


=============


ويعنــــــى ذلك أنيؤدى المراجع عمله بكفاءة وفى إطار العناية المهنية المعقولة , ويتطلب ذلك من إدارةالمراجعة تعيين المراجعين من ذوي الكفاءة المهنية وتأهيلهم وتدريبهم وتكليفهمبالمهام وفق كفاءتهم , وقد تستعين الإدارة بأصحاب الخبرات في إنجاز الأعمال , ولابدللإدارة من إعداد ( كتالوج أو دليل ) التعليمات المناسبة لأسلوب الأداء ومراجعةأعمال المراجعين للتحقق من التزامهم بتلك التعليمات وقواعد السلوك المهني ومدىبذلهم للعناية المهنية المقبولة و عدم الانجراف وراء الأهواء و العلاقات الشخصية.


تقاريرإدارة المراجعة الداخلية


=================


تعد الادارةتقارير بنتائج أعمال المراجعة في نهاية كل عملية مراجعة التي تقوم بها على الاداراتالاخرى داخل الشركة ، ومن ثم تبليغها بتلك النتائج والتوصيات المتعلقه بها ،ومتابعة التوصيات الواردة في تقاريرها للتاكد من تنفيذها.


إذا لم تنفذ إحدىالإدارات التوصيات الواردة في تقاريرالمراجعة خلال فترة محددة للرد ، من تاريخابلاغها ، تقوم إدارة المراجعة بتقدير درجة المخاطرة ، فان كان لها تأثير مالي أوتشغيلي , ترفع الامر لمستوى اداري اعلى (مثل مدير الادارة أو الفرع أو رئيس القطاع) فان اعترض من يمثل المستوى الإداري الأعلى أو تأخر في الرد عن الفترة المحددةسلفا للرد , فيرفع الامر إلى الادارة العليا (مرافقا له الاعتراض إن وجد أى عرضوجهتى النظر بأمانة ) لاتخاذ القرار المناسب في شأن ذلك.


واجبات مدير إدارةالمراجعة الداخلية


يتولى مدير الادارة تنظيمها والإشراف عليها ، ويكون مسؤولا عنحسن سير العمل فيها وعن إنجاز جميع اختصاصاتها بفعالية.


يضع مدير الادارة خطةسنوية للمراجعة الداخلية تعتمدها الادارة العليا ، تتضمن مجال المراجعة الزمانيوالمكاني وأي تفصيل آخر من المناسب إدراجه ضمن الخطة ، ولمديرالادارة تعديل الخطةمتى ما رأى ضرورة ذلك على أن تؤخذ موافقة الادارة العليا


لمدير الادارة حقالاتصال المباشر بالمسؤولين المختصين بالإدارات والأقسام المختلفة بالشركة ،والإطلاع على جميع الدفاتر والسجلات والمستندات ، وأي وثيقة أخرى تستلزم أعمالالمراجعة الداخلية الاطلاع عليها ، وطلب البيانات والإيضاحات اللازمة في هذا الشأن، وعلى جميع موظفي الشركة التعاون التام معه وتقديم جميع التسهيلات التي تمكنه منإنجاز مهماته.


أ *) يعد مدير إدارة المراجعة الإجراءات و القواعد الخاصةبأعمالها ، وذلك بالتعاون مع الادارات المختصة بالتطوير مثل إدارة الجودة ( الايزو) و غيرها من الادارات حتى تتحق رؤية متكاملة لجميع أعمال المراجعة الداخلية علىمستوى الشركة ككل.


ب*) مع عدم الإخلال بأنظمة التدريب المتبعة ، يتعين علىمديرالادارة إعداد خطة تدريبية لموظفي الادارة تعتمدها الادارة العليا ، تحدد فيهاالجهات التي سيتدربون فيها ومدة التدريب . ويراعي في الخطة أن يكون التدريب وفقالاحتياجات الشركة و ليس وفقا لاهواء المتدربين.


وظيفة إدارة المراجعةالداخلية


يمكن إيضاح أهم وظائف المراجعة الداخلية فيما يلي:


==============================


1. تقييم نظم الضبط الداخلي والمحاسبي, وذلك بهدف:


*أ . التأكد من أن النظام المحاسبي ونظم الضبط الداخلي سليم.


*ب . التأكد من أن هذه النظم هي الأنسب للمنشأة.


*ج . اقتراح التحسيناتلهذه النظم أولاً بأول.


2. تقييم الخطط والإجراءات:


حيث أن هدف هذهالوظيفة هو العمل على اكتشاف نقاط الضعف أو النقص في النظم والإجراءات التيتستخدمها الشركة يقصد اقتراح التعديلات والتحسينات اللازمة ولا يقتصر الفحص على فحصأنظمة المحاسبة أو نظم الرقابة الداخلية بل يجب أن تعطي المراجع الداخلي السلطةاللازمة لفحص جميع أوجه نشاط الشركة.


3. مراعاة التزام الموظفين للسياساتوالإجراءات المرسومة:


حيث أن المراجع الداخلي يقوم بمراقبة تنفيذ السياساتوالإجراءات وتوضيح هذه السياسات للموظفين في حالة الاعتراض عليها , و اقتراح سياساتو اجراءات لتغطية أى نقص أو قصور إن وجد


4. حماية أموال المنشأة:


حيث أنوضع وتنفيذ النظم السليمة للمراقبة الداخلية يكفل للشركة حماية أصولها وأموالها ضدما قد يرتكبه الموظفون من تلاعب أو اختلاس , وحماية أموال الشركة , لا تقتصر فقطعلى اكتشاف الغش أو تعقبه ولكن تتمثل أيضاً في تفادي الخسائر الناشئة عن الإهمال أوإساءة الاستعمال مثل خسائر التخزين غير السليم أو استخدام موارد الشركة لغيرالاغراض المخصصة لها أو الالتفاف على اللوائح و النظم واستغلال ما قد يكون بها منثغرات لتحقيق مصلحة.


وتشمل الحماية أيضاً إجراء التأمين اللازم على الأصول( سطو, سرقة , حريق , حوادث ) بالقيمة الكافية لتعويض الخسائر التي قد تنشأ عنالحوادث التي تتعرض لها وإجراء التأمين ضد خيانة الأمانة على الموظفين الذينيتداولون الأصول النقدية أو شبه النقدية.


5. تحقيق صحة البيانات المحاسبيةوالإحصائية:


حيث تعتمد المستويات الإدارية المختلفة على البيانات والتقاريرالمحاسبية والإحصائية الصادرة عن جميع إدارات الشركة و ليس من الحسابات وحدها التيتقدم لها في اتخاذ القرارات اللازمة لتيسير أعمال المنشأة وفي رسم سياساتهاالمستقبلية.


والمراجع الداخلي يقوم بتحقيق واستيفاء هذه البيانات وملائمتهاللأغراض التي ستستخدم فيها وبذلك يتم توجيه الشركة بواسطة الإدارة في الاتجاهوالطريق الصحيح.


و من أجل تحقيق هذا الهدف يجب أن يكتسب مدير المراجعةوالمراجعين الداخليين إحترام الموظفين و يكون قدوة لهم , لا أن يكتسب خوفهم ونفورهم.


وظائف أخرى للمراجعة الداخلية


فإدارة المراجعة الداخليةيمكن أن تخدم الشركة في:


1. تدريب الموظفين الجدد أو الموظفين القدامىالمنقولين إلى وظائف لم يكتسبوا فيها التدريب الكافي وذلك لأن إدارة المراجعةالداخلية تكون على علم تام بالنظم والإجراءات الخاصة بجميع وظائف الشركة.


2. وجود إدارة للمراجعة الداخلية وقيامها بواجباتها المطلوبة منها في الفحص والتحقيقيدعو في ذاته إلى قيام جميع موظفي الشركة بواجباتهم بكل دقة وعناية ويدعو أيضاً إلىمنع فرص ارتكاب الغش أو تقليلها إلى الحد الأدنى , وذلك لخوف باقي الموظفين من كشفأي تلاعب لهم.


3. المراجع الداخلي يساعد مدير الادارات و الفروع مما يطمئنه إلىسلامة ودقة أعمال إدارته.


4. قيام المراجع الداخلي بالاستقصاءات أو بحوث خاصةتطلبها الإدارة مثل تحليل أرصدة المندوبين و العملاء و مدى تطبيق سياسات الخصم أومدى انتظام سداد سلف العاملين و عهدهم النقدية أو مدى دقة تكاليف الانتاج أوإستهلاك قطع الغيار و غير ذلك


5. الاتصال دورياً بالعملاء و الموردين والتصديقعلى حساباتهم وإبداء ملاحظاتهم وفحص الحسابات المتأخرة وحث الادارات المختصة علىالقيام بواجباتهم.


6. فحص طرق الشراء واستلام البضاعة والتأكد من تنفيذ الأوامر.


7. فحص طرق البيع والسياسة البيعية و الخصومات وتحديد الائتمان وتكلفةالمبيعات وتتبع المردودات.


8. مراقبة ودراسة عمليات المنشآت الصناعية وتحليلحسابات التكاليف والربط بينها وبين الحسابات المالية.


ومما سبق يتضح أنإدارة المراجعة الداخلية تعمل لصالح الإدارة وتعتبر ساعدها الأيمن إذ عن طريقهاتطمئن الإدارة على أن كل شخص يقوم بالعمل المناط به وفي حدود اختصاصاته,


اختصاصات ومسئوليات إدارة المراجعة الداخلية


الخلاصـــــة


1. تعملإدارة المراجعة الداخلية في استقلال تام عن باقي الإدارات بمعنى أنه لا ينبغي أنتكون تابعة لأية إدارة بالشركة وهذا الاستقلال الوظيفي هو أحد أركانقوتها.


2. تعمل إدارة المراجعة الداخلية بناءاً على سلطات صريحة وتكون جميعالإدارات على علم بحدود سلطاتها و واجباتها عند مراجعة جميع العمليات والدفاتروالسجلات.


3. تعتبر المراجعة الداخلية جزءاً من الرقابة الداخلية ومن ثم لاينبغي الخلط بينها وبين الضبط الداخلي فالمراجعة الداخلية تتم بعد إتمام العملياتوالقيود أما الضبط الداخلي فيتم بطريقة تلقائية في الوقت الذي تم فيه العملية أوقيدها في الدفاتر.


4. المراجعة الداخلية ليس من واجباتها مراقبة المديرينأو وضع سياسات للإدارات ولا إعطاء أي أوامر و إلا فعليها أن تأخذ مكانهم و تحلمحلهم و نقفل على كل المواضيع!!


5. لا تتدخل إدارة المراجعة الداخلية بطريقةمباشرة في شئون الموظفين وينبغي أن تكون العلاقة بين موظفي إدارة المراجعة الداخليةوباقي الموظفين أساسها التعاون بغرض الوصول إلى هدف مشترك وهو رفع شأن الشركة.


6. لكي تقوم إدارة المراجعة الداخلية بعملها المنوط به ينبغي أن يكونموظفيها مؤهلين مهنياً ومدربين في أعمال المحاسبة والمراجعة والإدارة , دون أنيعتبروا أنفسهم سلطة أعلى و لكن زملاء يؤدون وظيفة بروح من الانضباط و ليس الانتقامو تصيد الاخطاء.


.7. التخطيط المسبق ثم تنفيذ برامج المراجعة الداخلية بكفاءةوفاعلية واستمرارية خلال العام وبالتنسيق مع دورة نشاط الشركة أو إداراتها حتى لاتؤدي إلى تعطيل أعمال الشركة.


8.تقارير المراجعين الداخليين يجب أن تكونواضحة وموضوعية وذات قيمة والانتقادات والملاحظات التي تحتوي عليها هذه التقارير( فى حالة التزامها بمعايير المراجعة ) يجب أن يعقبها اتخاذ الإجراءات اللازمة فوراًمن جانب الإدارة لتصحيح الأوضاع.


9.تقارير المراجعين الداخلين يجب أن ترفعإلى الإدارات المختصة ثم الادارة العليا وفق نظام خطوات و توقيتات محددة . ويجب أنتحظى هذه التقارير عموماً بتأييد الإدارة.