هذا الدفتر يشمل جانبين . مدين ودائن. ويقيد في الجانب الدائن صافي قيمة امر اعتماد الصرف المسحوب به الحوالة, ويتم القيد من واقع أمر اعتماد الصرف, وبمجرد أن ترد الإدارة المالية أو قسم الحسابات الحوالات المصروفة تقوم هذه الإدارة بإثبات هذه العملية بالجانب المدين من هذه الدفاتر وذلك بموجب إذن تسوية تحرره الإدارة المذكورة ويخصم بالقيمة على حساب الحوالات مقابل إضافتها لحساب الصندوق.

وعند إقفال حساب الشهر تحصر قيمة الخوالات التي لم تصرف حتى آخر الشهر للتأكد من مطابقتها لرصيد هذا الحساب.
أما الحوالات التي تبقى بدون صرف في آخر السنة المالية فترحل إفراديا إلى دفتر حساب الحوالات الخاص بالسنة المالية التالية, ويضح في دفتر السنة المذكورة أمام كل مبلغ كافة البيانات الخاصة به من واقع دفتر السنة السابقة, وينبغي تتبع هذه المبالغ بهدف التأكد من أن الصندوق قد قام بتسديدها لأصحابها في أول السنة المالية الجديدة, وأجريت بشأنها القيود المناسبة لتسويتها وتسديد حساب الحوالات.