لكي يؤدي النظام المحاسبي المتبع أهدافه ، ويحقق النتائج المرجوة ويوفر للعاملين ومتخذي القرارات المعلومات والبيانات الضرورية فإنه لا بد من توافر عدد من العناصر التي تعد بمثابة أركان للنظام منها:-
1- توفر مجموعة المستندات التي يتم بموجبها القيد في الدفاتر ، وتكون هذه المستندات محددة ومعتمدة.
2- توفر مجموعة الدفاتر التي تسجل فيها العمليات الحسابية تكون موحدة النماذج ومعتمدة.
3- توفر مجموعة من الدفاتر البيانية والإحصائية المساعدة.
4- توفر مجموعة من التقارير والملخصات والبيانات الدورية.
5- مجموعة من الموظفين الملمين بالعمل المالي والمحاسبي ولديهم إدراك تام بتفاصيل خطوات هذا العمل.
6- ضرورة وجود نظام للضبط الداخلي تلتزم به الوحدة يحدد مسئوليات الموظفين وواجباتهم فيما يتعلق بعمليات التحصيل والصرف والقيد المحاسبي.
7- استخدام علمي سليم للعدد الكافي من الآلات الحاسبة والمساعدة.