الدورة المستندية للعهدة المستديمة :


هي العهدة التي تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف معها على متطلبات الوظيفة وهي تظل باقية في عهدة الموظف ولا تتم تسويتها إلا عند نهاية السنة المالية أبعاد صرفها من جديد طالما أن طبيعة العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها وزيادتها أو تخفيضها طبقاً للإجراءات التالية :


1- عند صرف العهدة أو زيادتها:-


أ- يقدم طالب العهدة إذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها إلى إدارة الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف ورفع الطلب للمدير المالى لاعتماده.
ب- تقوم إدارة الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة.
ج- نفس الإجراءات تتبع عند زيادة العهدة.


2- عند استعاضة العهدة:-


أ- يقوم أمين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام إيصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل ويجب أن يوقع المستفيد باستلام المبلغ وأن يرفق مستند الصرف مع الإيصال.
ب -يقوم أمين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة70% من قيمتها أو عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة تسجل فبه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع إيصالات الصرف المؤقتة ويقدم الكشف مرفقاً به المستندات إلى إدارة الحسابات .
ج- تقوم إدارة الحسابات بمراجعة الكشف والمستندات وتحليل المبالغ المنصرفة بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير إذن صرف نقدية.
د- تقوم الإدارة المالية بمراجعة الكشف والمستندات وإذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالى لاعتماد الصرف.
هـ- يقوم أمين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازى لإجمالى كشف الاستعاضة ويوقع أمين العهدة على أصل إذن الصرف باستلام المبلغ.
و- يسلم كشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية إلى الادارة المالية لإتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ .
ز- تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكى يعود رصيد العهدة إلى المبلغ الأصلى لها.