1- الدورة المستندية للمستلزمات السلعية الواردة:
عادة الدورة المستندية والإجراءات المتبعة في شراء المستلزمات السلعية لها قواعد عامة وإن كانت تختلف من منشأة إلى أخرى حسب ظروف كل منها


*أ) طلب شراء المستلزمات:
إدارة المخازن هي عادة الجهة التي تملك حق طلب الشراء، ويحتوي طلب الشراء على البيانات التالية: رقم طلب الشراء وتاريخه، الأصناف المطلوبة ومواصفاتها، الكميات، سبب الاحتياج إليها، الميعاد المناسب للتوريد، الجهة الطالبة، توقيع المسئول عن الطلب..
*ب) أمر توريد المستلزمات السلعية:
تقوم إدارة المشتريات بتحرير أمر التوريد أو أمر الشراء ويحتوي هذا الأمر على البيانات التالية: رقم الأمر وتاريخه، عنوان واسم المورّد، بيان بالأصناف المطلوبة، شروط التوريد والشحن والتفتيش، الأسعار والالتزامات المالية، مكان التسليم، توقيع المسئول.
*ج) استلام المستلزمات السلعية وتخزينها:
في حالة وصول المواد إلى المخازن يقوم باستلامها قسم الاستلام بعد مطابقتها بأمر الشراء، ويحرر بذلك إذن الاستلام وتقرير فحص ومنه تقوم إدارة المخازن بإثبات المواد في بطاقة الصنف في خانة الوارد وبالكميات فقط.
*د) إثبات المستلزمات السلعية بحساب الصنف:
تقوم إدارة التكاليف بقيد المواد الواردة وتسعيرها بحسابات الصنف بدفتر أستاذ المخازن ولا يتم ذلك إلا بعد مطابقة طلب الشراء وأمر التوريد وإذن الاستلام وتقرير الفحص وفاتورة المورد..
2- تسعير المستلزمات السلعية الواردة:
تسعير المواد الواردة يتم حسابه كالآتي:
ثمن شراء البضاعة بعد استنـزال الخصم التجاري وأي مسموحات أخرى.
يضاف إلى ثمن الشراء المصاريف التالية:
- تكاليف النقل والتأمين
- الرسوم الجمركية.
- عمولات وكلاء الشراء.
وتحدد تكلفة الوحدة من خلال قسمة ثمن الشراء مضافاً إليه المصاريف السابقة على عدد الوحدات.


3- معالجة الفاقد والتالف والمرتجع من المستلزمات السلعية الواردة:
في حالة ما يبين تقرير الفحص عن وجود مواد تالفة أو فاقدة فإنه يتم الرجوع إلى نصوص عقد الشراء فقد يتحملها المورد أو تتحمل التكاليف إدارة المنشأة وفي الحالة الأخيرة تتحمل الوحدات السليمة بتكلفة الوحدات التالفة والفاقدة.