ما هى المستندات المصدرية Source Document ؟



المستندات الأصلية / المصدرية هى الأساس الملموس و الذى يتم بمقتضاها تسجيل معاملات العمل و هى تحتوى على :



· وصف لمعاملات العمل
· تاريخ المعاملة
· مبلغ محدد من المال
· و ربما تمثل أيضاً توقيع الجهة أو الشخص صاحب السلطة أو المسؤولية



العديد من المستندات الأصلية أيضاً يتم إصدارها لإبراز منح الموافقة و يتم كتابة التاريخ الحالى عليها أو الحسابات التى سوف يتم استخدامها لتسجيل المعاملة الرئيسية.



المستندات الأصلية تستخدم من جهة مدققى الحسابات عندما يقومون بمراجعة القوائم المالية للشركة أو عندما يحتاجون إلى التأكد من صحة المعاملات وبأنها تمت بالفعل.



ليس بالضرورة أن تكون المستندات الأصلية ورقية ، فقد تكون إلكترونية أيضاً مثل السجل الإلكترونى لتسجيل ساعات عمل الموظفين كما هو محدد بالنظام الخاص بالشركة.



اقرأ أيضاً ...

دليل الحسابات The Chart of Accounts



أمثلة عن المستندات الأصلية ، و المعاملات المرتبطة بها و الموضحة فى السجلات المالية :



  • الكشوف البنكية Bank Statement :



يشتمل على رقم التسويات للرصيد النقدى الدفترى المتاح و الذى يجب أن تعود إليه الشركة دائماً حتى تجعل سجلاتها متوافقة مع الوضع الحالى فى البنك.



  • سجل شريط النقدية Cash register tape :



هذا يمكن استخدامه كأدلة عن المبيعات النقدية ، مما يدعم التسجيل لمعاملة البيع.



  • إيصال بطاقة الإئتمان Credit Card receipt :



يمكن استخدامه كدليل لتعويض الأموال من المصروفات النثرية.



  • ايصال التعبئة Packing slip :



هذا يصف المواد التى تم شحنها للعميل ، وهكذا هو يدعم تسجيل معاملة البيع.



  • أمر المبيعات Sales Order :



هذة الوثيقة عندما تتحد مع فاتورة قائمة الشحن أو التغليف ، يمكن وأن تستخدم لإرسال فاتورة إلى عميل . الأمر الذى بدوره يتولد عنه معاملة البيع.



· فاتورة المورد Supplier invoice :



تدعم إصدار النقدية ، و الشيكات ، أو الدفع الإلكترونى للمورد . فاتورة المورد تدعم أيضاً تسجيل النفقات ، و بنود المخزون ، أو الأصل الثابت.



  • بطاقة الوقت Time Card :



تدعم إصدار الأجور و المرتبات إلى الموظفين أو العاملين ، سواء على أساس داخلى فى الشركة أو خارجى بمعنى أن يتم إرسالها كمرفق للعميل مع الفواتير.



هناك عدد من وسائل الضبط التى يمكن وأن تستخدم لتقليص مخاطر عدم تسجيل المستندات المصدرية على نحو صحيح فى نظام المحاسبة .



  1. يمكن مثلاً ترقيم المستندات بحيث يسهل تتبعها .

  2. يمكن أيضاً مطابقة الأرصدة فى الحسابات مع المستندات المصدرية لمعرفة إن كان هناك خللاً أم لا.




هناك تشريعات مختلفة تقضى بأن يتم الحفاظ على المستندات المصدرية لأعوام . و قد يتم التغاضى عن ذلك ما إن كان هناك أمر قضائى أو إن تم إقرار نظام جديد يحفظ للعميل حقوقه و يجعل مستوى الخدمات المقدم إليه أفضل.



لهذة الأسباب ، يجب أن تتبنى كل مؤسسة سياسة معينة فيما يتعلق بإعدام المستندات حتى لا يقع عليها أو على عملائها أية أضرار.



*** من الموضوعات ذات الصلة :

البيانات المحاسبية المفيدة Useful Accounting Information